宏观视角下的我国国家综合档案馆档案利用影响因素研究

王可心

（黑龙江省嫩江市委组织部，黑龙江 嫩江 161400）

在国家的信息资源中，档案资料属于非常重要的资源之一，同时也是信息资源中的基本要素和重要成分。但是在对综合档案进行应用时却存在着较多的问题，导致档案信息的真实作用往往不能得到充分发挥，不能真正地用到实处，因此应当对影响综合档案利用的因素进行探究，基于此本文对宏观视角下的我国国家综合档案馆档案利用影响因素研究。

一、档案信息资源对社会发展的作用

（一）拉动经济发展

教育领域、科技领域乃至管理活动都对档案信息具有较大的需求，档案信息还可以为科学决策提供有效的依据，实现了知识之间的共享，因此可以将其称之为科技创新的基础。

另外信息档案也是保证组织人力、资金和物质合理性的重要依据，因此将档案信息的重要作用进行充分挖掘可以有效地提高经济管理水平，有效地提高综合要素对经济发展的贡献率，是我国经济发展的重要途径。在对档案加以应用后可以有效地降低开发、设计和生产成本，提高信息的全面性和精准度，降低决策的失误率，优化资源配置，从而促进经济得到更好的发展。

（二）保障社会进步

档案在经济发展中起着保留过去发展痕迹、启发指导现实生活的作用。它能够使现代社会朝着民主、法治、诚信、公平、和谐的方向发展。档案信息资源有利于促进政府信息公开，推进决策民主进程。因为，政府信息中最重要的部分就是档案文件和现行文件，通过公开档案文件，能够有效遏制政府的官僚作风和暗箱操作，进而促进决策的科学化和透明化，为国家民主建设创造有利条件。

二、综合档案的影响因素

（一）社会档案意识

社会档案意识程度之间具有较大的差距，因此不同地域档案的发展水平也参差不齐，人们对档案的认识缺乏一定的认知，档案的利用者更是不了解档案馆具体有哪些档案，不了解使用什么样的方法才能对档案进行利用，在档案的利用过程中解决生活和工作中的问题。例如在实际的工作中，档案管理者虽然知道档案的实际作用，不过却很少有人对档案进行使用，还存在的现象是有些人相对档案进行利用，但是却无法正确表达自己对档案的具体需求，即便是搜查了很多档案但是却无法在档案中找到受自己所用的有效信息。社会的发展对档案具有十分广泛的需求，在对档案进行使用时只有档案真正得到了实际应用才能真正地实现档案的价值。如果档案始终未被应用，那么这种档案的潜在价值实际上并未转化为真正意义上的价值，降低了档案效益。

（二）政策的投入

当今社会无论是经济效益还是社会效益，人们看重的往往是直接的、现实的效益。档案价值规律决定了档案在实现第一价值之后需要一段时间的过渡才能实现第二价值（即效益）。档案工作不会在短时间内产生很大的效益，属于“慢效益”工作，相关部门往往会因此忽视对档案工作的支持与投入。有些领导部门甚至认为减少对档案工作的投入短期内不会造成什么危害，不如将经费投入到可以获取现实效益的高校建设项目，政策的支持和投入是档案工作的基本保障。

（三）档案门类少结构单一

我国的各级档案馆中档案的主要构成都是由接收机关工作所形成的档案以及成撤销机关档案而组成，因此这些档案中国以党政机关的档案内容为主，造成了档案馆档案种类单一的弊端。很难在这些档案中找到经济建设或者是科学研究、企业生产管理的相关档案。由于档案结构单一，因此农业生产、基本建设、科学研究以及地方经济等相关内容对是十分匮乏的；除此之外，档案还存在结构单一和空间结构单一的特点，档案馆中非纸质档案的数量很少，更多的档案都是反映上级单位的情况，却很少会对地方特色的信息进行收集和记载。

（四）档案管理人员观念陈旧

档案管理人员的工作思想在很大程度上会影响到档案的利用情况，目前很多档案管理人员都保留着重保轻管的管理思想，使得档案工作长期处于保管、整理、保证档案不丢失的固定状态，并未考虑提升档案馆的竞争意识和参与意识，更不可能对社会利用者的需求进行研究，变被动的档案工作为主动。档案的利用方式还是以被动服务为主，等待需求者上门。而这种被动的服务形式却是档案利用很难发展起来的重要因素之一，竞争意识匮乏，档案工作死气沉沉毫无活力。

三、克服档案利用不利因素的对策

（一）拓宽检索渠道完善检索体系

开发利用新的检索工具，完善档案检索体系，提高利用率。当前应以编制查找性检索工具为主，以满足高效的利用。同时，亦应力求编制基本的指导性检索工具，以拓宽开发档案信息资源的渠道。开发档案信息资源，建立健全计算机检索系统，充分发挥计算机先进的存储、检索功能，提高查准、查全率。

（二）强化自身建设转变服务观念

1.主动服务观念

主动的服务理念是档案利用工作中的重点工作，要求档案工作者将被动服务发展成主动服务，为利用者提供主动的参谋，由此来提高档案服务质量，利用者也可以在一个好的档案借阅环境中对档案进行利用；同时应当提高档案编制工作和报告工作的质量，保证报道馆藏的及时性；结合具体任务和工作重点，编制出多种可以对档案内容进行解释的参考文献。

2.开放的观念

在改革开放的作用下档案工作也随之得到了改革和发展，为档案工作提供了良好的环境，档案工作首先应当打破封闭型的服务方式，转变成开放型和服务型。

3.市场观念

受到社会主义市场经济体制的影响，在思想和观念上给档案馆带来了很大的冲击，因此为了打破这种局面就必须要打破当前档案馆被动的局面，让档案馆通过不断完善和改革参与到市场经济大潮当中，在其过程中做好档案的服务工作和自身的发展。档案馆的内部人员应当走出档案馆，对社会、社会的发展趋势和特点以及各行各业的发展需求进行了解，为其提供更加准确的档案信息服务。另外作为档案馆的工作人员还应当增强自身的忧患意识，在市场竞争中提升自身的专业素养，成为档案资源的强大推动力。

（三）加大宣传力度增强档案意识

在对档案内容进行宣传时，应当以档案工作的实际需求为主，面向社会进行展开。提高档案工作的宣传质量，把握大局和服务全局，确立正确的发展方向，以实事求是和正面宣传作为宣传的主要原则，以党的方针、发展路线以及政策为发展和改革的基准。在对档案进行宣传时要保证宣传具有一定的特色，发挥出档案的历史作用以及有力的凭证。

（四）做好档案利用动向预测

当前档案服务还处于十分被动的局面，应当对这种局面进行改变，变被动为主动，提供给利用者超强服务，时刻把握住时代的发展动向和利用者的档案需求，对利用的方向进行准确的预测。

（五）改变档案利用的方式与手段

档案利用的方式与手段是影响档案利用的重要因素档案利用的方式有主动与被动两种“传统的利用方式主要是被动利用为主，如为用户查阅档案#提供档案咨询等”被动利用的方式单一技术含量低，容易做到，但它有很大的局限性，一是利用范围窄，一对一的方式，使档案的利用受到地点、时间的限制，只能在一个地点被一个人利用，利用面明显受到制约。二是利用的效率低，单一的提供方式。

对档案信息的内容进行编研加工并浓缩在编研材料当中，从而实现档案信息的系统化和密集化，由此档案可以实现在用户手中自由流动，不再以静态的形式在档案馆当中，促进了档案信息更为广泛的利用，这种利用方式成功地将原来档案的被动利用方式转变成了动态利用方式。在对档案信息进行编研时会经过2～3 次的编研加工和开发，需要大量的时间精力以及足够的技术含量，同时对档案人员的业务水平具有较高的要求。主动利用方式和被动利用方式之间存在的不同之处在于会受到用户需求的限制，当用户对档案有需求时，则档案被使用，用户无需求时，档案则失去了自身的作用。不过档案使用者毕竟对档案只有少量的认知，并不知道自己应当对那种信息有需求，而主动的使用方式则可以很好地对这个问题进行解决，档案开发一方面向用户提供了想要了解的信息，还可以开发出新的档案信息，由此原有的被动利用变成了主动，档案的利用率也会得到较大的提高。

（六）提高档案管理人员综合素质

要想提高档案的利用效率，除了需要对档案的管理制度管理水平进行进一步的完善外，加强档案管理队伍的综合素质也是非常重要的举措，在选择档案管理人员时，应当注重管理人员是否具有较高的档案管理的责任心、是否工作认真负责以及工作态度是否端正等，加强对工作人员的培训工作，在日常工作中应当从生活到工作关心员工，从而激发员工在档案管理工作中的积极性和创新意识。档案工作人员的素质在很大程度上可以决定档案管理工作的质量。而作为一名档案管理人员，应当从自身做起主动地接受培训或者是自学的方式来提升自身的专业水平。根据档案管理发展的脚步，根据具体档案管理工作地发展动向最终确定管理方案和策略，由此来提升档案管理质量，开发出档案管理的新型模式。

（七）档案信息与网络结合

档案的相关工作地发展离不开对网络科技的应用，尤其是在网络科技飞速发展的今天，该技术已经在人们的生活中扮演非常重要的角色，因此应当如何将档案管理工作和网络科技进行高效的结合已经是如今和未来档案管理部门的重点工作。利用网络科技来创建档案馆网页，可利用网站将机构设置、简介、政策法规等都放到网站上，在档案的管理系统中将政府决策纳入之中，就此人们想要得知任何决策内容通过该网站就可以了解到，可以为政府机关进行合理的决策实现对政府决策的监督。

四、结语

综上所述，针对档案利用，首先必须认识到档案利用过程中存在的问题，加强对档案信息的管理工作，坚持对档案信息进行改革创新，结合时代的发展脚步对其档案信息和管理方式进行填充和优化，只有正确的对档案信息进行管理才能满足档案利用者的需求，为综合档案的利用打开新的局面。加强档案的开发和利用，一方面可以实现档案工作自身的价值，最关键的是可以为社会主义建设提供信息的力量，推动经济和社会得到更好的发展。这时，档案管理人员应当从思想上对管理模式进行完善，为了让档案馆可以更好地适应时代发展步伐，就必须要探索新的管理方法，实现档案管理工作的科学化和合理化，从而更好地为社会经济发展服务。