微信在档案信息服务中的应用综述

王春芳

（五大连池市第一人民医院，黑龙江 五大连池 164199）

一、微信应用于档案信息服务的基本方式

腾讯公司在2010 年10 月研发启动了微信通信工具，确定了这款新型通信工具的名称为“微信”。这种手机聊天软件具有多种客户所期望具备的功能，包括文字、照片的即时发送、同时进行多人语音以及视频等等，此外，还能够提供公众平台、建立朋友圈等等。另外，微信还可以进行信息内容的分享，如所见所闻、感想感悟以及生活状态等，可以向好友分享，也可以向微信朋友圏内的好友分享。

（一）利用微信向公众提供便携服务。以天津档案馆为例，天津档案馆微信平台（订阅号）于2014 年12 月4 日正式开通。他们的主要做法：一是想办法快速增加关注者，扩大平台的影响力。二是做好内容的采编，用丰富多彩的内容吸引并留住读者。三是发动领导同事以及身边的亲朋好友关注微信朋友圈并鼓励他们积极转发、阅读，提供档案业务办事程序指南和天气预报等服务。总之，档案馆开通微信平台的目的就是为公众提供便捷的服务，同时更好地宣传自己。

（二）利用微信向公众传播档案文化。以微信为途径进行档案文化传播，主要建立在微信传播信息形式多样的基础上，并彰显其即时、精确的优势。主要体现两方面：首先，以图文并茂的形式为用户传播档案知识、档案技术常识以及档案界新的学术成果等。其次，以文字、图片、语言、视频组合或混搭的形式展示档案馆藏，以图片形式展示书信原件和老照片，以语音、视频形式传播声像档案，而接触到这些真实文字，声音或影像会更有效提高用户对档案的关注度及自身档案意识。

二、微信应用于档案信息服务的特点及效能

（一）微信拥有多元化的应用平台。微信需要有智能手机和网络做支撑，不能脱离智能手机而运行。微信的手机适用版本非常多，而且更新快，主要有android、ios。数据显示，我国已有超过90%的用户为智能网民。利用“微信网页版”，用户可通过二维码扫描和安装插件以电脑平台应用微信，同时智能手机还可以与电脑间进行互动，为信息的传递提供了新的途径。很多人会误以为微信与QQ 是可以相互可替的，但事实上它们并不相同。通过微信，可以把手机通信关系相融合，形成的关系链更丰富、更可靠。当QQ 离线时，微信却可以接收QQ 信息，因此智能移动端属性比QQ更强，微信平台更加简洁、明晰。比如：CCTV4 国宝档案、历史尘封档案、集美档案等等，都是利用微信平台，申请注册自己的公众账号，用户只要点击“关注”，相应的档案信息便可马上得到。

（二）微信改善档案信息服务模式。1.主动服务。档案局（馆）利用微信在档案信息资源服务中处于主动地位，通过目标人群的确定和添加好友，主动地向用户发送问候、公告、快讯等信息，拉近与公众的距离，树立亲民形象。2.生动服务。档案局（馆）向用户提供服务时，以往都是采用文字的单一形式，利用的微信传播功能，通过视频图片、语音涂鸦等形式的单一或组合使用，为用户提供更加生动的档案信息，极大地提升档案局（馆）的服务质量。3.即时服务。微信消息发送与接收时效性强，可以做到即发即送，即送即达。档案局（馆）通过微信可实现全天候的即时信息反馈，改善档案信息反馈严重滞后、困难的现状，与档案局（馆）建立密切的联系。

三、微信公众号应用于档案信息服务的优势

微信公众号凭借内容多样、便于分享、成本低、互动性强、服务精准的特点，已成为各类服务行业重要的宣传推广渠道。国内部分档案馆也纷纷利用微信公众号来宣传档案信息。利用微信公众号开展档案信息服务，主要有以下优势：

（一）提升互动效果

微信公众号的留言互动功能，可以方便用户交流知识、分享经验等。将共同兴趣爱好的人聚集在相应的公众平台，建立微信群加速信息在所属圈内快速流动，可以充分发挥微信的共享优势。相比其他宣传途径，微信公众号具有低成本、高覆盖率、高回报的优势，它适合档案馆这类非盈利机构进行信息资源开发。档案馆申请微信公众号对信息进行管理和运营，能够实现公开资源共享，在宣传档案馆内特色的同时，也实现了档案信息社会化。

（二）提高使用效率

档案馆可利用微信公众号多样的宣传方式，以图文结合、语音、视频等多种形式，为用户提供更为直观的信息服务。对于档案馆来说，利用微信公众号提高馆藏档案的使用率，可以打破传统“重藏轻用”的模式。借助微信公众号可以提高档案工作人员的工作效率，使用者也不用亲自去档案馆，通过手机便可查阅所需的档案内容。将微信公众号应用于档案信息服务，能够打破传统的地域限制，缩小档案与公众之间的距离，使档案逐步融入百姓生活。

（三）降低利用成本

传统档案馆在馆藏档案时需要大量的储存空间，还需要提供使用者阅览室，配备大量工作人员等。档案使用者也需要亲自到档案管理部门进行查档，这对跨地域使用者来说很不方便。档案馆开通微信公众号后，档案馆工作人员只需对相应的档案信息进行电子化处理，提前编辑好软文定时推送、定期更新，及时对平台的信息进行反馈处理即可，可以节省大量开支。

四、微信应用于档案信息服务的基本方式

（一）利用微信向公众提供便携服务

通过开展微信档案平台，并做好宣传工作，快速增加关注度，以此来扩大平台的影响力。同时还要做好内容采编工作，运用丰富多彩的内容来吸引读者，并在平台上提供档案业务办事指南及天气等服务，通过为公众提供更为便捷的服务，并加大对自身的宣传。

（二）利用微信向公众传播档案文化

基于微信来开展的档案文化传播，主要是依托于微信传播信息多样性的基础上，能够进一步彰显出其即时性精确性的优势。在具体应用过程中，可以采用图文并茂的形式来向用户传播档案知识和、档案技术和档案成果。同时采用多种形式来展示档案馆藏，使用户能够接触到真实的文字、声音和影像，全面提高用户对档案的关注度，确保用户自身档案意识的提高。

（三）提供在线咨询和自助查阅服务档案馆可利用该平台提供在线咨询、留言、档案资讯分享、档案查询等服务，加强档案微信用户的体验。档案馆应安排专职工作人员针对关注微信公众平台用户的问题，及时解疑答惑。答复方式可以采用语音、文字、图片等形式。档案馆可以分批次将档案转换为电子版，将档案目录、档案公开内容、检索内容等上传至后台，在公众号上建立各类查询子栏目。用户可根据自己的需要，输入关键词进行检索。

（四）提供个性化服务

大部分用户倾向于根据自己喜好来关注不同的平台，他们本身就具有相关的知识，甚至在相关方面有深入研究。关注档案馆微信公众号的用户，是经常查阅档案或对相关档案知识感兴趣的群体。基于这一点，档案馆公众号的推送内容必须与用户关注信息相符。档案馆可借助微信公众平台推广档案信息，结合新闻热点的内容推送相关文章，也可借助其他公众平台来宣传档案馆公众号以增加档案公众号的关注用户量。在推送文章的过程中，应根据平台关注者的喜好结合档案内容撰写具有吸引力的原创文章，定期推送文章时公布每一期的互动话题，增加用户的互动机会，从而实现档案馆微信公众号的个性化服务。

（五）进行档案展览和宣传

档案馆具备图书馆、博物馆的部分功能，但现实中档案馆的吸引力却远远不及前两者。扩大档案服务群体，首先需要引起用户对档案信息的兴趣。档案馆可以通过微信公众平台开展档案展览服务，将用户感兴趣的档案内容以展览的方式进行推送，以此激发关注者对档案的兴趣，从而进一步为用户提供更多的档案服务。微信公众平台推送内容不受时间限制，关注者可利用碎片化时间来阅读推送内容。

五、微信在档案信息服务中的应用策略

（一）构建完善的微信内容服务体系

基于档案信息服务内容、服务方式和服务团队等内容构建微信内容服务体系，实现对档案信息的查询、利用、文件阅览和档案知识宣传等，为档案信息查询服务提供更多的便利。在档案利用工作中，是通过对现有资源进行开发利用，以此来提高资源信息的利用率。文件阅览是针对开放的档案信息资源为用户提供阅览服务。在档案知识宣传工作中，主要是向大众普及档案中的一些专业知识，并采取多种方式来提供档案服务。档案服务团队主要服务于档案知识查询和使用，并通过同用户进行交流，了解用户的需求和建议，进一步完善档案信息服务水平和服务质量。

（二）打造档案微信信息服务平台

档案微信信息服务平台主要是根据微信的信息功能向档案信息提供服务。档案微信服务平台的构建主要是对档案信息通过六个方面提供信息服务，即主动推动、业务办理、查询帮助、在线咨询、智能问答和移动终端。档案微信信息服务平台向用户进行信息的主动推送，通过图文的形式为用户提供档案的知识信息，例如档案近期的知识讲座，档案的法律条例知识及档案馆藏的相关信息等，将档案信息的查询结构通过文字进行直观体现，将档案原件和档案内容通过图片和视频的方式展现出来。

通过微信架构对档案的业务信息开展活动，例如档案信息查询，档案预约和档案转移等业务活动，与档案的数据库信息与档案网站信息进行实时对接，防止在档案信息资源查询时出现丢失情况。微信作为一种自媒体，可以通过微信交流的时效性与互动性原则进行档案信息的在线咨询，实现信息资源共享。档案团队中的专业管理人员及专家构建档案信息知识库，提供智能应答的信息系统，为用户的信息查询提供便利。通过微信第三方接口和微信的自定义功能菜单建立档案管理的移动终端，将档案管理及档案业务信息通过微信的公众平台开展档案信息服务，提高档案信息的关注度，有利于提升档案信息服务水平和服务质量。

（三）完善微信发布管理体制

将微信在档案信息服务中进行应用，在选择档案信息的发布形式时，一方面要考虑到自身情况，另一方面要兼顾用户的实际需求。作为档案机构与外界交流沟通的信息平台，信息档案机构需要安排长期固定的专业人员对所要发布的档案信息做归纳、查筛，然后向管理部门及时反馈，管理部门对微信发布机制进行优缺点的评判、改进，以此来保证微信在良好的环境下运行。因此在实际应用过程中还要进一步完善微信发布管理体制，加强对微信发布信息的监管，对于不良或不真实的微信信息要进行及时的剔除清理，进一步净化微信运行环境。

结束语

利用微信来推广档案信息服务，与当前互联网时代发展潮流具有较好的适应性。当前我国微信应用于档案信息服务的时间还较短，还存在许多不完善的地方，因此要不断进行创新和完善，并重视与相关档案机构之间的合作交流，运用微信的功能和作用来提高档案信息服务水平，并与用户的信息需求相结合，全面提高档案信息服务水平，实现信息资源的共享和实时交流互动，全面提高档案信息服务质量。