档案信息化管理的优势及安全问题探究

聂聃

（中共通化市东昌区委党校，吉林 通化 134000）

现代社会发展视域下，党校档案管理工作在具体开展过程中，应用传统管理模式已经无法适应当前社会发展需求，并且存在某些问题，要想更好地提升档案管理安全性，就应该将档案信息化管理工作重视起来，以信息技术为依托，实现管理创新，不断优化管理方式和方法促进各项工作顺利开展，从而为档案管理朝着信息化、科学化和现代化发展奠定坚实基础。

一、档案信息化管理的优势

（一）有利于实现资源有效利用

传统档案管理具有一定滞后性。主要表现为收集、整理、检索和保管资料都是通过人工形式，工作人员在管理过程中既消耗时间，又要投入很多精力，档案管理工作还会受人为因素影响造成一些问题，比如，档案信息获取出现不准确和不及时等，档案信息化管理优势就是能够实现资源有效利用，通过信息技术管理相应的党校档案工作，一定程度上促进管理模式创新，给管理工作增加了技术含量，降低工作管理人员工作量，让其将更多时间致力于其他工作出中。同时，在增加储存量和提升管理人员工作效率同时，还有效提升管理质量，避免出现各种资源浪费问题，提高资源使用率。

（二）有利于推进各项管理平台归档控制

在过去档案管理工作中，对于业务资料管理等平台，在具体管理时，首先需要设计相应纸质信息，在开展与之有关编目保存工作。如果实现档案化管理，只需要在初期将相应业务平台接口加以开发，之后的各项保存以及归档业务都可以实现自动完成，完全不需要人工来进行操作，进一步推进各项信息系统的有效管控，实现管理平台归档管理。

（三）有利于促进远程服务

档案信息化管理的有效应用，能够实现资料共享以及远程传递[1]。在传统档案信息管理过程中，通常情况下，档案使用者往往要通过档案管理部门，以传真或邮寄形式来获取信息，这种方式存在不便，利用数字化档案管理，就能发挥数字网络最大效应，短时间内将所需要档案材料信息共享给各个使用者，从而降低信息获取成本。并且传统档案管理以“实体信息物理管理”方式为主，无法实现远程服务，加之科学技术水平有限，难以实现各类信息空间转移，将网络和通信技术使用其中，可以实现党校档案信息化管理，相关人员可以进行远程检索，促进资源空间转移，对于同一档案信息资源可以在不同地点进行检索，并且将其打印出来，避免空间限制与约束给管理工作带来的不便。由此可见，档案信息化管理有利于促进远程服务这项功能的实现。

二、档案信息化管理面临的安全问题

（一）管理观念较为落后

当前，部分党校在档案管理工作中，由于管理人员思想观念较为落后，没有正确认识信息技术给管理工作带来的优势，依然采用人工管理的模式，不管是档案清点，还是档案整理和编号，都要依靠人力来完成，此类管理模式需要消耗大量人力、物力和财力，并且无法保证工作效率，加之档案管理工作具有复杂性和繁琐性，通过人力管理过程中，经常会出现失误，大大降低档案信息准确度和真实性。这种传统管理模式，已经给党校档案管理工作带来不利，因此，就需要重视信息化管理模式带来的优势。

（二）缺乏完善管理制度

传统档案管理工作中，主要是以“纸质档案”为主[2]。不但需要本单位进行盖章，而且需要相应的领导人员签字并确认，合法性和真实性在鉴别过程中非常容易。然而，在进行档案信息化管理后，主要是以“电子档案”为主，这类档案极易被复制和修改，在某种条件下影响档案本身合法性与真实性，造成严重影响，给档案信息化管理工作造成安全威胁。要想进一步实现党校档案信息化管理质量，防止各项安全问题，就需要构建完善档案管理制度，以此来确保各项工作有序开展。当前，我国部分党校由于信息化建设较为缓慢，加之缺乏丰富经验积累，使得自身管理制度不完善，以规章制度为例，经常存在漏洞，这种管理制度，会对档案信息收集、汇总和分类造成不良影响，阻碍档案信息化管理的进程。

（三）信息化管理环节存在安全隐患

在档案信息化管理工作中，经常会存在安全隐患[3]。由于信息化是通过互联网进行传输，在档案信息化的管理中，不同的计算机系统有着不同的管理方法，一些档案信息的数据占有量会随着时间的推移不断增加，管理人员对信息保存方式也多种多样，基于网络的开放性，在信息化管理中需注意计算机被病毒侵入，这类病毒会给信息化管理工作带来不利影响，对档案管理相关系统造成破坏。除此之外，保存档案信息过程中，电子档案使用期限也会受到硬件/软件系统、管理平台等因素影响，在这过程中，如果没有及时将这类因素考虑其中，容易造成档案信息丢失和受损等安全问题。

三、提升档案信息化管理安全问题的有效措施

（一）树立正确管理理念

在党校各类工作中，档案管理扮演着重要角色，作为核心内容，对党校实际管理水平和质量起着推进作用[4]。做好档案管理工作在某种条件下可以尊重党校发展史，保护好与之相关历史资料。想要提升管理效果，相关人员就需要树立正确思想观念，认识到传统管理方式已经不能适应现代社会发展需求，及时改变传统管理模式，正确认识信息化管理重要性，根据社会发展需求，将信息技术应用在档案管理工作中，推进档案信息化管理工作，促进档案管理更加快捷、方便以及安全，提升工作效率。尤其是党校领导人员，应充分了解信息化管理优势，不断进行探索，实现管理模式创新。

（二）完善基础信息设备资源

信息技术可以为党校档案信息化管理提供技术支持[5]。但是要想将这一技术进行有效利用，离不开各类基础信息设备资源，由于党校在档案管理过程中，最初是以纸质形式为主，随着信息化技术的利用，应及时将现存纸质档案录入到对应的计算机管理平台中，这项工作离不开各类基础信息设备资源的使用，因此，完善基础信息设备资源就显得尤为重要，它能够实现信息数据的数字化管理，利用摄影、扫描以及录入等手段，将档案信息进行收集、储存和处理。传统档案管理工作中，以“人工”为主，很少借助辅助设备，使得计算机应用设备较少，要想实现信息化管理，就要加大资金投入，采购相应档案管理基础设备，包括计算机、扫描仪以及照相机等工具，确保信息资源具有多样性和实用性，为管理工作提供基础条件。

（三）健全档案信息安全管理制度

健全档案信息安全管理制度在某种程度上可以为管理工作增光添彩，促进档案管理更加安全[6]。对于各类档案信息资源应实现有效管理，尤其是原始档案，应发挥制度以及法律规范的约束作用，为档案信息化管理工作顺利开展提供重要保障。在党校信息化档案管理工作中，可以从以下几个方面入手，来保证档案安全。首先，将档案管理相关信息程序进行完善，可以通过引进和邀请具有高技术以及专业性的人员来编制管理程序，不但能够进一步提升编制质量，而且还可以实现程序安全。与此同时，还需要重视杀毒软件的使用，在选择过程中，应选择官方正版，这样能够有效降低各种资料信息被病毒感染概率。其次，建立健全档案信息化管理安全管理制度，并将其贯彻落实到位，以“责任管理制度”为例，实现奖惩机制和个人责任制，明确工作人员主要职责，并且对管理人员工作态度与行为严格规范，对于优秀管理人员要及时奖励和表扬，对于在工作中出现重大失误人员，应严格加以处罚，并且警示和通报，提升档案管理人员工作质量，使得各项工作具备规范性和合理性。最后，做好纸质档案管理工作。保证档案信息安全过程中，应将纸质档案管理这项工作做好，因为电子档案无法从根本上代替纸质档案，作为最原始信息资料记录，纸质档案最为基础和可靠，在档案信息化管理工作中，应充分利用电子档案利用能力和纸质档案保存基础性，实现两者有机统一，为管理工作创造有利条件。

（四）重视不同环节防范措施

党校信息化档案管理过程中，应加强各个管理环节防范措施[7]。以“技术防范”为例，关注一下几个方面：1.实施数据加密技术，在档案信息传输过程中，数据加密技术可以通过特殊算法处理，将各类数据、文件以及信息转变成无法读取代码，也就是我们经常所说的密文，只有输入对应密钥后才能将具体信息内容呈现出现，以此来保护档案信息安全，避免不法分子的窃取和篡改。2.采用签署技术，一般情况下，电子签署技术包含两种，分别是证书式和手写式数字签名，这项技术可以对文件出处以及作者进行有效确认，可以保障文件内容不会被他人任意修改。3.进行权限控制，这一技术可以实现档案信息用户身份的有效访问与验证，约束无关人员行为，通常而言，是为每个合法用户提供相应通行证，主要以特殊符号、字母以及数字组成，只有将正确信息输入进去，才能获得访问权限，同时，管理党校相关工作人员，可以按照档案保密级别和访问者身份，管理和控制用户访问权限，保证档案信息化管理工作安全运行。4.利用监控技术，互联网的发展，使得监控技术应用在各个领域，档案信息化管理中，也可以有效利用监控技术，主要可以在档案馆和外界网络之间，设置相应障碍，从进出两个方面加以监控，对档案信息数据系统进行科学管理，筛选不良信息，不仅能够避免出现非法访问档案管理信息的行为，还能将非法输出的机密档案问题加以预防，确保档案信息化管理数据库免受任何威胁，保证档案管理安全。

（五）增强工作人员信息化水平和安全意识

一方面，要重视档案信息化管理工作人员信息化水平。定期对管理者进行培训，对于在职人员，需要将其组织起来，学习先进信息技术知识，以此来为档案信息化管理工作提供有力保障。同时，还要重视高技术和高素质人才引进，为管理工作注入新生力量，提升党校整体管理水平，避免管理工作中面临的安全问题。另一方面，提升工作人员安全意识，在日常管理过程中，强化档案信息保密意识，对行业出现的各类安全风险及时加以关注，特别是信息窃取这类行为，应重点预防和控制，将档案信息化管理各项工作做好。

综上所述，想要从本质上将提升党校档案管理安全，促进档案信息化管理模式进一步提高，相关人员就需要综合考虑各个方面影响因素，树立正确思想观念，充分认识信息化给档案管理工作带来的优势，并且对目前档案信息化管理中存在的安全问题进行仔细分析和探究，找出科学的解决措施，通过构建完善档案管理体系，建立健全相关信息化基础设施和资源，保证档案信息化管理工作朝着多元化发展，以此来确保档案管理安全度，为党校信息安全保驾护航，推进经济社会有序发展。