医院档案管理业务流程的优化思考

2021-11-27李一帆

魅力中国 2021年31期

李一帆

（齐齐哈尔市第一医院，黑龙江齐齐哈尔 161000）

引言

医院档案管理工作的有效开展进一步为医院各项工作开展提供了有效的保证，在医院档案管理业务流程优化过程，要结合具体管理工作实际，有针对性地制定更加完善的优化方案，从而创新管理体系，进一步运用更加高效的管理模式，全面保证医院档案工作效率，具体分析如下。

一、医院档案管理业务流程的优化的重要性

（一）实现医院档案信息资源的共享

基于大数据时代环境，信息技术的发展更为迅猛。各行业均会通过信息技术来提高自身的管理能力，同时优化对信息的处理和共享能力。我国多数三甲医院均建立了相对完善的信息化平台，可通过该平台来实现对信息的高效管理。构建信息共享数据平台便是综合运用网络、通信及信息模拟等技术手段，对医院内的各类管理工作进行信息化管理，其中档案管理工作便是信息化技术的重要应用领域。

在完成大数据信息共享平台的建设后，医院内的相关职能部门若想获得人员的专业资料、技术培训和学历等方面的信息，便可通过信息平台来进行获取。同时还可借助共享平台来了解医院的资源、固定资产、人员结构及所储备的药品等各类信息情况。信息化资源平台可实现医院内所有数据信息的协同共享，让不同的职能部门均能够在最短的时间内获取目标信息，从而全面提高相互协作的效率，为优化医院的工作质量和服务效果提供保障。

（二）给医院管理者在决策时提供信息

医院存储的各类档案内容均可体现出医院成立以来所有的经营和管理情况，档案工作便是采取更为妥善的方法，针对全院员工的档案信息及各类资料进行科学整理，档案管理也是保证医院所有档案信息完整性的重要方式。通过对医院内档案管理工作的革新，便可明显提高该项工作的标准化和信息化水平，从而持续提高医院的档案管理工作质量，最终发挥出档案信息的使用价值。医院内的相关科室也可参考档案资料来做出决策，从而提高医院经营的正确性。

二、医院档案管理业务流程的优化的具体思路

（一）对传统的医院档案业务流程进行再设计

系统优化以往医院档案管理工作的实施流程，结合目前医院的发展特征和档案管理工作的实际需求，对已经形成的工作流程进行创新优化，从而构建出更为合理和顺畅的管理模式。首先，需对档案管理工作各流程的人员进行明确设置，确定医院档案各流程的具体执行人员，从而保证能够有专人负责具体的工作内容。一般来讲，医院的档案资料会由办公室或者专门的档案管理部门负责，相关科室的人员也需同步承担档案管理工作。此外，医院也需重新规划档案管理工作的流程，主动迎合信息化工作地发展要求，持续对管理流程进行创新完善。如目前医院的后勤部门或者档案管理部门人员在获得档案资料后，便需先将纸质文档转化为电子形式，此后再将电子档案信息进行归类整理，完成上述操作后，再将电子文档内容上传到管理层进行审批，通过后便可共享到平台供信息需求者调阅查询。档案管理工作者可通过自动化的办公软件来对档案信息内容进行归类，并制作出索引，系统整理档案信息，按照规定做好备份。由于医院档案管理工作的流程较为复杂，且涉及的人员数量也较多，因此管理部门需先梳理出清晰的流程，并结合具体的管理岗位设置明确的职责，确定不同人员在整个档案信息管理流程中的具体作用，从而共同形成无缝连接的管理方式。

（二）医院档案管理业务流程的具体实施

在科学确定医院档案管理的工作流程后，便需对档案信息进行有效的处理和使用。在具体开展工作期间，需尽量优化工作的质量，先对医院档案管理工作的流程和实施效果进行客观分析，保证各项工作扎实推进。具体来讲，医院的档案管理工作流程需做到标准化设置，并依据既定的流程标准组织相关人员参加必要的岗位培训活动，让其依据新型的流程来对档案信息进行归纳整理。相关人员需严格按照革新的流程细化落实，保证将管理工作渗透到医院档案管理的各环节。需针对医院档案的产生、整理到报废全过程进行优化处理，不断推动业务升级，让医院档案管理工作更为系统。最后，医院还需定期对优化后的流程进行检查，保证医院档案的管理流程全面完善，不会存在疏忽和漏洞，能够辐射医院档案管理工作的各个细节，充分迎合医院档案管理工作的要求。医院的档案管理职能部门需对其他科室的档案管理及业务流程提供必要的指导，调动全体员工共同努力，认真落实相应的管理流程，严格按照优化的流程来处理医院档案内容。对档案管理工作的流程进行优化也需持续进行，并在具体实施管理工作时注意总结和反思，及时发现问题，并采取有效的措施进行优化处理，不断提高流程的完善性，针对新的问题来提出优化方案，从而明显提高医院档案管理的有序性，从而发挥出医院档案管理工作的实用价值。

（三）重视电子档案管理系统中流程优化

在对医院的电子档案进行管理时，需持续进行完善创新，确定电子档案的管理细则和特征，通过深化研究档案管理工作的特征来开展更具时效性的创新，从总体层面进行细化完善，不断优化医院档案管理工作的实施效果。医院的档案管理工作，其过程的复杂性较高，且涉及的内容更为广泛。管理人员需技术明确管理工作的具体目标和任务内容，形成更为完善和实用的信息化管理平台，侧重发挥行业前沿的技术手段来推动医院档案管理工作的实施效果，侧重加强对信息资源的开发和使用效果，不断对档案内容进行完善，依据电子档案的具体要求，充分凸显信息技术的优势功能，对信息进行高效的管理，从而将管理技术与内容进行融合，转变以往的管理思路和方法，为信息使用者提供更为便捷的服务支持。

需积极建立更为有效的档案管理系统，并对业务流程进行创新规划，如侧重收集电子文档和档案资源信息内容，合理对传统档案信息进行数字化转化，持续对其进行革新，实现对数字资源的合理开发，不断提高资源的使用效率。电子档案系统本身便可实现较为理想的管理职能，尤其在目前的管理需求指导下，医院更需对档案管理的核心进行优化设置，建立有序的管理系统，保证以人本思想指导数字信息的收集、处理和运用，不断发挥档案管理工作的功能，为用户提供更高质量的档案信息服务。

在对流程进行管理期间，档案信息管理人员需在已形成的管理流程的基础上研究创新的渠道，不断优化和调整流程设置，明确不同环节之间的关系，从而实现对流程的细化完善，推动电子档案管理工作的持续发展。通过合理规划流程，便可从本质上降低信息管理的风险，同时压缩成本，达到创新应用信息的目的。目前需以国家制定的标准为指导，不断对医院档案管理工作进行创新。全面优化档案资源的存储，通过具体的流程来控制信息存储的风险，保证档案信息内容更为准确，同时还需持续提高信息系统的稳定性，使用必要的防病毒软件和具体措施，为电子档案信息管理形成更为可靠的管理流程，不断提升管理工作的实施效果。如目前在电子档案管理工作中仍然会出现较为明显的安全问题，主要原因为网络环境因素更为复杂，风险程度更高，这也会对信息的可靠性形成一定的威胁。因此灵活运用科学的流程管理手段，便可客观评价电子档案管理的价值，采取更为有效的措施进行优化完善，从而避免档案管理工作不符合实际，尽量降低风险对信息真实性的影响，尽量将控制手段前移，保证各环节均能够达到优化程度，提高信息管理的质量和效能。

三、提高医院档案管理业务流程的优化水平的建议

（一）提高医院档案管理人员的综合素质

基于新医改的发展环境，医院若想全面实施档案管理工作，便需充分发挥计算机等信息化手段的优势，不断提高档案管理工作的数字化水平。这也对管理人员自身的信息化素养提出了更高的标准。以往档案管理人员所掌握的信息技术较少，在具体使用信息化技术期间也会频繁出现操作失误，这便明显降低了档案管理工作的水平。因此档案管理工作者便需积极掌握有效的信息化管理手段，不断提高自身的职业技能。医院可依据具体的岗位内容和要求选择适合的人员完成工作，保证其工作经验和能力能够达到岗位的要求，从而能够高质量完成工作内容。医院可派遣管理人员外出学习，或者聘请专业人员来院开展专题讲座或培训活动，以此不断提高管理人员的职业素养。此外，医院还需配套建立相应的奖惩机制，通过对管理人员工作质量的考核来客观衡量档案管理人员的工作效果，以此促进员工能够提高工作意识和积极性，促使其充分发挥潜能来优化工作质量。档案管理人员自身也需形成更为主动地学习意识，积极学习行业先进的管理理念和方法，持续提高自身的管理工作能力，从而全面提高管理工作的实施效率和效果。

（二）完善医院档案管理制度

医院在开展档案管理工作时，需侧重以国家的相关法律和医院的实际情况作为指导，妥善收集和保管各类档案材料，形成科学和完善的管理体系，建立具有可行性的档案管理制度，以此作为具体工作的开展依据。具体来讲，相关管理人员需掌握更为全面的档案管理知识，将个人工作细化落实，持续对资料和数据进行更新，为各科室的工作人员提供更高质量的信息服务，有效保障医护人员提高专业水平，为患者提供有效的治疗，不断优化医院总体的经营和管理效果。档案管理工作者还需及时搜集患者的信息，形成完善的电子档案形式，并持续结合患者的病情变化对信息内容进行更新，尊重患者的隐私，严禁患者信息出现泄露的情况，避免与患者发生该方面的纠纷。医院的档案管理者需与其他科室的人员保持密切的沟通，及时掌握档案信息管理工作需要改进的方面，接受他人的建议，不断对档案管理的流程进行完善，从而建立起更具有实用性的管理机制。

（三）增加医院档案管理的资金投入

以往的档案管理工作所需投入的成本较高，这也是档案管理部门难以技术对设备进行维护和更新的主要原因。该问题不但会对档案管理工作的实施形成一定的阻碍，同时也会影响档案管理工作质量的提高。因此，政府需对医院提供必要的技术支持，并采取政策措施进行针对性的扶持，为医院提供更大的资金保障，提倡运用数字化的手段来对医院档案管理工作进行优化。医院自身也需高度重视档案管理设备的管理，加大资金支持，主动引进先进的设备类型，为医院实现信息化的档案管理提供硬件条件支持。