提高档案管理科学化水平策略分析

王效亮

（黑龙江省疾病预防控制中心，黑龙江 哈尔滨 150000）

档案是社会文明发展的重要载体，是机关、企事业单位、社会团体以及个人在生活、学习、工作、生产中产生的有价值的信息记录载体，是通用文书转化而成的档案资料信息统称。由于档案信息、内容、形式以及保存上存在一定的共性，使用这一共性内容成为档案管理和研究工作的重点，对档案事业的发展有着重要的推动和促进意义。在当今社会发展中，档案管理工作越来越受到社会各界人士的重视，但是由于档案管理制度和管理措施还处于起初阶段，这使得档案管理工作不太完善，其中存在一定的问题，如管理水平低、管理方法不成熟、管理标准不符合实际等，给档案管理工作的发展带来很大的影响，同时需要采用科学、先进的手段来优化档案管理模式，提高档案管理水平，进而推动档案事业的现代化发展。

一、档案管理现状分析

在我国社会经济高速发展的背景下，我国城市化建设进程不断加快，各企事业单位持续稳定发展，同时产生了大量的档案信息资源，这些档案信息资源管理方法是否科学、是否有效直接关系相关企业的发展，关乎社会经济的繁荣与稳定。但就目前档案管理工作进行分析，其中还存在一定的问题，具体表现在以下方面。

（一）档案管理制度不完善

目前，我国社会经济不断发展的同时，科学技术得到很大程度的进步，档案管理事业呈现出前所未有的发展态势。这给档案管理工作带来发展契机的同时，也给其管理制度构成影响，目前我国现行的档案管理制度主要针对纸质档案进行管理的，而随着档案管理信息化、电子化的发展，传统纸质档案资料逐渐被计算机技术、信息技术替代，这使得传统的档案管理制度无法完全适应信息化档案管理要求。另外，不断增多的电子档案资料的出现，对现行档案技术标准和管理带来很大的影响，这也促使传统纸质档案信息需要重新制定和修正。档案管理的标准化、制度化、规范化和科学化作为当今档案事业顺利进行的基础和保障，由于目前不少单位对于档案管理工作认识度不够，导致档案管理工作存在复杂、繁琐的现象，造成档案管理不科学、不合理，进而影响档案管理工作质量。

（二）档案管理观念落后

受到传统工作观念的影响，不少企事业单位在工作中对于档案管理工作不够重视，没有设置专门的档案管理工作岗位和部门，造成大部分档案工作都是由部门工作人员兼职，这种档案管理做法不仅影响了档案管理效率和质量，还造成大量档案信息丢失，给企事业单位管理工作的开展带来很大的影响。面对日益发展的科学技术和不断更新和优化的档案管理设备，现有的档案管理观念和方法已经远远达不到档案预计管理标准，造成档案工作缺陷的出现。由于我国不少企事业单位缺乏专业、高素质档案管理人才，在档案管理现代化工作中存在很大的问题，造成整个档案管理工作停滞不前不说，还影响了档案信息化、电子化和综合化发展，甚至给企业发展带来很大的困扰和威胁。

（三）档案管理工作认识度不高

现阶段社会发展中，无论是企业还是事业单位，都存在档案管理工作认识度不高的现象。许多单位领导和工作人员都错误地认为档案管理工作可有可无，只要单位或者企业相关部门工作人员在工作中做好工作记录，便能得到相应的工作信息，这就导致不少企事业单位的档案管理工作由部门工作人员兼职，往往都是各自部门独自保存自己部门的资料，造成档案信息丢失和失真。也有不少人员认为档案信息管理是一个枯燥乏味且极度冷门的工作，其开展不仅不能给企业创造社会经济效益，而且因档案人员、区域的布置造成企业成本的增加，因此对于档案管理工作不够重视，将档案管理工作放在最边缘位置。受到传统思想影响，不少档案管理工作人员的信息比较低，甚至错误地认为档案管理工作便是养老工作的一种，适合闲散人员去做，这就给很多人构成误解，造成档案管理工作效率差。

二、提高档案管理科学化水平的意义

提升档案管理科学化水平是当今档案管理工作中至关重要的内容之一，是提高企事业单位档案部门工作效率的重要手段。在当今社会发展中，提高档案管理科学化水平已成为我国档案管理和企事业单位管理工作的重要基础，其应用能在很大程度上提高档案管理工作水平和部门经营能力。在当今社会时代背景下，由于不少工作人员对档案管理工作不重视，档案管理技术相对落后，为此如何才能在此环境下更好地提高档案管理科学化水平成为档案工作的核心重点。就档案管理科学化水平提高的具体作用和意义分析，主要表现在以下方面。

（一）是构建现代化社会发展的重要基础

档案信息管理是文化管理工作的重要内容，是社会文化的重要体现。提高档案管理科学化水平是体现我国传统优秀文化、对发扬我国传统文化有着至关重要的意义。就当今社会发展分析，我国主要社会任务是构建和谐社会主义社会，这对科研、企业都提出了更高的和要求。在这种社会背景下，人们对档案管理工作的认识度越来越高，科学合理的档案管理措施能够让人们更加及时、科学的了解最新国内外信息，让工作人员对业界现状有一个深入地了解，让管理人员对单位实际有更加全面地认识。可以说，科学化的档案管理方法是当今社会发展的重要基础，是构建社会主义和谐社会的重要依据。

（二）满足档案管理需要

经济的发展、社会的进步都促使档案管理任务的迅速增加，都大大提高了档案信息资源数量，这些档案信息中心既有企事业单位工作常规档案，也有先进科技档案，因此在档案管理工作中需要分门别类地进行整理和归拢，这就给档案管理工作提出了新的挑战。在实际工作中，档案管理工作人员要准确无误、科学有效、及时迅速地将每个档案信息提供给需要的人或者机构，这也是当前档案管理工作中需要克服的重点内容之一。

（三）满足生活需要

提升档案管理科学化水平不仅能促进国家经济发展和社会精神文明建设，同时随着信息时代的到来对人们日常生活也有着很大的影响。档案是时代、社会以及企事业单位发展信息的科学记录，是人类漫长发展历程中形成的客观记录体系，其在不同社会背景和历史条件下发挥着一定的差异性，但是仍然代表着当时最客观、最真实的社会记录。在人们生活和工作中，科学合理的档案信息资源，能够有效地提高学习和自身能力，为今后工作的开展奠定了科学的基础。

三、提高档案管理科学化水平的策略

（一）加强对档案的管理和评估

在日常工作中定期检查档案信息，对于变动部分及时更改，同时还要规范工作人员的工作行为，做到准确、有效、及时地完成任务。还要注重对工作人员进行考核，确保整个的档案管理工作有序地进行。这就要求要有很强的创新意识，做好整个的编辑、分析工作，加大可利用性，发掘出更多的潜力。坚持对于管理人才的培养，努力构建创新型的人才队伍。此外，利用高科技技术、好的管理模式促进档案管理的不断进步，将传统的档案管理与新时代的技术水平有机结合起来，加强科学化建设，对档案信息随时进行开发，努力提升到更高层次。

（二）信息化技术在档案管理工作中的应用

随着科学技术的不断发展以及信息化的不断普及，要充分将信息技术等先进技术应用于文书档案管理方面，以提高管理质量。信息化管理手段的应用，可以将电子版的档案资料储存在电脑中，电脑储存空间大，也不存在资料保存过程中受潮、受损等危害的可能。对于电子版本的文书档案资料，在查阅以及调取方面更加便捷。计算机软件系统存在搜索功能，只要将所要查询的档案编号或是其他相关信息输入到计算机中，在很短时间内该档案就会被调出，如需纸质版，也可立刻进行打印，方法简单，易于操作。因此，新技术的应用可以很大程度上提高档案管理的科学化水平。另外，在档案管理工作中科学利用现代化技术水平，如光学理论和相关核心技术，不断缩小档案存储范围和大小，这样能大大提高档案管理效率和存储安全性，确保档案工作的稳定性和可靠性。

（三）提升档案管理人员的综合素质

在新的形势下，档案管理的工作具有内容更加丰富、技术更加先进、分工也更加专业等特点，所以对于档案管理人员也相应地提出了更高的要求，也带来了更多的挑战。新形势下的档案管理人员不仅需要具备档案管理方面丰富的理论和实践知识，同时还必须要掌握先进的、科学的管理手段以及管理技术。因此，在档案管理人员的培训方面不仅仅要注重基本的业务知识以及专业技能的学习，更加重要的是不断地提升档案管理人员的自我管理能力以及自我学习能力，一步步将档案管理工作人员的队伍建设成为一支学习型的队伍[2]。然而，档案管理队伍的建设是一个长期的、系统的工程，想要把档案管理人员培养成为既能够熟练掌握计算机网络技术，又能够充分了解档案信息管理知识同时还具备敬业精神的高科技、复合型人才，就要加强对档案管理人员的继续教育，开展多层次、复合型的教育培训，逐步优化档案管理人员的知识体系结构，从而促进档案管理事业的迅速发展以及科学化水平的提高。

（四）提升工作人员对档案科学化管理的认识度

为了切实有效的提高档案管理科学化水平，需要不断强化档案管理部门对档案管理工作的认识度，这也是强化档案管理效率、提高档案工作质量的重要基础。档案管理部门领导人员要充分认识到档案工作的重要性，并将档案管理作为工作重点来抓，而不是将档案管理工作放置在边缘位置。尤其是对于档案管理人员而言，要充分认识到档案相关法律法规，在工作自觉遵守档案行业的规章和制度，企事业单位管理决策工作的开展提供科学有效的理论依据。如在档案管理工作中要强化基础设施构建力度，确保档案部门能够及时更换基础设施，为档案管理工作的持续稳定开展打下坚实的理论基础。在推进档案管理科学化的过程中，领导层发挥着重要的作用。领导层对这项工作的重视度，将会直接影响到这项工作的推进。加强对档案部门工作人员的关怀，定时定期考察档案管理室，亲切地与档案管理工作人员交谈，了解他们的近期工作情况，以及工作心得，采纳可行性较高的意见。

四、结束语

利用科学的理论来指导整个档案新的管理工作，利用更先进的科学技术水平不断推动档案管理的水平是提高档案管理科学化水平的核心思想。利用科学的管理制度确保档案管理的合理有效进行，进一步促进档案管理的信息化、合理化、制度化发展，能够最大化的提升档案管理的效率以及质量。伴随着社会的不断进步，档案管理工作越来越凸显其作用以及地位，已经逐渐渗透到了社会的各个环节中，充分融入到日常生活的各个细节，成为诸多部门以及机构在生产实践中不可或缺的核心内容之一。