强化"思想库"建设促进企业档案服务创新的探究

2021-11-27邹宁宁

魅力中国 2021年23期

邹宁宁

（中共鞍山市千山区委综合事务保障中心，辽宁鞍山 114041）

企业档案的内容一般是指企业在生产和经营活动过程中形成的有价值的文件材料，其中企业档案的价值不仅仅体现在对于企业本身历史的记载和回溯，还会对集体、社会乃至国家都有着一定的价值和意义。针对企业来说，企业档案是企业发展过程中的生命线，也是企业在现在和未来需要不断审视的一副明鉴。如今的信息技术的发展，让档案管理和服务工作也有了更多的可能性，传统的档案管理和服务工作已经无法适应当前大数据的时代，也无法满足企业在发展过程中日益增长的信息需求。把原本的档案库逐渐转变为思想库，不仅是顺应时代和形势的科技产物，也是为了将尘封已久的纸质化信息转变为可以灵活分享和应用的活信息，为企业的发展和市场的进步提供更加安全可靠的保障。

一、建立完善的档案资源体系

将传统中效能单一的档案库转变为信息化的思想库，需要资源丰富且具备优化条件的馆藏为基础。为了使档案资源在配置和服务的过程中更加科学合理，档案部门需要在收集的环节便加强管理，从档案的源头做起，为建立完善的档案资源体系创造更好的环境。企业档案的收集工作可以保存企业在发展过程中经历的历史和信息，历史和信息越多越准确，对企业的档案管理提供保障效果也会越强。企业档案部门的员工应当提高对档案的重视程度，逐渐加强档案收集和整理的意识，根据企业的实际情况和市场业务的需求，对档案收集和管理的制度进行及时的调整和优化，不断拓宽企业档案的渠道和范围，以此丰富企业档案馆藏中的内容。除此之外，企业档案管理人员还需要将档案资源进行内部整合，把关于科研项目、生产创新以及研究成果等方面的档案信息进行重点管理，不断优化馆藏内容，形成具备企业特色的档案管理资源体系，为档案服务工作的顺利开展提供资源和数据的基本保障。目前很多企业档案的管理制度都无法满足企业对档案的需求，因此需要档案管理人员建立完善档案资源体系，充分的发挥出档案部门对于企业的真正作用。档案部门中的资源信息的充足是其构成思想库的基本要素，只有丰富的馆藏数据才能够使思想库的建成发挥出更好的效果。因此企业的档案部门应当以收集信息为主要工作，降低企业档案流失可能性的同时，加强和完善企业内部的档案资源体系建成工作，为我国档案工作的发展提供足够的馆藏和环境支持。

《档案法》中有针对档案资料收集相关工作的内容和规定，其中对于档案资料收集的方法和范围做出一定的指示，企业档案应当是由档案部门进行移交，并且集中管理的同时不被人窃取和占为己有。在企业档案收集的过程中，应当明确企业的所有环节产生的数据和材料都可以成为档案的基本内容，不仅仅是前文提到的历史资料、科研项目、研究成果等，还包括设备仪器、基建方案、器械设备等内容都应当被划入归档的范围之内，为丰富档案部门的馆藏渠道提供充足的信息。建立完善的档案资源体系除了需要加强内容之外，还应当做到有规律可循，且这种规律的存在应当为客观事实，而非人为操控的机制。企业档案人员应当根据档案形成规律的基础上开展相关的管理和收集工作，制定合理的工作制度及方法，避免出现一些走弯路的情况。企业的档案部门应当提倡按规行使的指导方针，从科学的角度开展挡板管理工作，并且可以敏锐的察觉出新形势和新时代下档案工作可能会出现的新情况及新问题，而不是仅从直觉上的分析处理日常档案工作中的错误，造成档案管理过于表面的情况。企业的档案内容和信息是随着企业生产、运营、科研等活动不断有规律的形成的，馆藏的收集工作应当是一种承上启下的关键程序，可以将企业全生命周期中涉及到的相关信息连接为一个有机的整体，档案管理人员应当主动的参与到相关的工作中来，提高档案形成过程中的控制质量，保障馆藏资源的周全和完整，为建立完善的档案资源体系打下坚实的基础。

二、合理开展深层次档案编研工作

《档案法》中对于档案部门人员的分配和档案资源的编研都有相关的规定，各地区和省份的档案部门应当配备足够的管理人员及研究人员，不仅要对馆藏内容进行有规模额整理，还应当就馆藏的内容进行深层次的研究和编辑，有条件的企业可以将企业档案的相关内容编辑为出版材料，在不同的部门及单位中发行。合理开展深层次的档案编研工作，可以将原本死气沉沉的纸质版档案转化为可以出版为企业所应用的活动档案，是强化思想库建设的重要方式，也可以从多个层面提升档案本身的价值和意义，发挥出企业档案应尽的作用，同时也是档案部门提升水平的主要方式。仅仅将一盒一盒的档案摆放在柜子上是无法实现出企业档案的价值的，只有将其有计划的利用起来，让人们看到、了解到、感受到，才能真正实现思想库所蕴含的基本意义。档案管理部门应当在丰富馆藏内容的同时，积极开发企业档案的社会价值和作用，做好企业每一个阶段档案的编研工作，组织相关人员编纂《企业纪实》、《企业年鉴》、《企业成果》等可供出版的发布的材料，让企业档案可以在企业各部门之间流动，同时还可以让其他同行学习和借鉴其先进的发展经验，将枯燥的档案记录转换为可以应用的知识产品，为企业、市场、乃至国家的发展贡献应尽的力量。

在进行企业档案资料编研工作的过程中，档案部门的人员不应当为了编研而编研，而是需要根据企业资料的实际情况确定此次编研的题目和计划，不能过于盲目和形式化的开展相关工作。档案编研的主题也应当尽可能的符合企业资料的实际内容，而不是一味的唱赞歌、假大空或是贪大求全，只有紧紧的围绕企业发展的具体方向，密切关注企业各个部门之间的联系和工作，明确编研工作的思路和创意，才能够达到档案编研内容科学合理的制定。企业档案编研的最终成果应当是企业科研和创新等资料信息所蕴含知识的一种在载体形式，可以在将企业的思想和内涵进行传播的一种特殊方式，同时也是可以在社会中达到宣传目的的活跃因子。企业档案部门的工作人员应当在为企业档案进行编纂的过程中实事求是的开展相关工作，并且在成就企业编研成果的同时实现档案工作的价值。周恩来同志曾经说过，档案工作人员应当在工作中学习司马迁的精神，做司马迁一样的人，意在敦促档案工作人员不应满足于做一名档案资料的收集者和保存者，还应当立足于企业的实际情况开展更加有深度的梳理和研究工作，对档案的内容进行深度开发和加工，主动为企业各个部门提供档案编研的成品，将档案的价值体现在企业的生产、运营、科研等工作的方方面面。

三、强化思想库及档案服务创新意义

第四十二届国际档案圆桌会议上通过的《档案共同宣言》中提到，档案本身具备着记录和行为记忆的能力，档案是一种代代相传不可替代的遗产。档案本身的价值决定着其有着维护和管理的意义，它的权威性是其管理行为透明和负责的基础。档案肩负着守护记忆和服务群众的作用，在社会、市场、经济的发展过程中承担着非常重要的角色。因此开展强化思想库建设基础下的档案服务工作创新的相关工作，不仅能够达到档案资料高效应用的目的，还能够实现档案存在的基本价值，为档案事业及国家经济的发展提供源源不断的动力。

档案工作的作为企业发展的生命线，不仅能够记录历史，还能以此服务社会并造福于民。近年来我国在档案管理工作中不断创新和改革，满足了人们对于档案服务要求的同时提高了档案在社会发展中的地位。现代化社会中的档案管理服务工作已经于原本的手工操作完全不同，更加信息化和自动化的企业档案管理，为实现远程距离的下载和查阅服务提供了更多的可能性。为了提高企业档案服务的效率，很多相关部门都采购了一定数量的复印机、打印机、扫描仪等设备，改变传统口口相传、手工摘录的陈旧服务方式，以人为本的开辟了全新的档案服务方式。参与式服务方式，就是要求企业档案人员全程参与企业的各项活动当中，加大分析预测力度，深入了解需求档案信息的门类，增加服务的针对性，提高档案信息的利用率，为加快档案事业的发展提供更多的可能性。