地质档案管理工作存在的问题及解决对策

吴若然

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-3423

摘  要：地质档案管理的重要性不言而喻，面对各种各样问题的发生，管理者应予以足够重视，并结合地质档案管理工作的主要特点提出相应的解决办法。该文首先从设施及设备、档案管理制度、资料共享这3个方面出发对当前地质档案管理工作存在的主要问题进行了分析，然后明确了地质档案整理关键步骤，最后从信息技术应用的角度提出了相应对策。

关键词：地质档案管理   整理步骤   信息化   问题及解决对策

中图分类号：G47                            文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）08（a）-0098-03

Problems and Countermeasures in Geological Archives Management

WU Ruoran

（Hainan Geological Economy Development Institute， Haikou， Hainan Province， 570206 China）

Abstract： The importance of geological archives management is self-evident. Facing the occurrence of various problems， administrators should pay enough attention to them， and put forward corresponding solutions based on the main characteristics of geological archives management. This article first analyzes the main problems existing in current geological archive management from three aspects： facilities and equipment， archive management system， and data sharing， and then clarifies the key steps of geological archives collation， and finally puts forward the corresponding countermeasures from the perspective of information technology application.

Key Words： Geological archives management; Sorting steps; Informatization; Problems and countermeasures

地质档案被认为是对地质工作活动最真实的记录，也是地质工作具体成果的体现。加强地质档案管理工作有效性，提升质量与品质，是对地质工作活动真实性的一种保护[1]。当前地质档案管理工作依然存在不少问题，有些是客观原因造成的，有些则是主观为给予足够重视所造成，如何处理和解决好工作中的种种矛盾，是每一位管理者需要认真思考的问题。

1  当前地质档案管理工作存在的主要问题

1.1 地质档案管理设施及设备不完善

在当前地质档案管理工作中，因设施和设备不完善所导致的管理问题主要包含两个方面：一是客观环境，包括空间大小、温湿度、房间通风性、防火设施等;二是专业性工作设备，如电脑、打印机、网络设备，以及各种移动电子设备等。所谓不完善，是指工作环境与工作内容，以及工作必须要需求不匹配，比如：在面积不太大的密闭空间里，即便档案存放空间足够，但由于需要其他电子设备来支持工作完整性，因此必须留有足够的空间摆放这些电子设备。再比如：在通风性极差的档案室里，安全设备准备得不够齐全，这便增加了安全隐患。

1.2 地质档案管理制度不健全

地质档案资料不仅数量多，而且种类也十分丰富，任何一类资料都有很重要的作用，因此在歸档和保存过程中需要占用大量的空间。就当前管理而言，各地地质职能部门都可以为档案资料的管理保存设立专门的办公室和管理空间，但将更多的重点放在相关地质工程建设本身方面，并没有对档案管理工作设置合理完善的制度，只是以简单的方式对管理者提出一定的规定和要求，无法形成一套集科学性、规范性特点于一身的用于指导和约束档案管理人员的行为。

1.3 资料共享范围不广泛

对于地质档案管理而言，资料共享与信息共享在某种程度上具有相同作用，既然是共享，就需要有频繁的资料传递行为发生。但由于该项工作本身并不需要太多人从事，且工作繁忙程度不高，因此相关部门领导并未对资料共享问题予以足够重视。事实上，高契合度共享行为对提升档案管理效率能起到很大的促进作用，但若单方面认为档案管理不会产生直接性经济效益，或因此而有意缩小资料共享范围，尽管有相对专业的管理人员做支撑，工作质量也很难得到提升。

1.4 管理人员水平有待提高

现代地质档案管理人员普遍在工作年限方面不久，而且他们普遍都缺少实践的工作经验，虽然一部分人员有较长时间的工作经验，但是他们对于地理档案管理方面的了解并非专业性的。对于当前档案工作而言，相关人员不仅需要具有较强的基础能力，还需要具备一些其他专业的知识，这样可以更好地满足当前工作方面的需求，以此提高他们的基础能力[2]，同时还要不断地学习全新的技术，这样有利于更好地面对一些其他的问题出现，以此确保工作的有效展开。

2  地质档案整理步骤

2.1 收集材料

材料收集是地质档案整理的第一个步骤，也是最为重要的一个步骤，高质量和高效的材料收集，会对后面整理步骤产生积极的影响。在材料收集过程中，归档范围、归档责任、归档时间、归档份数等，都是需要被细化的，必要时还需要对某些部分内容进行量化。较为科学合理的方法是，根据全部工作内容设计一整套流程图，针对每一项工作内容提出相应的工作标准，然后落实到各部门或岗位。流水化作业是很多人梦寐以求的，从实际效果看，这是一种比较好的作业形式，但也必须考虑到特殊情况的发生。

2.2 整理案卷

首先，对于入库的各个项目，按照顺序流水编号法编制案卷号，流水编号法符合唯一性和系统性要求，同时可以反映存档的先后顺序和全宗数量。其次，对收集到的材料进行整理，保证齐全、完整，签章手续完备，去除重复文件。再次，针对单独项目进行阶段排列，包括设计、施工、监理、竣工、验收、评估等内容，需要结合项目实际情况和具体流程。最后，遵照地质资料原始形成顺序和规律，从特征和属性角度出发进行联系，并进行分类，每一类别中的小项都需要按照特定规则进行排列，各类排列需要使用同一规则。

2.3 立卷归档

如果前面两个步骤做得足够好，完全依照标准制度进行，那么立卷归档就会变得非常容易，且很少会出现错误。当前地质档案管理通常分成纸质和电子两种不同形式的版本，但内容却是完全一致的，当然，这也是该管理步骤的一项硬性规定，避免出现信息遗漏。

3  解决对策

3.1 普及自动化办公

自动化办公在很多行业领域都得到了很好的应用，相比较为复杂和深奥的智能化技术，自动化办公实现起来更加容易，并且管理效果也非常好[3]。单从纸质資料管理角度看，自动化办公支持下档案管理方式与其他无疑，但地质档案管理工作并不仅仅包括纸质档案管理，还有实物样本管理，这便给自动化办公带来了难度。利用多媒体技术和计算机技术可有效解决这一难题，具体操作方式是，将实物样本信息一一对应地录入进电脑，或采用硬盘记录形成文件包，或采用光盘记录收藏在光盘盒里，同时增设照片档案管理项目，将纸质档案、照片档案、实物信息档案整合在一个文件目录下，形成一个完整登记项目。这样在操作和管理方式，很好地解决了实物材料不便被管理的问题。除此之外，在自动化办公的支持下，数据信息检索也会变得更加容易，多种信息搜索方式可以满足管理人员的全部工作需求，从而提高档案管理工作效率和质量。

3.2 完善地质档案管理制度

若想使地质档案管理变得更加科学化、合理化、标准化、规范化，就必须有具体的管理制度做约束和支持[4]。但与其他工作制度不同，地质档案管理制度需要完全依照地质资料形成的规律和特点来进行设计，要具有很强的客观性。档案管理的对象是一件件实实在在的档案文件，文件所记录的是真实性的人力行为与事件内容，人工管理必须严格按照管理流程与标准进行管理，以提升管理行为的有效性。结合前面论述，无论是纸质资料管理，还是实物资料管理，都需要提前按特征做好管理分类，并明确每一项内容的管理细则，这就是地质档案管理制度制定的过程。考虑到当前档案管理融入了更多数字化元素，因此如何做好人机互通，以及如何制定相应内容的规则，也是需要认真思考的。

3.3 建立地质档案管理数据库

建立地质档案管理数据库，主要是针对内容丰富、种类众多、工作量大的档案管理。信息化技术的发展所带来的最大好处就是方便了人们办公，从技术角度讲，数据库本身并不是信息化时代下的产物，在计算机技术发展初期它就已经存在了。当前人们对数据库的应用会更多联系上数字化与智能化，但其核心功能和作用是没有被改变的。应用相应技术建立地质档案管理数据库，可帮助管理者突破管理失控限制，借助权威网络平台便能随时随地查阅和调取自己需要的资料，这在很大程度上提高了地质档案资料的利用效率。

3.4 提高地质档案管理人员的专业水平

地质档案管理自身的专业性比较强，对管理人员的要求也相对比较高，相关人员需要具备较好的职业能力，同时还要对于档案的资料有所了解，这样可以更好地做好相关工作，同时还要结合实际情况做好相关资料的考察与分析[5]。在实际开展相关工作的过程中，需要做好档案的基础考察，并合理地做好各项工作，这样有利于更好地提高相关人员的专业素质。一份合格的档案资料往往需要档案人员做好考察工作，同时还要做好资料内容的整理，并与他人进行合作。为此，应该做好对于相关人员的培训工作，通过技术配合和操作培训等方面提高其自身的专业素质和综合能力，并制定相应的考核制度，这样有利于更好地做好档案资料的把关，提高相关工作的整体效果[6]。

4  结语

从当前地质管理工作内容和实效性看，需要解决的问题还有很多，虽然这些问题并不会引发致命性错误发生，但若不予以充分重视，将极大影响工作质量和效率。该文所列举的三点问题具有较强代表性，也是当前急需解决的，所提出的解决对策则带有较强信息化特征，若按这个思路发展下去，会有更多可靠的对策和管理方法被提出，从而距离最终的管理目标更进一步。希望能给相关从业人员提供参考。

参考文献

[1] 张岩.档案管理工作中存在的突出问题与解决对策[J].兰台世界，2020（S2）：39.

[2] 武立文.基层档案管理工作中存在的问题及解决对策简析[J].兰台内外，2019（20）：18-19.

[3] 付思.做好地质档案的全面管理工作经验谈[J].科技创新导报，2019，16（12）：206，210.

[4] 蔡璐.湖南省核工业地质局档案管理系统的设计与实现[D].长沙：湖南大学，2017.

[5] 欧阳薇.基于GIS的地质档案管理系统的设计与实现[D].长沙：湖南大学，2017.

[6] 韩卓泉.基层单位档案管理办法探析[J].档案管理，2020（3）：76-77.