单位档案管理中的电子档案管理探究

2021-11-27陈玉芬

魅力中国 2021年15期

关键词：纸质载体安全性

陈玉芬

（四平无线电监测站，吉林四平 136000）

电子化档案管理是实现档案管理现代化的产物，是新兴的档案管理新模式。由于电子档案具有机读性、信息存储的高密度性、信息的数字化性等特点，不仅给传统档案管理带来挑战，同时赋予了档案工作新的内涵。

一、电子档案管理的优势

（一）缩短档案管理工作时间

传统的档案管理需要单位人员进行手工记录，耗费时间较长。在实施电子化档案管理下，档案的归档工作更为方便快捷，繁琐的档案管理任务将变轻松，因此，缩短了档案的管理时间，实现档案的及时归档。

（二）提升档案管理的效率

档案的管理主要目的是更好地查阅资料，实现公司内部资源共享以及查阅等。档案的电子化则能够方便查阅人员从丰富的资料中容易找到需要的信息。使得查阅人员有更多闲暇时间处理其他工作事务，全面单位工作人员的工作效率。

二、电子档案管理过程中的问题

（一）自身的安全性问题

电子档案信息的安全性主要涉及档案信息载体和传输载体两方面。载体安全性主要指存储介质对信息是否造成安全隐患。电子档案通常以光盘或磁盘等作为载体，这类载体往往存在不稳定性，可能影响档案的真实反映情况，而且在这类载体对环境温湿度、防磁、防震等条件要求较高，易受影响造成损失，并且保存年限比传统纸质档案小。传输安全性是指网络安全性，互联网时代的发展方便信息的传递，容易实现资源共享。但是，网络的安全的破坏者网络黑客以及不胜防的计算机病毒对电子档案管理造成安全的隐患。此外，电子档案是可改并不留下改过的痕迹，无法保证电子档案的真实性。在单位使用计算机生成公司文件时，拟稿者无法在上面签字盖章，对于日后判定该份材料是否具有真实性和权威性是较为困难的。如果单位有人出于自己的利益删改磁盘中存的内容，对单位的不利。

（二）纸质档案的处理问题

经过多年的纸质传统管理已经留下各类纸质档案是最原始、真实、权威的记资料，都是弥足珍贵的资源。但是电子档案的产生不是纸质档案的消亡的时候。电子档案产生是不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此对于传统档案的安排，需要尽快实现电子化纸质档案，使电子管理档案和纸质管理档案并轨。

（三）对档案管理人员新挑战

传统的电子档案管理工作人员缺乏先进电子档案管理理念。电子化的档案管理使档案工作成为集计算机技术与档案学的综合性的学科。电子档案管理人员不仅要掌握相关的档案管理专业知识，还要不断提升现代化管理技能，才能逐渐适应档案工作现代化需要，从根本上保证在电子时代资料的管理。目前档案管理人员的素质普遍较为低下，知识面窄。关于网络安全、计算机技术和数据库技术、等相关知识匮乏，面对新的知识需要显得难以快速接受，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。

三、完善电子档案管理的建议

（一）加强电子档案的保管

电子档案存储的介质具有不稳定性，易受温湿度、磁场以及黑客入侵等影响，因此，对电子档案的管理，需要建造适宜存放电子档案的专用库房和档案柜。同时使用安全性能高的计算机，一次性写入光盘比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，提高安全性。对于电子档案需要实行双份备份制，一份用于封存保管，一份提供查阅。总的来说，保持良好的温湿度,能满足防晒、防尘、防震等适宜条件，并针对网络安全性，建立备份与恢复系统，确保电子资源的安全性以及受破坏后能得以恢复。

（二）加强网络的安全监控管理，及时有效归档，重要文件严加保管

单位资源的共享离不开网络，对电子档案网络的管理也需要重视，在进入查阅时则需要对通过设置用户进入权限以及对其设置查询口令。并在所属位置安装先进的防火墙或者杀毒防毒软件，避免黑客对电子档案网络的入侵和破坏，积极利用口令管理及数字化签名等先进技术,确保电子档案管理网络的正常运营。在一般电脑系统管理过程中，文件若出现单位人员更改，电脑并不会有此记录，因此，更改的痕迹无处可寻，当因为文件被篡改造成不可磨灭的损失，是不利于单位的发展的。因此，实行实时对文件安全监控是非常必要的，对需要的电子档案进行全程监控并记录,可以尽量避免由于篡改造成的损失。要严格把控电子文件归档，及时对存档文件进行归类记录，实行动态管理。对于重要的秘密文件需要严加保管，实行多份拷贝以及多个保管人员严加保管，保证单位工作正常进行。

（三）提升档案工作人员的素质

随着电子档案实现现代化，对档案工作人员的自身素质要求也越来越高，为了避免在新兴的电子档案操作过程中出现一些失误，所以需要档案工作人员提升自身档案管理工作的知识技能管理，以及职业道德水平，系统掌握相关的电子管理数据库管理的维护工作，努力优化工作知识，以更快适应电子档案工作的需要。同时，电子管理档案作为的新生事物，势必缺少相关的知识体系。因此，工作人员需要有勇于探索和创新意识，才能探索出一条新兴之路，推动电子档案的发展。