基于大数据的高校人事档案信息化建设研究

周荷平

（绍兴文理学院元培学院，浙江 绍兴 312000）

前言

我国当前阶段的高校人事档案业务管理正在面临着非常严峻的挑战，系统中繁杂且数量庞大的数据信息，会让工作人员变得应接不暇。伴随大数据时代的来临，人们可以凭借信息技术方面的优势，对高等学校内的信息档案进行收集、录入、整理和应用。所以，凭借大数据技术平台，高校人事档案信息建设工作能够取得更为有效的成果，同时这也是各大高校在时下重点关注的热点话题内容。本文基于此展开研究，希望能为相关人士提供参考价值。

一、简述大数据时代

（一）定义

将时间回溯到2011 年，麦肯锡公司正式提出“大数据”这一时代理念，该技术主要源自现代化信息技术的不断发展。但是，什么是大数据、大数据时代的定义是什么，人们一直没有足够精确的答案对其进行定义。既有人认为大数据是利用现代信息基础优势进行数据处理，又有人认为大数据属于一种新时代技术架构形式，利用计算机高速运算的优势对关键信息进行捕捉，进而找出更多具有实际价值的相关数据[1]。笔者结合目前国内外研究成果，总结大数据时代的基本概念为：“利用大数据技术来作为目前社会当中的主要生产工具，并与科学相同，同样成为一个独立的领域。”

（二）大数据时代发展特征

无论大数据被人们怎样定义，均会具有属于自身的独特属性，一般会表现为下述四方面的内容：

1.数据量大，一般是指利用计算机捕捉到的各方面数据信息资源量日益增多，这种情况产生的主要原因是当前网络用户数量不断增加，网络上遗留的个人数据也会变得越来越多。传统计算机技术所能够储存的数据完全无法与大数据技术相比，大数据技术诞生的初衷就是为了能够实现对大量数据的储存、加密、共享和传输，因此，这也是大数据技术的核心特征，是分辨大数据技术的最佳方法。

2.信息数据形式变多，一般是与传统信息化技术相对比，新时期大数据时代不仅具备基本的图文、表格等数据表达形式，同时还可以提供二维码、音频、动画、视频等更加多元化的数据模式，可以为人们提供更多、更自由的使用方式。

3.实际价值密度低，一般是指大数据资源信息总量正在变得越来越大，人们在此前阶段仅能够从较为有限信息资源中寻找自己所需资料内容，但是现阶段的大数据模式能够为人们提供更大的数据搜索范围，与此前进行比较，数据利用时的实际价值密度也在不断降低[2]。

4.运行处理速度加快，一般是指互联网平台上能够提供的各类型资源变得越来越多，为有效满足消费者的切身需求，更为完善的处理各类相关资源和信息，需持续提升数据信息的处理速度，在提升信息处理速度之后，才可以为信息管理领域体现出节能且高效的信息处理优势。

二、大数据时代背景下，高等学校人事档案信息化发展的必要性

（一）更好的顺应时代发展提出的需求

伴随现代计算机技术的不断升级发展和数据运行模式的衍变，现代化、高效的档案信息管理工作需要适当的融入更多信息处理技术，增强高等学校档案信息体系建设，能够进一步改变此前阶段的手动数据录入方式，在此之后的信息整理和信息归纳等工作模式也会同步发生改变，这样的发展背景更加符合信息化时代发展对高校人事档案建设提出的要求[3]。同时，大数据技术也象征着未来档案领域的发展方向，高效率化、高安全性、高稳定性，都是未来档案领域的发展需求，这是由于传统意义上的书本档案已经存在着丢失的趋势，并且，传统档案管理的效率相对较低，无法满足当代的需求。

（二）档案服务功能拓展

各类型信息化技术和处理手段的不断升级与创新，带动了便捷信息处理软件领域的发展，例如：北大之星、软件之星、易度文档、智得软件系统等信息处理软件应运而生。这些软件仅需要获得对应的应用户名和账号密码就可以进一步实现信息资料的自动化处理。在此期间，高校对各方面人才的信息资源处理途径也会变得更为集中，如果需要针对特殊型人才进行查询，还可以直接利用搜寻功能直接对相关资料进行搜索[4]。不仅如此，个性化功能的延伸也非常重要，档案毕竟是一种服务项目，其成立的宗旨就是为了更好的服务大众，而随着技术的发展，用户对于档案的需求也在不断提高，人们希望能够得到更适合自己喜好的档案服务系统，因此，目前各大高校也都在这方面下功夫，希望能够提升档案服务的个性化。

（三）提高信息档案管理工作效率

处于信息化建设阶段，办公系统正在变得越发完善，管理人员可以针对校内各方面的人事档案信息予以明确分工，同时加以合理的技术合作，在正式经过审查人员的核定后，可以由专业人员利用扫描设备即将其转化成为电子文档并予以保存。采用这种一体化数据信息处理手段，可以最高标准减少固有人事档案手动管理存在的弊端，从而大幅度提升高校人事档案信息管理工作的资料整合效率。从目前的情况来看，我国各大高校人事档案信息的工作效率有所加快，其原因在于人工的减少以及大数据技术的有效应用，大数据技术与人力相比，具备更加稳定和高效的特性，更为适合当今社会高校人事档案的信息管理。

三、大数据时代背景下，我国高校人事信息的档案建设工作的创新对策

（一）迎合“大数据”发展理念，增强信息档案建设意识

就目前科技发展状况分析，大数据时代属于未来阶段的网络发展的必然趋势，当前阶段的高校人事信息档案管理工作，属于社会上应用信息资源比较频繁的领域，因此需要进一步贴合大数据时代在当下的发展理念，在根本上提高学校自身的信息档案管理意识[5]。不管是校方还是图书馆高层管理人员都应当充分了解到大数据技术的核心概念、具体表现形式以及相应的知识体系，不断丰富自身的知识面，迎合全新的技术与概念，更新传统的信息档案管理思维，并且，还需要充分提高对于大数据档案建设的重视程度，不断加大资金的投入，满足信息档案体系更新换代的资金需求。

例如，时下各个行业领域的信息档案建设模式均在积极迎合大数据时代发展要求，首先，高等学校同样需要紧随时代发展脚步，在发展观念方面做出变化，革新传统手工人事信息档案整理模式，对其他同类学校的信息化信息档案管理模式进行借鉴，可以进一步衍生出适合本校发展的建设目标，在此之后可以制定出更为明确的建设任务和发展方案。其次，对于扫描仪和计算机等现代化信息处理设备，能够为后续阶段的信息档案建设模式奠定良好的发展基础；最后，提高校内人事信息档案建设人才的培训和招募效率，为相关工作人员定期开展教育培训活动，保证该领域的工作人员能够及时了解行业最新发展动态，在工作中合理应用先进技术，为高等学校人事信息档案的建设工作打开新局面。

（二）组建“大数据”信息平台，进一步实现信息档案资源可视化管理

大数据信息平台是基于大数据技术所构建的信息载体平台，该信息平台的实现象征着高校对于大数据技术的掌握程度以及利用程度，同时还能够从根本上为人事信息档案管理改革提供机会和环境，因此，该信息平台的搭建势在必行，是每个高校都应当着手去做的一件事。高等学校人事信息档案管理部门掌管着全体在校师生的信息资源数据，会记录大批量在职教工的政治面貌、自然状况、教学成绩、职务分工等。处于“大数据”时代背景下，针对数据的标准性和开放性建设工作是一项根本性任务，对于不同高校、学院内的人事信息档案管理工作而言，这些领域中均会存在一定的差异性。所以，在信息档案建设工作中，需要构建更为完善的“大数据”信息处理平台，用以更好的保证每一个教职工的个人信息都能够实现可视化发展[6]。

例如：“大数据”平台中，可以将不同高校内的专业讲师、教授等人力资源进行汇总，然后在开放性较强的平台上针对某一类型的专业问题展开讲题活动，对整合出的各方面相关内容进行集中处理，然后总结出讲题活动中效果最为显著的方案和对应的活动人选。此外，在该平台上，还可以针对高校内部人力资源的信息进行图形化、文字化、视频化的处理，方便用户在使用该平台时能够直观了解到信息内容，通过图形和视频来识别教职员工的身份，这样能够加强平台的实用性。

（三）凭借“大数据”信息技术，实现信息档案资源再次利用

高等学校人力资源系统承载着学校在未来阶段的发展使命，在学校未来的信息化建设中具有重要作用，同时也能够为学校的科研、教学、社会服务职能提供更为重要的信息技术支持，在这样的情况下，高校教师资源配置的合理性和高校人力资源的合理布局也能够为高校信息档案的建设提供更为有效的保证。

在高校中正式建立起人事信息档案资源处理系统之后，能够通过信息化处理平台对相关数据进行综合性优势对比处理，进而针对高校现有人事信息档案资源做出更为详细的分析和应用，对现有教师工的人员分配、教学经验、学历等级、年龄结构等相关信息做出有效处理，在第一时间总结出本校人事资源的运行现状，更加直观的展现出存在问题的运行环节，对于某环节人力资源、某环节人力资源不足等相关情况进行及时处理。与此同时，进一步优化并调整现有教职工群体结构，为提升学科项目教学水准提供发展原动力。

结语

综上所述，大数据是以信息为主的信息处理时代，伴随着大数据时代的到来，社会上的各个行业领域均因此取得了一定程度的发展，大数据技术也因此得到了有力的证明，同时，各个行业也在面临着前所未有的发展压力，所以，高等学校在构建属于自己的人事档案管理系统期间，需要主动迎合时代发展方向，保持向前发展的势头，这样才可以在未来阶段的建设中取得更为瞩目的建设成绩。