关于机关事业单位办公室与档案管理工作的有效结合性探析

孙皓

（湖南省郴州市科技馆，湖南 郴州 423000）

引言：

档案管理工作虽然需多部门协同合作，在实际工作过程中，办公室在更多的时候扮演了负责档案管理的主要角色，如果不能将弊端及时找出并加以整改，会影响档案管理工作效能。新时期办公室文秘人员应当做好管理工作，通过强化档案管理意识，控制档案管理工作质量，加强档案管理工作的效率，才能切实提升办公室的档案管理水平，保证档案管理工作的作用和意义得到充分的体现。

一、提高机关事业单位办公室档案管理工作效率的意义

（一）顺应时代发展需求

随着时代的发展，档案管理工作的重要作用也正在逐渐的凸显出来。严格执行档案管理工作，记录工作过程文件，为日后工作的复盘及数据信息的查询提供便利。办公室档案管理过程中，要将工作与国家的新规定、新政策和新形势相结合，分析工作能否符合当时社会的要求和标准，有利于档案管理工作真实价值的实现。

（二）促进档案的可持续发展

档案管理工作需要持续进行，要时刻牢记档案管理的作用和意义，全面记录工作过程内容，收集档案资料，系统整理数据信息，保证资料完整性，避免遗失，有效促进档案的可持续发展。

（三）促进档案管理与各行业的协调发展

社会各行业的运转和发展都离不开档案管理，其对社会各行业的协调发展起到推动作用。将工作过程进行记录，数据资料进行保存，对未来类似工作的开展起到借鉴作用。

二、新时期机关事业单位文秘人员工作以及档案管理中存在的问题

（一）工作内容深度不够

办公室文秘是一项综合性非常强的工作，除了做好上传下达、沟通协调之外，还需要处理机关单位中各种琐碎的事务。目前的办公室文秘工作中，大部分人员仍然只注重事务性工作的办理，例如打印材料、整理文件、安排会议和行程等，而对更深层次的内容，例如单位的基本情况、单位近年来的发展情况等漠不关心，这就导致了部分工作的表层化、形式化倾向，因而难以给领导提供更有价值和深度的建议。当领导需要做出决策时，文秘工作人员往往无法针对关键问题提出有建设性的意见和建议，以致难以更大地发挥自身作用。

（二）文书档案管理中信息安全意识仍需提高

办公室文书档案在不断推进信息化发展的同时，一些信息化方面的应用问题也逐渐暴露出来，尤其是信息化风险防范落实不到位引起了各方的关注。现阶段，一般企事业单位在落实办公室文书档案信息系统构建中，往往将更多的关注点放在办公室文书档案信息化建设速度、基础配备等方面，缺少风险意识，对信息化风险没有一个科学的认知，导致办公室文书档案管理系统的风险隐患较高。一方面，办公室文书档案管理系统防御等级不够高，系统极易遭到外部入侵与攻击，导致系统中存储的档案信息遭到破坏、盗取等，从而诱发文书档案管理风险。另一方面，办公室文书档案管理系统建成后，并没有定期对管理系统进行安全检查和更新等，不仅降低了系统的运行速度，还会增加系统漏洞。

（三）办公室文秘工作得不到重视

如前文所述，新时期办公室文秘工作在机关事业单位中的作用越来越大，除了传统的上传下达和沟通协调外，还要积极做好资料信息的收集分析工作，熟悉单位的发展状况，为领导的决策提供有价值的建议。而现实情况中，许多单位依旧秉持旧的思想观念，认为文秘工作就是处理一系列琐事，没有使其得到应有重视。一方面，领导对文秘人员不够信任，没有充分认识到新时期的机关事业单位发展中文秘工作的重要性，没有为其提供发挥能力的机会和空间，导致了人才资源的浪费；另一方面，文秘人员自身也没有实现思想转变，对自身工作的价值认可度较低。

（四）管理制度较落后

一是档案管理制度不完善是目前许多机关事业单位存在的问题，没有健全的档案管理制度，档案管理人员无法根据相应规则条款进行档案的管理，因此档案管理人员需要有更丰富的工作经验及更强的专业技能。二是单位管理层不够重视档案管理工作，甚至忽视档案管理工作的重要性，没有严格筛选专业能力较强的档案管理人员进行档案管理，工作过程中没有及时跟踪，导致执行人员工作态度散漫，工作不够负责，不能及时、认真完成档案的整理，对机密文件没有保密意识，造成资料的遗失，甚至造成机密文件的泄露，对单位产生了十分不利的影响。

（五）办公室文书档案管理中信息化风险防范水平仍需提高

信息化技术在办公室文书档案管理中的应用，一方面有利于推动办公室文书档案管理的创新发展，另一方面也显著增加了办公室文书档案管理风险，所以一定要客观认识信息化的办公室文书档案管理。现阶段，很多单位在构建办公室文书档案管理系统时，往往风险意识淡薄，并没有对文书档案管理系统进行定期更新与升级，导致管理系统工作一段时间后，运行速度会越来越慢，严重耽误工作效率及质量。最关键的是办公室文书档案管理资料中，往往记录着大量的数据信息，这些数据信息有很多可能是机密性文件，如果因系统安全性不够遭受到入侵，将会给单位带来巨大的损失与风险。此外，不同类型文书档案在风险防范中，应该有针对性地运用不同的风险防范手段，但往往一些单位在办公室文书档案风险管理中却没有这样去做，对风险的防范没有针对性。

三、办公室文秘和档案管理工作的有效结合性工作

（一）转变工作理念，提升专业水平

首先，单位领导以及工作人员要积极转变传统思想，要充分重视档案管理工作，有意识地对档案管理工作进行改进、优化，充分意识到档案管理工作的价值，保证在档案管理过程中，工作人员持正确的工作态度。其次，要确保在岗工作人员具备一定的专业水平，并随着时间的增长稳定提升，在工作的过程中，单位积极开展相关培训活动，进一步提高工作人员的专业水平、提高档案管理工作效率。要“请进来”“走出去”加强机关单位档案管理业务。一方面，邀请本地档案局的相关领导检查指导工作，积极参加相关的档案管理培训班；另一方面，组织单位管理人员前往其他单位学习先进的工作经验。

（二）加强云计算在办公室档案管理中的应用

现阶段，云计算技术已经受到了广泛的关注，其也被应用于我们日常生活中的各个方面。对于云计算技术来说，其是通过许多运算技术组合而成的，是目前我们所接受的较为新型的计算方式之一。在办公室档案管理的过程中引入云计算技术，不仅能够实现对档案数据的分析、整理、总结和归纳，还能大大降低计算的时间，进而减轻了工作人员的压力，使得档案管理更加真实可靠。通过运用云计算方式，可以有效整理、分析、储存来自政府、企事业单位等大量的数据。由于科学技术的不断进步，档案资料也越来越复杂，不仅包括视频、音频，还有大量的图片需要进行处理，这无疑增加了处理的难度以及储存的容量，而利用云计算，可以有效处理这些档案，提高了档案管理工作的效率。

（三）提高档案管理人员综合素质。

档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理工作的有效进行。也就是说，档案管理人员必须有正确的工作态度，严肃对待档案管理工作，对档案进行科学、准确分类，不能马虎，对于模棱两可无法归类的档案进行备注，或创建新的档案条目，以避免随意堆放导致档案的遗漏或难以查找，造成档案无法发挥出应有的效果。1.邀请专业人员对档案管理人员进行培训，传授有效的档案管理工作经验，结合实际案例对档案管理程序、步骤及查询等进行详细分析、解说、演示，对常见错误的预防及解决措施进行深入讲解，提高档案管理人员的专业技能。2.管理层应重视档案管理工作，可以不定期对档案进行抽检，保持工作紧张感，更加认真对待该项工作。鼓励档案管理人员不断追求创新，学习新思路，提高档案管理能力，提高档案管理工作效率。

（四）加强理念创新教育

针对文秘工作深度不够、随意性大以及人员缺乏热情等问题，通过对文秘人员进行理念创新等方面的教育培训，促使其实现观念的转变，认识到自身工作的价值和重要性。帮助文秘人员树立大局意识和超前意识。作为文秘人员，在做好领导安排事务性工作的同时，需要从单位整体出发，关注单位的发展情况，并充分利用互联网以及大数据等技术，形成自己独到的见解，为领导提供更加丰富全面的参考，辅助领导做出最佳的决策。在此过程中，自己的价值得到了更好的体现，也更有利于单位的规范化发展。

（五）完善、落实档案管理制度

近年来，许多企事业单位在档案管理工作制度的建设上有了大大的加强，其结合自身情况制定了相应的档案管理制度，并不断地进行完善，促进效率的提高。但仍有许多机关单位的档案管理制度只是摆设，并没有真正的落实和执行。管理层不够重视，认为档案管理工作很难做出成绩和亮点，所以没有及时跟踪档案管理进度，造成档案管理工作人员工作态度不认真，导致制度无法真正地落实到位。1.机关事业单位必须从根本上转变对待档案管理工作的态度，而单位管理层必须重视档案管理工作，深刻认识到其对单位规范化发展带来的重要影响，以保证单位档案管理工作的规范化、合理化和科学化。2.鼓励档案管理工作伴随着单位的发展而不断创新，档案管理制度也应及时的更新和完善。3.建立有效的激励政策，促进档案管理制度的推行，超过预期完成效率的给予一定的奖励，违反制度的进行惩罚，对档案管理人员的行为具有引导和规范作用；同时，对薄弱环节和重点工作加强控制，并落实责任，从而利用制度实现控制的目的。4.加强对机关事业单位工作人员相关法律法规的培训，提升员工的法律意识，促进档案管理工作的有效进行。

（六）增强风险意识，做好办公室文书档案信息化风险防范

办公室文书档案信息化系统构建中，如果风险防范不得当，很容易诱发风险，所以一定要做好信息化风险防范与管理。为了进一步提高办公室文书档案管理的信息化风险防范能力，需要在系统中添加必要的杀毒软件、拦截软件等，还要提高系统的密钥等级，设置安全系数高的登录密码，并保证办公室文书档案管理系统密码不外泄。此外，需要进一步提高办公室文书档案管理系统维护管理的专业性。为此，可以选择与专业的IT 企业进行合作，通过这种方式来提高办公室文书档案管理系统维护的专业性，以便更好地提高管理系统的安全性。这种合作方法也是现代社会发展中比较常见的，互相之间通过优势互补、互换来实现各自的发展需要，在不增加各自成本的前提下，能够创造更好的管理效应。

（七）优化档案管理流程，保障办公室工作有序运作。

工作流程需要遵循科学、简约、清晰等原则，这也是优化办公室档案管理的前提。优化办公室档案管理，需要多借鉴现代化管理理论与实践相关的资料，进一步完善和优化办公室档案管理各项工作流程。同时，要结合办公室档案管理工作职能，构建信息调研机制，让各项工作能够按照流程运行。构建严密的考核机制，单位要明确考核标准，构建考核机制。对于一个容易量化以及程序性的工作，需要尽快设计量化标准，而针对那些主观因素比较强以及非程序性的工作，需要尽快设计定性评价标准。单位坚持从源头做起，平时注意做好公文的处理和登记，保证符合规范要求，将纸质文件归档的同时，也注意电子档案的备份和归档，加大资料收集的力度，在工作中采取“追、拿、复、要”方法确保文件归档应归尽归，使机关单位档案管理水平进一步提升，丰富了办公室档案资源。

结束语：

综上所述，办公室档案的管理关系到机关事业单位长久的规范性发展，而本质上，建立现代化的办公室档案管理模式，能最大程度上保证管理的有效性。档案管理工作对机关事业单位其他工作的开展具有推动作用，树立正确的档案管理意识，加强档案管理人员的综合素质，完善和落实档案管理制度，运用先进的技术，积极推进无纸化档案，实现信息化档案管理，提高单位档案管理效率，真正发挥单位档案的社会价值。