浅析新常态下企业办公室管理的问题与对策

张琼琼

（山西焦化集团有限公司党政办公室，山西 临汾 041606）

随着当前社会经济的进步发展，市场经济条件下对企业的要求也在不断提高。这就要求企业必须采取有效的企业管理措施来提高自身的管理水平。新常态下，办公室管理工作作为企业发展的关键内容，应当加强对企业办公室管理工作的重视程度，明确办公室工作人员的工作职责，使其对自身岗位职责产生较深的认识，并且能够肩负起应负的责任，保持积极的工作态度，使自身的工作效率与质量有显现的提升。传统的办公室管理手段已经无法满足当前社会的发展趋势，从而限制了企业的持续稳定健康发展。因此，应当摒弃传统的管理理念，对办公室管理手段进行改革与创新，使办公室管理水平有明显的进步，为企业持续稳定健康发展奠定坚实的基础。

一、新常态下企业办公室管理的重要性

根据目前社会信息化的发展背景，促进我国行业内部也不断进行创新与改革。办公室管理作为企业发展的一项重点内容，该项工作的顺利开展，能够有效促进企业持续稳定健康发展。下面将针对新常态发展背景，对办公室管理的重要性进行深入的研究与探讨[1]。

（一）促进企业员工工作效率与质量的提升

根据目前社会经济的飞速发展，促使企业不断提升员工个人发展水平，导致目前市面上企业之间存在着激烈的竞争关系。而如何在这样的状态下脱颖而出，促进企业更为长远的发展，是企业目前所面临的难题。为了优化这一问题，企业应当充分发挥出自身的优势与价值。从本质上进行分析，企业之间的竞争就是人才的竞争以及技术的竞争，所以企业内部的工作人员是核心。在这样的背景下，充分认识到了办公室管理的重要性，将其有效的落实在企业中，可以帮助企业工作人员能够对自身的工作产生更为深刻的认识，同时在未来的工作过程中能够端正自己的工作态度，提升自身工作质量和效率，进而提升企业整体的工作质量与效率[2]。

（二）帮助企业树立良好的形象

在企业内部落实办公室管理工作，从某种角度来看，可以帮助企业在社会市场中树立良好的形象。从企业的办公室管理水平就可以看出一个企业的实际发展水平。因此，为了促进企业更好的发展，需要企业内部各项工作的有效配合与衔接。在办公室管理工作的开展过程中，可以及时发现办公室工作中存在的问题与不足，然后找出针对性的解决措施，促进企业内部各项工作的顺利开展。企业能够正常运作，可以实现在社会市场中树立良好的形象，那么企业所经营的产品也将会获得更多的关注度，可以得到广泛的重视，从而使得企业可以创作更多的经济效益与社会效益[3]。

二、新常态下企业办公室管理存在的问题

（一）企业办公室管理制度有待完善

在一般情况下，企业办公室管理工作需要在完整的工作制度支持下，使工作能够有序的开展。在科学工作制度的引导下，能够帮助管理人员正确认识自身的岗位职责，并且在日常工作中充分发挥个人专业能力与素质。所以从这一内容进行分析，如果企业内部制度存在漏洞，将会致使工作人员对办公室管理工作以及自身的工作重要性没有正确的认识，管理工作出现低效甚至混乱的现象，对应的办公室部门并不能够及时给出对应的解决措施，导致问题得不到解决，影响范围也将逐渐的扩大，导致企业的发展受到严重的局限性[4]。

（二）企业管理人员能力有待提升

在企业办公室管理工作中，管理人员起着至关重要的作用，应当充分发挥自身的引领作用，对自身的工作内容进行深入的了解，并且影响带动周围同事，不断的提升自身的管理能力与综合素质，从而保证管理工作可以高效的进行。但是在实际工作中，企业有很大一部分管理人员，由于不注重业务学习，不注重提升自身业务能力水平，并没有发挥出办公室管理人员的作用，导致自身的价值没有得到有效的体现。由此看来，办公室忽视管理人员业务能力提升，使办公室甚至企业内部的运转一直处在落后的状态，对当前广泛使用的大数据技术以及云计算技术等缺少合理的应用，导致企业的管理水平一直停滞不前[5]。

三、新常态下企业办公室管理的有效策略

（一）构建完善的管理制度

基于新常态发展背景下，为了促使企业办公室管理工作可以有效的落实在企业内部，企业应当优化目前管理制度上存在的问题，提高管理制度的重视与关注度。通过科学完善的管理制度可以为企业办公室管理工作提供主要依据，使企业办公室管理工作能够有序的进行。在管理制度的优化过程中，可以从以下几个方面进行着手：

1.在原基础上进行优化

在传统的企业办公室管理中，也具备对应的管理制度，从目前企业以及社会的发展来看，传统的管理制度模式已经满足不了当前企业办公室发展的要求，但是从以往的管理效果来看，其中还是具备许多可操作性的制度，为企业的发展水平做出了一定的贡献。所以，在目前新常态的发展背景下，可以在原管理制度的基础上进行不断的完善，可以将其中的内容变得更加细节化，结合目前企业的发展情况，增添一些新的内容，促进企业办公室管理水平的提升。

2.管理制度的民主化

实现管理制度的民主化，企业管理人员应当倡导全体员工一起参与到办公室管理制度的构建中，鼓励员工积极发表自己的言论与见解，借鉴每个员工的意见和建议，可以从不同角度看到企业发展中存在的问题，实现对企业全方位的考察。企业的领导者与管理人员将员工所提出的建议详细的记录下来，作为管理制度制定过程中的重要依据，保证企业的办公室管理制度充分尊重员工的个人权益，通过这样的方式，将会直接提升制度的合理性与可行性。

3.管理制度的有效落实

在管理制度完善后，需要保证其能够有效的落实在办公室管理工作中，使企业管理人员严格按照该项内容开展工作，在实践过程中，不断发现其中存在的不足，并做出针对性的调整，确保管理制度能够充分发挥出自身的优势与价值，为企业的持续发展保驾护航[6]。

（二）提升管理人员素养

从实际工作中不难发现，管理人员在企业办公室管理中所占据的地位与价值。因此，要充分保证管理人员个人素养以及管理能力的提升，灵活的运用管理技巧，发挥自己的关键性作用，促进企业管理水平的持续提升。因此在提升企业管理人员素养的过程中，可以从以下内容着手：

1.人才招聘

在企业的管理过程中，为了顺应当前新常态的发展背景，可以扩展官办公室管理的队伍，结合企业内部的岗位实际情况，注入一些新鲜血液，引进更多的管理人才。在人才招聘过程中，可以针对企业内部实际，对招聘时间以及岗位等进行详细的部署，对于工作内容以及薪资待遇等设置明确的规定。这样才能保证招聘到的人才，符合企业岗位工作内容，并且在实际投入工作中后可以更快的适应当前岗位，发挥出自身优势，以免企业再对企业员工进行岗位培训，在一定程度上缩短了企业时间与成本上的消耗。

2.管理人员的培训

在企业内部运营的过程中，可以定期开展管理人员的教育培训工作，在实际教育培训过程中，可以将工作重点放在管理能力的培养与提升上，进而可以保证管理人员能够在此过程中不断的提升自己的管理能力，掌握目前比较先进的常见的管理技巧与管理知识，实现对企业内部办公室管理工作的全面把控，了解其中的实质性内容，提高对该项工作的重视程度，使管理人员在工作中不断的发挥自身能力水平[7]。

3.员工绩效考核

在接受了一定时期的培训后，企业可以对教育培训的内容进行检验，可以通过考核的形式，了解当前企业管理人员的学习状态以及个人能力。在考核过后，可以将成绩列到绩效考核中，并且与薪资待遇挂钩，作为激励管理人员端正学习态度的主要手段，激发出管理人员的潜能，不断的实现自我提升，同时为企业带来高效的运行状态。

绩效考核的制定在整个绩效考核当中有着关键性的作用，会有效提升绩效考核的激励作用，促进企业员工与企业之间的紧密联系，保证企业自身可以实现健康稳定可持续发展。相关工作人员在实际工作当中应当清楚的熟知运营理念对企业自身发展的影响，从而明确企业的发展目标，结合相关数据制定合理的绩效考核标准，进一步促进绩效考核的科学性，保证绩效考核工作可以帮助企业明确自身的发展方向，进而拓展企业自身的优势，保证在行业当中得到稳定发展[8]。

4.奖惩机制的设定

为了能够激发管理人员时刻保持着对工作的热情，可以制定对应的奖惩机制，在办公室管理工作中对于一些表现好的工作人员，企业可以适当的给予一些奖励。奖励的主要形式是能够激励员工工作的动力，比如，最常见的物质奖励，或者为其提供升职机会等，使公司内部形成一个良性的竞争，让员工处在紧张、活跃的工作氛围之下，调动起员工的积极性吗，进而提升整个办公室的管理水平。

（三）充分起到企业协调工作

办公室管理是促进当前企业经济发展的关键，企业办公室管理水平直接影响着自身的发展。企业日常管理非常复杂，若办公室管理不顺畅，会导致信息交流、信息传递等不够顺畅，进而导致企业内部行政管理体系产生诸多问题。企业相关管理人员如果想要对企业内部实施有效的办公室管理，可以采用信息化的工作方式。在企业内部创建开放化的行政管理模式，可以使企业内部的信息创新更加具有时效性，并且可以促进企业的工作人员对相关规章制度更加了解，更加充分的掌握规章制度之间的关联性。其次，企业的办公室管理人员在创建开放化制度的过程中，应当牢牢掌握工作人员之间信息传递的动态性，以免出现工作秩序混乱的现象，促进企业的长远发展[9]。

四、结语

根据上述文章的叙述，办公室管理是企业在社会上能够持续稳定健康发展的关键因素。所以企业应当加强对该项内容的重视程度。根据目前社会经济的进步，一起探索新常态下企业办公室管理的有效手段，全面提升企业的社会效益，加强职工之间的良好沟通关系，创建良好的工作和学习氛围，从而保证企业能够科学稳定健康发展，促进企业各项发展目标的实现。