试论婚姻登记档案管理存在的问题及对策

陈明玉

（单县民政局婚姻登记处，山东 菏泽 274300）

一、前言

档案管理工作貌似是一项非常枯燥无聊的工作，而且有很多人抱怨档案管理工作的工作量非常大，并不重视该工作，这就导致了现阶段我国档案管理工作地发展相对来说比较落后，而落后的工作体制对于我国居民的合法权益的维护来说是非常不利的，而且还容易造成居民个人信息的泄露，或者居民调取档案的不变，因此要对我国档案管理体制进行改革和完善，还去更加科学有效的管理体制和管理方式是非常有必要的。通过综合性的分析发现，信息化以及数字化的管理方式是我国未来婚姻登记档案管理的发展趋势。

二、婚姻登记档案管理的具体内容以及管理的范围

婚姻登记档案主要是涉及到两个当事人在婚姻关系上的变更，包括结婚登记，撤销婚姻以及离婚登记等几个方面，而且在补发结婚登记证书的过程中也会形成相应的档案。你说婚姻登记档案对于当事人婚姻关系的发展和维系来说是非常重要的，如果当事人在婚姻关系维系期间出现了各种问题，那么就需要依靠婚姻登记档案进行相关的处理和分析，这也是我国民政部门档案管理的重要内容。婚姻登记档案管理的范围就包括了范式与婚姻关系变动有关的各种数据和资料，都属于婚姻登记档案的管理范围，一般情况下，可以分为以下四个方面，结婚登记，撤销婚姻，离婚登记，补发婚姻登记证。而在具体婚姻档案的管理和归档过程中，要根据不同种类归属于不同的方面，比如说如果是人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决，应当归属于撤销婚姻类别的档案。如果两个人之间属于正常的夫妻，不和而离婚，所产生的资料和信息就要归属于离婚登记类。在2000年之后，我国陆续出台了各种婚姻登记档案的管理方式，我国文书档案在管理过程中已经形成了一套比较科学完善的管理方式，目前随着我国科学技术以及互联网技术的不断发展，数字化的文书档案管理已经成为现阶段的主流管理方式，但民政局档案管理过程中也已经形成了相应的个人平台，当事人可以通过手机或者网络来查询自身的婚姻登记档案信息，更加便于我国居民对于各种信息的选取和使用［1］。

三、现阶段我国婚姻登记档案在管理过程中的问题

通过以上的论述，可以发现，我国在婚姻登记档案的管理过程中，管理的内容相对来说不是特别多，但是由于我国人口基数比较大，所以所产生的档案信息数量是非常庞大的，因此，在进行婚姻登记档案管理过程中，每位工作人员的工作量是非常庞大的，同时再加上其他一些主客观因素的影响，也就导致在档案管理过程中出现各种各样的问题，如果任由这些问题长期发展，不进行良好的解决，那么会形成比较恶劣的社会影响，比如说会导致居民对于政府的信任感降低，严重的还会引发社会动乱，对社会的发展是非常不利，所以对于这些问题应当进行深入的分析，然后提出有效的解决措施。具体来说，问题主要表现在以下几个方面：

（一）管理人员不够重视，缺乏有效的管理体制

通过对我国多所民政局的暗访中发现，在上班时间仍然有很多民政局工作人员出现玩手机，上班不专心的现象。这种行为是非常恶劣的，已经严重影响了当事人的合法权益，造成这种现象的主要原因是相应的部门没有引起足够的重视。婚姻登记档案管理工作是一项非常重要的民生工作，是直接关系到每个公民的基本合法权益的，因此必须要加强有关部门的重视。通过对一些婚姻登记档案管理机构的调查中发现，这些机构之所以缺乏良好的效益，主要是因为他们没有一个合理的管理体制，比如说缺乏正确的监督和管理，在工作过程中，由于民政局属于事业单位，很多员工在这里就抱着混日子的想法，缺乏工作热情和工作积极性，另外也没有将员工的个人升职体系与每个员工的绩效挂钩，这就导致了问题的加剧。其次，在婚姻档案管理过程中，经常容易出现档案移交的情况，而由于缺乏相应的管理体制和移交手续标准，在档案的移交过程中经常出现档案丢失或移交不完全的情况，这对于社会资源来说是一种浪费，而且还很容易造成当事人个人信息的泄露。最后在个人信息档案移交之后，原有的档案储存地也没有相应的备份，而新移交的民政部门又出现无法容纳档案的情况，这就很容易导致档案管理的空缺。

（二）保存形式单一

现阶段在我国很多婚姻登记档案管理部门仍然采取着纸质版的档案管理方式，这种管理方式在一定程度上浪费了社会资源，而且不易保存，纸质版档案也在管理过程中经常容易受潮，字迹不清等现象，这对于保证档案的完整性来说是非常不利的。其次，一些书面文字的档案的保存相对来说还比较容易，但是档案的形式是多种多样的，比如说视频，音频等，而这些档案在管理过程中所占的空间相对来说是比较大的，而我国很多档案管理机构的占地面积并不大，如果不采取有效的档案管理方式，那么随着时间的流逝，档案管理的数量只会越来越多，会加重当地档案管理的难度和工作量。

（三）档案管理的信息化水平比较低

随着我国科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化时代，高新技术已经融入到各行各业的发展过程中，特别是大数据分析技术，已经为我国各行各业带来了比较大的，但是在我国婚姻登记档案管理过程中，仍然采取的是比较传统的人力管理的方法，该方法管理效率低，而且经常容易出现失误或者遗漏的现象，不利于我国婚姻登记档案管理工作的顺利开展。而且有些机构的婚姻登记档案管理仍然采用的是纸质版的档案，相对来说，纸质版的档案管理难度更大，而且借阅的手续和难度也比较大。这些都是婚姻登记档案管理信息化水平比较低的表现，为了提高机构婚姻登记档案管理的效率，机构的婚姻登记档案管理工作要不断地进行改革和完善。

（四）婚姻登记档案的利用率比较低

婚姻登记档案记录了当事人在一个时间段内的所有婚姻活动。通过对婚姻档案所包含的内容来看，在实际的生活中，婚姻档案所发挥的作用是非常大的，但是通过相关调查发现，由于各方体制的原因，婚姻档案在利用过程中的利用率是非常低的，主要是由于婚姻档案的借调工作相对来说比较困难，而且各种手续的办理工作比较繁琐，即使作为当事人在进行婚姻档案的借阅过程中，仍然要遵循各种各样的条件。甚至也会出现当事人根本无法借调自身档案的情况，而这些因素的存在，就导致了婚姻登记档案的利用率比较低，如果档案在储存过程中没有相应的利用率，那么这些档案就只是一堆废纸，发挥不了它的根本作用［2-5］。

四、加强婚姻登记档案管理工作的措施

上文中已经分析了在新形势下我国婚姻登记档案管理工作所面临的难题和阻碍，因为这些问题的存在，对我国婚姻登记档案管理的工作造成了严重的阻碍，对于机构的发展是非常不利的，因此，机构的相关负责人以及婚姻登记档案管理部门应该积极的采取措施进行应对，以下就是针对上述各种问题所提出的具体措施

（一）尽快制定各类婚姻登记档案管理法规

在婚姻登记档案管理过程中，需要有比较完善的婚姻登记档案管理法规，让相关机构在进行婚姻登记档案管理过程中严格按照相关法律规定来进行婚姻登记档案管理工作，让各项婚姻登记档案管理工作都有法可依，依法落实。这就需要我们国家尽快完善相应的立法工作，在立法过程中，充分的对我国机构在婚姻登记档案管理过程中所产生的问题和遇到的阻碍进行充分的调研，还有倾听各个机构相关负责人的意见，制定一套相对来说比较完善的婚姻登记档案管理法规，而该法规也需要随着社会经济的不断变革进行不断的完善。只有这样才能确保婚姻登记档案信息的准确性和可靠性，才能为机构的发展提供更加有力和可靠的数据支持

（二）完善监督体系

在婚姻登记档案管理过程中，由于其中所牵扯到的利益关系相对来说比较复杂，经常出现收受贿赂，以权谋私的现象，严重影响了婚姻档案保管的私密性和安全性，所以一定要制定一套比较完善的婚姻登记监督体系，可以通过设立第三方监察小组，对每个地区的婚姻登记档案管理部门进行相应的突击检查，对他们档案管理的具体内容进行有效的评价，严厉的指出，其中的一些问题，并且勒令他们及时整改。

（三）培养专业的婚姻登记档案管理人员

良好的婚姻登记档案管理工作必须由掌握专业的档案管理知识和管理技能的人员来进行，所以各机构在发展的过程中，要注重对与档案管理人员的培训工作，每年定期组织相关的档案管理人员进行档案管理工作的培训，并且将培训的结果纳入到工资奖金体系中，可以有效地提高培训人员的培训热情。其次，在我国的一些高等院校中，也可以设立专门的档案管理专业，作为研究生的二级学科进行广泛招生，这还需要充分发挥政府的扶持作用，共同致力于专业的婚姻登记档案管理人员的培养工作。

（四）提高信息化的水平

目前我国科学技术飞速发展，各种高新技术的应用范围非常广泛，在婚姻登记档案管理过程中，也要加入高新科技，比如说大数据分析技术可以通过该技术建立相应的平台，可以有效地实现对婚姻登记档案的收集和整理工作，而且在很大程度上也方便了机构内部员工对于婚姻登记档案的提取和查阅。但是在加强信息化水平的过程中，要特别注意对婚姻登记档案的保护工作。

（五）提高婚姻登记档案的利用率

首先要建立相应的数据库，对所需要查阅婚姻登记档案的人员开放相应的权限，让他们可以进行及时有效的提取相关的婚姻登记档案，如此一来，可以在很大程度上提高他们查阅婚姻登记档案的便利性［5-8］。

五、结束语

综上所述，在我国婚姻登记档案的管理过程中仍然存在着很多的问题，而这些问题对于居民的个人生活来说已经造成了非常严重的影响，因此，针对婚姻档案管理工作，本文也提出了一些具体的解决措施，希望可以为管理部门的工作提供一点借鉴和参考，而相应的管理部门也应当根据现阶段社会发展的主流形式，对管理的方式和管理的体制进行充分的完善，争取采取更加高效科学的管理方式，为居民提供一个更加安全的档案管理环境，保障公民的合法权益，提高人民的满意度。