浅谈高职院校教学秘书工作现状及改进措施

2021-11-27文良彬

魅力中国 2021年44期

文良彬

（湖南科技职业学院，湖南长沙 410004）

“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学秘书是二级学院教学管理工作的专职人员，是协调教务处、教研室、教师、学生及其他参与教学管理部门的纽带。行政上由学院院长、教学副院长领导，在业务上接受教务处的指导。具体工作由二级学院安排，受到教务处及二级学院的双重领导。在日常教学管理中，教学秘书具备良好的师德、师风素质，熟练的业务能力及良好的心理素质，善于与人沟通，能及时处理各种教学问题，保证正常教学质量和教学效果。

高职院校也叫高职（专科）院校，简称：高职高专，是对专科层次的高等学校、高等院校的统称，包括高职院校、专科院校，涵盖职业学院、职业技术学院、专科学校、高等专科学校。也叫高职专科院校。截至2021 年，高职（专科）院校全国共有1468 所。根据《中华人民共和国高等教育法》和国务院有关文件精神，高职高专教育由省级人民政府管理。在国家宏观政策的指导下，省级政府根据本地区经济和社会发展的实际需要为主，结合招生能力、就业状况等综合情况，确定年度招生计划、专业设置、收费标准，颁发学历证书，并同时负有保证教育质量、规范办学秩序和改善办学条件等职责。培养目标从“技术型人才”转化为“高技能人才”。

一、教学秘书的工作职责

（一）以教务处的角度来阐述

教学秘书是高校教学管理的管理者和执行者，是保证教学正常运行的基础，连接教务处与二级学院的纽带，起到承上启下、协调沟通的作用。教学秘书要将学校、教务处及上级教学管理部门的相关通知及相关规定，原原本本地传达给学院各教研室、各位教师及所有学生，保障教学秩序有序进行，提高教学质量和教学效果。

（二）以二级学院的角度来阐述

教学秘书是二级学院教学管理的重要组成成员，为主管教学院长提供本学院教学方面的各类信息，为教学工作服务。在主管领导的指导下，协调教学院长开展教学质量检查，当好参谋和助手。如教学任务的总量，师资与教务任务的匹配。日常教学活动的实施情况，教学信息反馈，代表教学院长与其他教学部门协调教学资源不足，教学场地需要共同解决完成。如任课老师跨学院上课、跨部门核算教学工作量等。将主管院长布置的各项工作任务落实到各教研室及各位老师沟通协调、合理兼顾的作用。依据学校开会工作会议，在不同的时间节点开启不同的教学安排工作，检查教学活动的实施是否符合教学管理规定。

（三）以教师的角度来阐述

教学秘书围绕教学计划，确认教学安排，主要工作有教材征订，制定教师课表，校历及作息时间，调、停课，期中、期末教学检查，授课计划与课程教学设计方案的分类及存档，新聘教师的劳务协议书签订、各学期考试安排及考试试卷的收集，成绩录入及考试试卷的收集、教学工作量统计，课酬发放，安排教学督查采用随堂听课形式对课堂教学质量评估，教师各种比赛、教学成果奖的申报及奖励的收集。为教师解决教学过程中遇到的问题及突发事件。

（四）以学生的角度来阐述

教学秘书掌握了学生的所有信息。从新生名单开始分班，课程开设情况，组织学生完成公共选修课、网络选修课、限选课的课程选择，教材发放，班级课表，教学日值，学生每学期各种考试安排，试卷归档。每学期组织一次英语、计算机等级考试报名工作；学籍清查，办理学籍异动手续。毕业审核，毕业论文整理、归档；毕业证书的发放。坚持“以人为本”教学管理制度，尊重学生，“一切为了学生，为了学生的一切”，从学生入校到学生毕业一路为学生服务，满足学生的学习需求。

二、教学秘书工作存在的问题

通过走访发现，各大高职院校非常认可教学秘书在教学管理过程中的重要性及必要性，由于各高职院校各自发展的实际情况，导致教学秘书在实际的教学工作中存在很多问题。主要表现在以下三个方面：

（一）职业发展不够重视

教学秘书是教学辅助人员，学校对教学秘书重视度不够，人事在岗位配备上也相对较少，只配备一个教学秘书编制。但承担的工作又相对复杂繁多，导致教学秘书超负荷工作成为一种常态。同时，人事在招聘教学秘书时，忽略了专业要求，增大了工作难度。导致教学秘书在职称评定、晋升时职业前景滞后。在日常教学工作中，教学秘书工作繁忙，职业发展意识欠缺，基本没有时间和精力从事学术研究、项目申报等。也很少有业务培训及进修的机会。

（二）工作任务繁杂

在开学前，教务处就要求按人才培养方案进行教材征订，坚持“谁使用、谁征订”的原则，要求同一专业同门课程原则上订一本教材。严把教材征订质量关。很多老师不会操作教务系统也不看通知要求不按规定填写，最后还要由教学秘书来帮忙做。由于个别教师不能严格执行相关规定，做事拖拉，不按要求行事，一手包办，老好人。最后背锅的都是教学秘书，很少去追究相关老师的责任。在学期初，教学秘书要协助学校教务处检查教师课表及上课准备情况，处理学生专业小课、选修课等名单，学校要给予教学秘书更多的人文关怀，明确教学秘书的工作职责，划清业务范围，不是所有教学相关的事情都是教学秘书一人来完成。长期从事这么一个责任大、任务繁重、工作压力大的环境中，很容易造成让人产生消极作用，不利于高职院校建立稳定教学秘书队伍。

（三）业务素质不高

目前很多高职院校由于各种历史原因，教学秘书女性居多，专业不对口。教学秘书岗位工作量大、稳定性差，换人比较频繁，严重影响各项教学工作的高效完成。教学秘书流动性较大，绝大多数教学秘书都未经过相关专业技能培训，做事停留在就事论事或按部就搬按以往经验来解决问题，工作难以取得突破性进展，不利于教学管理整体水平提升和教学质量的提高。造成教学秘书队伍整体的业务素质都不高，缺乏管理经验。教学秘书工作需要专业具有一定管理基础知识的人担任。

三、对教学秘书工作的改进措施

（一）重视教学秘书的发展

教学秘书要认清自己的岗位，明确岗位职责，做好自己的本职工作。人事在晋升职务调整时，要关注教学秘书队伍的建设，关心他们的成长。在行政职务晋升时，应当优先考虑那些懂管理、行政工作能力强的教学秘书到高层次的管理岗位。对那些在学术研究、科研成果取得好成绩的教学秘书，在教师岗位需要进人时，应该考虑让这些人转岗。既解决了有些教师岗位人员短缺，又给教学秘书带来了发展空间。

（二）加强职业道德的培养

教学秘书要遵守职业道德，做一位敬业奉献的好老师。良好的职业道德，是做好教育工作的重要保障。要有高度的敬业精神，教学秘书工作性质就是默默无闻，加班是常事。在每天从事的平凡岗位上始终牢记对学院负责，对老师负责，对学生负责。同时也要有高度的责任心，有吃苦耐劳和甘于奉献的精神。教学秘书的每一项工作都影响着教学质量，因此要加强理论学习，熟悉业务知识。始终保持认真负责工作态度，保持教学工作正常开展。努力为教师、学生提供全方位的服务，考虑问题要全面，为师生答疑解难。坚持秉公办事的原则，防止不正之风。

（三）提高业务能力

教学秘书的工作是与学校的教学管理、教学秩序息息相关的，一旦某个事情、某个环节出问题没安排好，很可能会造成教学事故。教学秘书单纯的掌握好自己的专业知识是远远不够的，还要学习相关的知识。要熟悉各类教学文件，如《学生学籍管理规定》《教学事故认定管理办法》《考试管理办法》《二级学院绩效管理办法》。掌握全院教师信息，包括各教研室、实训室所有人员信息及教师职称等，在日常工作中保持良好沟通。在工作之余要不断的积极获取新知识，多学习教学管理方面的知识，才能更有利的开展工作。在工作中要经常要处理很多文件，必须要具备过硬的电脑水平，能够熟练运用各种办公软件和教务系统，熟练的电脑操作能力会让工作效率大大提升。