“互联网＋”与高校公文写作融合的理论探索

郭易彤

（天府新区通用航空职业学院，四川 成都 620500）

互联网+、云计算、大数据等新词的诞生，标志着数据时代的到来，人类的生活和工作已经与互联网紧密相连。“互联网＋”是一个新兴产业，它以互联网为平台，充分利用信息和通信技术，将互联网融入现实社会的各个领域，高校公文是各级行政机关在日常工作和管理中使用的具有一定法律效力的书面文件。高校公文的存在不仅为高校的活动和工作提供了法律依据，而且为高校工作人员提供了规范的行为准则，因此，进一步将互联网纳入高校公文写作具有重要的现实意义。

一、互联网背景下的公文

（一）形式多样、信息集成

互联网背景下的公文是传统纸质公文与现代信息技术的结合，称为电子公文，电子公文是以传统的书面公文为基础，与电子技术相结合，利用现代信息管理技术，以数字形式存储在特定媒体上，由计算机系统读取、处理并传送给用户的公文，表现出媒介多元化和信息网络化的特点。但电子公文保留了公文的本质，具有公文的基本特征和功能，具有与纸质公文相同的法律效力，能更好地服务于高校行政事务工作。

由于纸张的限制，传统公文只能记录文字等平面信息，不能处理电子政务中文字、声音、图像等公文。而电子公文能够通过先进的数字化软件和数字化设备，将一些信息以数字化形式集成，将公文内容、图像、声音和图像统一为电子公文，实现公文的三维显示，实现各种现代的公文形式，包括电子文本公文、电子图像公文、电子海报公文、电子声音公文等等。与此同时，电子公文的数字化极大节省了以纸质形式存储的公文的存储空间。数万个字符可以存储在小型USB 驱动器，如磁盘、cd。除却了购买纸张的成本，降低了部门的成本管理，大大提高管理的透明度。

（二）办公无纸化、无址化，网络化传递

当前实际工作中，高校官方公文都以电子文本的形式出现，通过网络传输。电子公文在完成速度、公文形式、各种信息的存储和集成等方面相较于传统公文具有很多优势。随着无纸化进程的发展，除非纸质公文在特殊情况下需要单独打印，高校公文写作及管理通常以电子公文的形式存在，整个过程采用信息技术和网络技术，其广泛使用促进了无纸化办公环境的发展，节省大量行政的成本与费用。更重要的是，它突破时间和地域限制，实现了远程办公，实时发送和接收公文。

与传统公文相比，电子公文的数字化使各种信息集成到同一个公文中，可以收集文本、数据、图形、音频和视频信息。信息技术网络使公文具有足够的动态性，能够自动管理公文的整个编辑过程。公文通过网络信息技术传送到各级部门，在网络系统中，员工可以通过正式的公文系统，随时随地共享资源。同时，通过网络的开放和共享，不同的组织、团体和个人可以通过链接在网上实时分享相关信息，政府也可以与公众双向交流。电子公文的数字化存在和网络传播的特点，不仅促进了信息时代公文写作的发展和进步，也有利于高校提高行政工作效率和服务水平，优化行政工作质量。

二、高校公文写作与互联网之间的关联模式

（一）提高写作能力的自主模式

该种写作方式需要摆脱互联网的束缚，从提纲写作到初稿、定稿完全依靠作者一字一句的去写。该种模式之下所写出的高校公文优点在于能够更好的锻炼作者独立思考能力和对问题的探索分析能力，另外还能够完全符合作者的本人逻辑思维，具有真实性和原创性。作者所创作出来的高校公文带有地方特色，完全结合当地实际情况进行撰写，符合实际情况。自主模式之下公文上传网络也是一股新鲜血液，避免了网络世界当中的公文千篇一律，有利于网络信息的多样化。当然该种写作模式也存在一定的弊端，首先自主模式凸显不出互联网的重要性，大量的互联网资源白白浪费。再加上人的思维和见解毕竟有限，自主写作模式之下，写作存在一定的局限性，并不适合于广泛应用。

（二）吸取各种意见的借助模式

不管是高校的公文写作，还是其他单位的公文写作，大多都是围绕党和国家领导的思想，结合当地的实际情况开展。所以从公文写作之初就离不开党和国家所下发的各种文件以及召开的各种会议。这一背景之下，作者就可以利用互联网技术，通过在网络上检索各种文件信息和会议精神，尤其是掌握各种重要决策，并将这些信息与当地的情况有效结合，融入到公文写作当中，这种写作模式被称为借助模式。借助模式的好处在于根据性相对较强，公文当中的各种重要思想是围绕着重要会议和重要文件精神去写作，有据可查。另一方面是全面性能够借助互联网多方面的支撑了解相关信息，坐在家里便可知天下事更加方便，节省了大量的人力、物力和财力，公文写作更加便捷。当然借助式的写作模式也存在自己的弊端，当公文写作的作者习惯于借助互联网来完善自己公文时，慢慢的就会产生惰性心理，在公文写作过程中不愿意主动思考，主动分析问题、解决问题，而是直接在互联网搜索相关信息。借助互联网搜索相关会议和文件所写作出来的公文形式相对比较单一，千篇一律。缺乏了创新，就不能够形成好的实行方案。

三、互联网环境下高校公文写作现状

（一）信息化建设滞后

公文的信息化转变工作任重道远，现实情况中，许多工作人员往往既缺乏有关方面的管理意识，又对公文资料缺乏重视度，再加上高校没有形成相关的管理机制，又缺乏监管，导致公文写作有时会陷入杂乱无序的状态。管理上缺乏统一标准，十分混乱，给高校的行政管理工作带来巨大不便。

（二）整理方式不够规范

在实际工作过程中，由于公文管理工作比较繁杂，目前许多高校要求电子资料与纸质资料同时整理归档，还是需要数量众多的纸质资料及证明材料，因此在整理方式上可能会存在不规范的现象。

（三）公文真实性有待提高

由于操作上的许多不规范之处，导致电子格式下的高校公文真实性收到严重损害，可信度大大降低。申请资料的鱼龙混杂，这不仅给公文的审核带来困难，也会阻碍办事群众正当权益的获得。

（四）管理人员素质有待提高

在进行公文写作时，高校行政人员对互联网环境的适应程度会对公文的质量产生很大影响，部分适应程度较弱人员的工作能力会直接影响工作进度及高校形象。因此，在实际工作中，存在部分管理人员专业素质和待人素质双双欠缺的情况。

（五）相关制度不完善

在进行公文写作工作时，高校往往缺少一套整齐划一的规范制度。例如，电子版公文的适用情况，电子版公文与纸质版公文在管理方法上的差异，公文的重要性及真实性认定等。只有确立了有关制度，才能够保障公文的真实有效力。

四、网络环境下高校公文写作的发展

（一）加强信息化建设

无论互联网发展了何种地步，无论行政职能如何转变，高校的公文写作都需要引起有关行政工作人员的高度重视。为了让以往的管理更加高效有序，需要从硬件设备和软性管理两个方面来开展工作。首先，要对现有的公文保管设施进行全面的更新、优化，在管理上可以多多借助电子化的管理设备，利用计算机来完成一些简单的核算和筛选工作。此外，还可以完成大量信息数据的处理，借助现代技术手段，行政工作人员不仅可以完成快速、准确的操作，还能够将电子公文也纳入整个公文体系，完成整个公文管理工作的现代化改进，方便高校的公文写作及行政管理的工作。

（二）规范管理方法

许多高校的公文管理工作人员对公文的重要性缺乏认识，对公文管理的特性也缺乏了解，在以往的管理方式上还存在许多漏洞。例如，随意地将印有高校机关或者学校关键信息的资料放在电脑各个位置，在复制粘贴信息时发生错误，自主炮制签名导致公文资料可信度不高等等。这些明显不合乎规范的行为都不利于公文管理工作的专业化和规范化，必须予以坚决的抵制并及时改正。

（三）明确公文材料的真实性

公文材料的真实性是进行高校行政管理工作的首要目标，也是最重要的目标，真实性和行政效力是公文的灵魂。因此，在实际工作中，由于电子公文操作上的特性，有关部门需要处处留意，谨防伪造材料事件出现。高校公文管理部门需要仔细核实各部门的公文写作材料。对存疑文件，可以采取多种方式对公文真实性进行验证，同时，在必要情况下还要对公文拟稿人员进行走访了解。对于公文中的内容材料，公文管理人员可以联系有关上级单位或学校部门进行详细了解。除外部因素外，高校还应做好内部的公文安全保障工作，对保密公文的查阅实施严格规定，查阅公文需要部门领导或有关校领导审批同意，并且应在公文管理人员在场的情况下进行查阅。

（四）提高管理人员素质

高校公文管理人员的素质也是影响高校公文写作质量的一大因素，具体来说可以将这一素质划分为专业素质和待人接物素质。在专业素质上，部分公文管理人员对本身工作缺乏热情，对公文写作工作缺乏重视，对自身职业缺乏认可度，因循守旧、不思进取，导致专业素质日渐流失，严重阻碍高校公文写作工作水平的提升，既不利于高校行政工作的开展，也会损害学校形象及发展。随着时代发展，高校公文管理工作必然也要与时俱进才能适应不断变化的社会环境，响应高校关于互联网方式转变的号召。因此，高校公文写作人员应注重自身专业能力的培养，定期参加相关培训，不断提升专业素质，使自身能够更好、更快地适应互联网环境。

（五）加强制度管理

高校公文写作工作的制度化是使其走向规范化的重要途径，必须予以高度重视。在以往工作中，时常会出现规范化操作缺少而引发纰漏和失误的情况，究其原因还是缺乏有关的合理制度。为了保障高校公文写作工作走向正轨，应该加强制度建设。例如，在公文拟发申请阶段，申请材料的提交和审核必须经过部门领导或校领导审批同意；在公文写作完成后还需要有关负责人进行核实。只有建立起一套制度化的工作标准，才能够让高校的公文写作走向规范化。此外，还要积极建立公文的监督机制，对公文写作管理人员的工作定期考评。

结束语

高校是民族文化的支柱，承担着产业创新、科学研究和相关社会服务的责任。公文作为承载高校发展建设的媒体之一，在规章制度的下载发布、信息交流与沟通等方面发挥着重要作用。因此，身处大数据时代，将互联网+与高校公文写作融会贯通，使其能够与时俱进，相信会对准确传达学校信息、提升各部门工作效率、促进学校行政管理及高质量发展大有裨益。