档案管理数字化发展面临的问题及对策分析

2021-11-27国强

魅力中国 2021年31期

国强

（黑龙江省人才服务中心，黑龙江哈尔滨 150090）

引言：传统的档案以纸为承载媒介，而数字化档案则将其内容录入计算机，使用计算机语言进行档案的管理。将传统档案转变为数字化档案的过程即档案的数字化建设过程。当下我国大多数事业单位仍然使用传统的档案管理模式，因此不利于档案的迅速归档，且耗费大量的空间资源。因此，在互联网信息技术迅速发展的新时期，档案管理人员应当采取数字化管理的新模式，促进传统纸质档案的转型升级，以提升档案管理、保存和查阅的效率。

一、档案管理数字化的主要内容

档案内容的数字化和档案储存介质的电磁化，是数字化档案管理的两项重点内容。计算机的数字化储存依靠二进制编码，即使用0、1 两个数字的排列序列进行信息的编码储存。这种储存方式占用空间较小，并且方便随时调取和查阅。与传统的纸质档案相比，借助互联网技术的数字化档案的录入和存储方式更为便捷。

生产管理与日常生活中产生的数据与信息是数字化档案内容的重要组成部分。这些数据或信息具有一定的现实意义，或对后续生产工作具有参考价值，因此应当及时妥善进行存储，鉴于档案内容较多，因此可以借助互联网技术，将其转码为电子文件。与此同时，档案体系的建设也不容忽视。在将纸质档案转码为电子档案后，应当建立相应的系统将其归类，以方便后续管理和调取查阅等工作。

集中管理的概念来源于管理学的专业内容，它是数字化档案管理的一种有效模式，并且因其优势明显已经得到了广泛应用。这种管理模式能够以功能明确的领导核心对数据庞大的数字化档案进行归类，并且按照其内容关键词进行集中管控，以保证其来源和后续储存过程的清晰明确，同时还能够提升其实效性。集中管理的模式已经在多数国家投入使用。

集中化管理的意义在于借助统一的管理模式和管理制度，将数字化档案按照信息内容进行合理编排后统一管理。这种管理方式能够保障数字化档案的安全性，同时有利于提升其质量和管理效率。借助互联网云数据的优势，集中化管理能够便捷各部门之间的档案共享。

无论是新型数字化档案，或者传统的纸质档案，集中化管理都能够体现出其独特的优势。建国初期，集中化档案管理模式以标准化的管理方式为主，并且这种模式被应用于多多家档案管理机构。如今，随着互联网信息技术的发展，档案管理模式逐步得到优化，其机制和体系也得到了有效的革新，因此集中化的档案管理的灵活性也得到了有效提升。此外，相关部门已经建立健全了一套完善的档案集中管理规章制度，对其人力资源的配置工作进行了优化，从而在便捷档案管理工作的同时，也为数字化档案管理的进一步转型升级提供了宝贵经验。数字化档案的标准管理流程包括填报、整理、归档、检索、储存和使用等多个环节，因此为提升档案内容的真实性，同时保证其有效性，应当采取标准化的管理方式保障档案的安全。作为知识的载体，档案记录着历史的发展足迹，因此档案的保护和管理工作不容小觑，应当对其进行针对性地管理，并且及时优化改良管理技术和管理制度，使档案管理工作紧跟时代的步伐。

二、档案管理数字化发展面临的问题

（一）数字化建设较为片面

在互联网信息技术高度发达的先进，档案管理的信息化建设已经取得了一定的进步。然而，诸如数字化档案建设工作不到位、数字化程度较低、档案管理工作受到多方面限制的情况仍然多件，产生这些问题的原因在于档案管理信息化建设的过程中，数字化建设并没有落到实处。计算机只是作为记录信息的辅助工具存在，其本质上仍然是传统的人工管理，因此计算机本身处理和分析数据的作用没有得到体现。这种“换汤不换药”的管理模式并未从本质上实现档案管理的创新，反而增加了人力财力物力的成本，因此得不偿失。

（二）各部门之间并未形成统一化管理

档案管理工作需要多部门合作完成。在数字化建设的过程中，档案管理人员应当充分调度多个部门进行合作式管理，若部门之间互动交流不足，则会形成独立式的管理模式。如此则即便每个部门各自管理档案的水平有所提升，档案管理的整体工作效率仍然止步不前，难以实现真正的管理优化。这种独立式的管理模式同样也会导致管理成本的增加，甚至会因软硬件配置和管理人员配置不到位而对档案标准化管理工作产生负面影响。

（三）档案数字化管理存在风险

随着互联网信息技术的发展，多媒体与计算机技术已经渗透进入各个领域。互联网技术的特点在于便捷、迅速、针对性强，但其同时也存在着信息安全管理不到位等一系列问题。若档案管理系统遭受病毒或黑客侵袭，则会对档案内容的安全性和真实性产生不利影响，从而使档案管理工作难度加大。此外，电子编码技术本身也存在着一定的风险，因为电子编码能够被无痕化修改，因此若档案内容发生变动，管理人员无法及时发现。因此，档案管理人员应当定期检查档案内容，避免相关违法行为造成的损失。

三、档案管理数字化发展的对策

（一）全员重视优化档案管理思维

档案管理人员应当具备一定的管理思维，因为思维是指导实际工作的纲要。作为一种带有鲜明时代特征的主观认知，档案管理思维受到诸如文化水平、专业知识等多种因素的影响。随着互联网信息技术的迅速发展，目前对档案管理思维影响最大的因素在于信息技术。随着数字化时代的到来，我国的档案管理工作正在朝着数字化、信息化的新方向迈进，因此新时代档案管理人员应当重视自身的信息化管理思维的培养。

首先，档案管理人员应当具备优化存取导向思维。存取是档案管理工作的本质属性，而长期、安全则是对管理工作的要求。为保障档案的真实性和实效性，应当重视其存取过程，采用数字化技术拓宽档案信息的流通渠道，使档案信息资源电子化。其次，管理人员应当具备优化信息服务思维。用户的需求是指导档案管理工作的方向盘，档案管理人员应当及时归纳总结用户的反馈，争取不断提升用户的满意度，并且充分借助互联网技术的优势，将信息档案服务模式取代实体档案服务模式，从而提升管理的数字化水平。再次，档案管理人员应当优化信息管理思维，采取科学、合理、规范的管理手段保护电子档案的信息安全。同时，应当充分借助先进技术的优势，提升档案管理的智能化水平，从而使管理效率得到提高。

（二）重视档案管理数字化工作风险

数字化意味着以互联网和云数据储存模式为依托，因此数字化档案管理方式面临着计算机网络中的系列安全隐患。这些安全隐患可能造成档案内容的变更，甚至导致档案丢失，为相关部门造成严重的经济损失。因此，管理人员应当重视管理过程中的系列风险。首先，关于信息丢失，工作人员应当在纸质档案转码的过程中及时检查扫描设备的工作状态、网络稳定性和链接安全性等因素，同时应当认真仔细进行录入，避免在文件扫描或手动录入的过程中因可避免的因素导致档案编码错误。因为档案信息量巨大，若出现纰漏则很难在短时间内予以纠正。其次，工作人员应当留意信息盗用和文件损坏的风险。即应当将档案内容进行加密或者备份，但即便如此仍然不能放松警惕，因为网络硬件本身可能对档案内容造成影响，且部分病毒软件或黑客能够破解密码，导致数据变更或档案丢失。

为有效避免档案数字化管理过程中的系列风险，相关人员应当首先对信息加密技术济宁优化。不同的档案对保密性的要求有所不同，因此所设置的密码难度系数也应有所差异。若用户需要访问档案系统时，应当首先弹出验证身份信息的窗口，同时应当对工作人员的访问权限加以限制。其次，应当提升防治病毒软件或黑客攻击的能力，及时检查计算机防火墙的安全性能，如发现漏洞应当及时修补，发现计算机遭病毒侵袭时应及时杀毒和全面检查，从而将安全风险降至最低。再次，档案管理部门应当建立健全一套完善的风险防范和预警系统，使数字化档案管理中风险的规避工作有章可依。

（三）重视组建专业档案管理人才队伍

相关部门应当重视对专业档案管理人才团队的组建工作，并且应当在组建团队的过程中遵循“以人为本”的理念，将提升管理人员工作效率和职业素养放在首要位置。管理人员的专业素质对档案管理工作的效率产生重要影响，随着互联网信息技术的不断迈进，数字化和信息化势必将成为未来档案管理的新模式。为实现档案管理团队的与时俱进，管理人员应当树立“终身学习”理念，主动进行自我反思。此外，管理高层也应当重视人才培养和人才引进的工作，提升档案管理团队的工作效率。

首先，管理高层应当定期组织管理人员培训活动以提升其职业素养和风险规避意识。在培训活动中，管理人员将接受关于档案安全、风险防范、法律法规等诸多内容的讲授。其次，应当将数字化技术培训纳入管理人员培训的范畴，使档案管理人员能够与时俱进，学习和掌握必要的信息技术能力，并将其与档案管理的专业知识相结合，提升自身的业务水平。再次，应当制定一套完善的管理人员考核评价制度，从多个方面对管理人员的工作进行评价，使其能够取长补短，不断进行自我提升。最后，管理部门应当以认真严肃的态度对待人才引进工作，以管理人员的实际业务能力为选拔标准，致力于组建工作能力强、管理思维成熟、风险防范意识到位的新时代数字化档案管理团队。