档案规范化管理的策略研究

高萌

（黑龙江省商务经济研究中心，黑龙江 哈尔滨 150000）

当今是信息技术快速发展的时代，企业在发展的过程中对信息的需求逐渐增大，对电子信息依赖程度逐渐升高的趋势使得档案管理部门有必要对档案管理规范化。各个企业在发展的过程中都会产生很多的数据，这些数据对企业未来的发展具有重大的意义，这就要求档案管理部门能够提高档案管理的效率，提高档案工作人员的工作素养，让信息技术和档案管理工作相结合，使得档案管理更加规范化，从而推动企业能够得到更好的发展。

一、档案规范化管理的必要性及意义

（一）档案规范化管理是企业档案管理工作稳定发展的客观需要

如今在信息时代不断地发展下，企业的经营环境也出现了较大的变化，传统的档案管理方法已经不能满足当今企业的发展需求，在一定程度上阻碍了档案的管理效率。因此档案的管理部门应当对档案的管理模式进行创新，使得档案管理可以符合规范化，对于档案管理工作过程中出现的不规范的地方，例如在对档案管理时档案的丢失，损坏等情况，尤其是在一个企业的档案信息中包含着人事档案和财务档案等，一旦这方面的档案出现丢失给企业造成的损害是非常大的。这就要求企业的档案管理部门一定要对档案管理工作加强规范化，严格制定档案管理流程，提高档案管理工作人员的工作素质和效率等。

（二）档案规范化管理有利于提高企业档案管理人员的能力素质

在档案管理工作中档案管理人员的作用是非常重要的。档案管理人员的工作能力会直接影响到档案管理工作的质量。在从前的档案管理工作中，由于工作人员的失误，常常会出现档案丢失或者是遭到破坏的局面，这都是因为管理人员工作态度不严谨以及工作能力不合格造成的。而加强档案管理的规范化，则可以帮助企业发现档案管理人员在工作中存在的问题，督促员工对问题加以改正。另外从档案管理人员自身的角度而言，由于档案管理规范化进程的推进对员工的要求更高，因此工作人员应当对自身在该岗位上的发展以及该工作对工作人员高素质的要求，管理人员本身都应当自觉地提高工作能力和工作素养。

二、档案管理规范化管理的具体策略

（一）提高工作人员对档案管理工作的认识

档案管理的规范化过程中最关键的角色就是档案部门的工作人员，因此加强档案管理部门工作人员对档案管理规范化的重要性是非常有必要的，将会在根本上推动管理规范化的进程。因此企业应当提高档案管理部门工作人员对该工作的深刻认识，从培养员工的工作素养开始，在培养的过程中逐渐地渗透这种认识，例如让档案管理工作的员工可以认识到档案管理在企业发展过程中的重要性，如果企业在这一过程中得到发展对于员工自身的发展来说意味着什么。将从前员工的被动性转变为主动性，进而提高档案管理的工作效率，使其在企业的发展中发挥更加积极的作用。

（二）借助现代化设备

随着信息技术的高速发展，现在很多企业在档案管理工作中都对采用了电子信息化的档案管理模式，在这种模式的作用下档案的管理效率大幅增长，并且推动了档案管理工作的规范化，为企业的发展提供了更加全面的信息，促进了企业发展。档案管理工作的规范化可以与信息化建设相结合，不过在对信息化建设进行应用时需要对转化问题进行解决，例如对传统方法应当如何进行处理，怎样可以提高转化的合理性，从而提高档案管理和信息化建设结合过程中的规范性。

（三）加强对工作人员的技能培训

档案管理过程的规范化通常与工作人员的工作质量、工作效率有着直接关系。基于此，为了确保档案管理工作过程的工作效率，档案管理过程的规范化，档案部门除了要确保工作人员的工作意识外，还应认识到工作人员工作技能的重要作用。同时只有工作人员的工作都具有效率，才能够确保档案工作具有整体上的效率，具有规范化特点。一般情况下，相关单位的档案管理工作向信息化转变后，工作人员的工作性质会发生变化即由传统的纸质档案管理转变为信息模式的档案管理，这种转变更为需求工作人员熟悉对计算机的操作。而以往的工作人员通常会缺乏对计算机技术的了解，同时缺乏对电子档案的管理经验。因此，档案管理部门应认识到对档案管理人员进行操作技能培训的重要性，并积极实行对工作培训，如培训的过程中，促使工作人员掌握基本的档案录入、整理、存储等工作，同时教授工作人员一些工作技巧，以使工作人员的工作效率提高，促使档案管理部门的工作具有规范化。

三、结语

综上所述，在当今时代下，企业要想获得更好的发展，就需要对信息进行更加快速的，全面地掌握。而企业中的档案部门的主要作用就在于对信息进行收集并将信息以各种形式进行保存，再对该信息进行合理地分享。这就对档案管理部门的规范化提出了较高的要求，尤其是对于一个企业的发展来说，档案管理的规范化会提高工作效率，确保档案管理的实效性和可靠性。因此档案管理部门一定要认识到档案管理规范化的重要性，根据档案部门的现状采取相应的规范措施。在对档案管理工作人员进行培训的同时也应当积极地引进相关人才，以提高档案管理部门的整体素养，推动档案管理规范化的进程得到进一步发展。