完善企业流动人员人事档案管理工作的路径探索

2021-11-27张文博

魅力中国 2021年31期

张文博

（哈尔滨市流动人员档案服务中心，黑龙江哈尔滨 150000）

前言

因为社会的发展以及科技的进步对于企业发展的人事档案管理都有了不同的要求，并且在现代化的过程中，人员的流动变化得越来越快，对人事档案管理的工作方式以及管理方式都要进行创新。虽然在现在的发展中企业已经认识到了人事档案管理对于企业发展的重要性，在进行相关的改革，但是仍旧有很多的问题在妨碍档案的管理和发展，所以要对这些问题进行研究分析并且做出相应的处理。

一、企业进行人事档案管理的意义

档案的管理工作对于人才来说有着一定的参考价值，是一种最原始的记录，有着一定的真实性以及权威性，这也是对过去的工作和经历有最真实的记录，从客观的角度记录了实际的情况，作为最直接的证明[1]。对企业发展来说，人事档案管理就是企业在成长中的记录，是将最基础的信息做以集中的记录，可以很好地反映出企业的发展规律。这也是为企业后期的计划制定提供一定的依据。

人事档案的管理也是企业建设管理过程中的必然法治要求。企业在进行生产的管理方式、经济管理以及人事管理的过程中都要有相关的纸质记录或者是电子资料的记录来作为依据。为了保证企业在人事档案管理中可以发挥出一定的作用，有关的法律文书就明确的指定出，无论个人还是企业都有档案的保护义务，并且要加强各级的人民政府督促档案的领导将档案的建设列在国民经济的发展中。

企业的人事档案管理是国家要求设置的相关信息的管理部门，档案的内容有一定的保密性[2]。现在的时代是一个信息化的发展时代，在社会的变化中，数据信息已经变成了一种很重要的资源，恰巧人事档案管理就是提供了一定的数据支持，为企业的管理发展提供活动的依据。在发展中进行人事档案管理的主要包括机密文件的储存、人事资料的储存以及工资等等多个方面的内容，提供全面的档案查询和整理。

二、流动人员的人事管理发展现状

（一）没有一定的重视

现阶段对于流动人员的档案管理来说，存在很多的问题。在很多的中小型企业中，对于流动人员的档案管理并没有很重视，也没有认识到对于企业发展的重要作用，只会找一些小型的私人企业来进行管理[3]。没有专业的人员；来进行专业的管理，这样对于流动的人员的档案来说都会受到一定的损害。

（二）管理模式不合理

在过去的社会发展中，因为经济市场相对比较杂乱，所以在很多的时候并没有建立专门对于流动人员的档案进行管理的机构或者是部门，就导致很多的流动人员的档案由相关的用人企业来代替管理，对于代为管理的单位来讲，并没有相关的设施设备以及合适的管理方法，这样就会使档案在随着人员的流动中有丢失以及破损的现象出现。

（三）交接程序不科学

流动人员在离开以及离职的过程中要进行人事档案相关的交接工作。但是有些流动人员对于档案的重视度不高，并没有将档案进行转交由相关部门进行统一管理，这样在手续的交接中导致档案的遗失以及档案受到损坏等等问题的出行，最后就会导致的日后的工作以及相关事情的办理过程中出现很多的麻烦事情。还有的部门为了节约在人事档案管理中的成本投入，没有在流动人员的档案管理中投入相匹配的人力物力，这样最后就致使档案的杂乱[4]。

三、流动人员的档案管理问题

（一）人事档案管理意识弱

因为在企业内部的管理工作中所涉及的内容比较广，很多时候都只是看重所带来的经济效益，所以就将人事档案管理忽视得很彻底，更加不重视流动人员的档案管理。甚至有的人认为在企业的人事档案管理部门的工作只是进行数据的保管，这要保证档案数据的不遗落以及不被损害就好了，对于档案的管理工作意识比较弱，这种想法就会有很大的影响，妨碍人事档案管理的有序发展。企业中华的管理者意识不足，没有正确地对待人事档案管理工作，所以在工作中的投资较少，而且忽视人事档案管理对于企业的发展的重要作用。

（二）流动人员档案工作不规范

从管理的本质上来说，档案的管理是有两个不同的价值，就是凭证功能以及具体的应用功能[5]。将二者做以比较来看，在档案的管理中实际的应用功能相对比较重要一点。在实际的人事档案管理环节中，工作人员常常是将对档案资料的收集来作为整个工作的中心内容，从而忽视了对资料的整理和归类，并且没有及时进行流动人员的档案更新。只有对档案信息进行分类管理和收集，及时做好材料的补充和完善，这样在档案查找的过程中才可以方便快捷地完成。如果没有统一的进行分类系统的管理，就会降低档案的使用率，相应的检索能力也会降低，主要原因就是因为没有专业的技术人才来进行档案的系统整理分类，也没有严格地进行资料管理的制度要求。

（三）人事档案管理的方式落后

有些企业依旧是使用传统进行人事档案管理的方法，这对于现阶段中社会发展下，企业的发展十分不利。除此之外，档案的管理工作人员的工作能力不是很强，并且频繁地进行管理方式的变化等，都会使档案的管理工作不能受到重视。并且在档案信息的收集整理过程中也会出现工作水平不高的现象。在很多的企业发展中，对于人事档案管理没有一定的重视理念，也没有针对性地进行工作管理，甚至于将人事档案管理的人员调换到其他的后勤工作中去，这样就致使人事档案管理只是虚浮于表面的工作，没有一定的专业性和合理性[6]。很多在流动人员的档案记录中评价和表现都是上级的领导进行的，所得结论都是差不多的内容，这样不能很好地反映出流动人员的具体工作水平，在后期的工作中容易发生因为档案资料问题影响流动人员工作的转换，不得不放弃自己的人事档案。

（四）流动人员的档案交接不符合规定

在社会市场的发展中，在随着人才的不断流转中，对于劳动的管理制度以及用人的相关制度都在发生着变化。档案随着人员的流动而流转，人事档案的具体管理部门要根据人员的工作单位变化而将档案转交给相关的工作企业，要是档案的管理范围与人员的实际管理范围相同。但是在一些企业因为制度的改变，在人员的辞退后并没有按照相关的规定将档案资料进行转交，在发展的过程中使档案丢失；还有一些企业在人员的聘请后，没有按照相关的档案规定去进行人事档案手续的代办，没有及时地进行档案的交接；在流动人员的人事档案的交接的过程中没有做好记录，这样使档案的查询出现很大的问题。

（五）档案的管理人员素养不高

在企业中原来进行人事档案管理的工作人员，因为现阶段时代中信息技术的迅猛发展，所掌握的专业知识已经没有办法很好地适应现代化的信息人事档案管理，就导致对于专业性的人才很是缺乏。在档案的管理工作中常常都是一人兼职人事档案管理工作，日常也缺乏对相关的专业知识进行学习和培训，不能很好地提升人员的业务能力。并且在对档案进行审核中，发现很多的干部资料并不齐全，还会出现资料作假和档案断档的现象，甚至在有的资料中发现涂改的样子，这样就是档案材料失去了真实性，这也是阻碍在企业中人事档案管理的发展因素。

四、完善企业中流动人员的档案管理措施

（一）转变管理思想，加强工作重视

在企业的发展中首先就是要转变对于流动人员的人事档案管理的领导思想，将人事档案管理工作落实在实际的工作中，并且在日常的工作中给予一定的重视，并且将档案的管理工作作为发展建设中的重要内容来进行。尤其是在流动档案相关的知识与管理人员和流动人员进行宣传教育。

对于档案的管理人员可以定期举行专业的培训，以此来提升管理人员在工作中的积极性，从而可以提升整个管理工作的质量[7]。对于流转人员来说，明白人事档案对其的重要性，关乎于后期工作的调换，甚至是升职和后期的生活。人事档案的管理工作是有着严格的规定，各项人事档案管理都做以明确的规定，可以很直观地反映出流动人员的个人工作素养以及用人企业的用人中。作为人事档案的管理人员，要明白档案的管理工作对于企业来说有很大的作用，认真并且负责地进行管理工作。还可以根据企业的实际发展情况以及人员的实际情况来制定相应的激励制度，激发工作中的人员潜能，让人事档案管理变得更加规范。

（二）加强人员培养，提高专业素质

企业中的档案管理人员要有一定的专业能力，懂得管理的相关知识，熟悉有关人事档案管理的有关规定，掌握各种工作的技能。在新时期的发展中对于人事工作也有新的要求，所以，要建立健全关于流动人员的人事档案在内部进行管理的制度。加强各个环节中对流动人事档案管理的重视，还要注重对进行流动人事档案管理工作人员的培训。引进专业的技术人才，并且设立相应的专职岗位，强化对人员的专业培训，从而使人事档案管理变得数字化以及科学合理化。

提升流动人事档案管理人员的实际工作能力，要加强管理人员对于自身工作认知，可以熟悉档案管理的相关内容，并且可以根据企业的实际发展制定发展计划，进而可以高效地完成人事档案管理[8]。不断地加强对管理人员的培育，学习相关的人事档案管理经验，拓展自己的管理思维，学习先进的管理观念以及相关的理论知识，从而更好地促进人事档案管理的发展。