论如何加强事业单位档案管理信息化建设

石影

（吉林省四平辽河农垦管理区管理委员会，吉林 四平 136000）

引言：

目前在事业单位档案管理中，信息化管理系统的应用得到了良好推广，其可以更好地适应现代社会信息资源快速增长的形势，利用信息技术、计算机技术对档案资料进行收集、整理、存储及利用，实现对档案资源进行高效化处理的要求。而以事业单位档案管理工作的开展现状来看，其所需面对的管理要求、管理内容、档案资源不断增多，在一定程度上为管理工作的执行带来了难度。因此需要分析新形势下事业单位档案管理所发生的转变，在此基础上加强信息化建设来提高档案管理的质量及效率。

一、加强事业单位档案管理信息化建设的重要性

第一，互联网技术在快速发展与普及之前，事业单位档案管理工作模式相对单一化，通常会以纸质材料为载体记录和保存相关信息数据内容，但是由于纸质材料自身的特性，在保存过程中存在一定的劣势和不足。纸张容易受到环境条件的影响，一旦受潮便会慢慢腐烂和褪色，字迹变得模糊，且纸张容易受损，这样便会增加工作人员的管理难度。

第二，档案管理工作涉及大量的内容，且繁杂多样化，传统纸质材料保存方式，后期如果经常反复的查看和翻阅，纸质档案查找过程中费时费力纸质材料相对脆弱，比较容易受到人为因素的破坏和影响，或者丢失。如果受损，修复难度非常大。而对于珍贵的档案信息资料，一旦损毁，将会造成无法估量的损失。所以，档案信息化管理具有重要的现实意义，通过现代化互联网信息技术手段，将档案信息存储和备份到计算机互联网当中，这样能够有效避免档案丢失损坏的情况发生。

二、加强事业单位档案管理信息化建设的作用分析

（一）提高档案管理效率

在事业单位发展的过程中对档案管理提出了高效化、高质化的要求，尤其是在信息时代的背景下，信息资源的应用价值不断提高，因此在事业单位中多数已经建立了信息化档案管理系统来改进管理工作形式。信息化建设能够在信息技术、网络技术、计算机技术的支持下对档案信息数据进行全面的收集，并且管理系统所提供的功能可以对信息资源进行自动化的分类、归档并生成目录，从而减少档案管理中人力的投入，在优化档案管理工作流程的同时进一步的提高工作效率。

（二）加强档案资源利用

在以往事业单位档案管理工作中，主要是将纸质档案存放到档案室中进行专门保管，在面对大量的纸质档案时，其在查阅及使用上都有一定的难度。而在目前在档案管理中，其信息化建设进程不断推进使纸质档案开始进行电子化处理，并且在计算机数据库中可以对大量的档案资源进行存储，从而缩减档案所占空间，且电子化的保存方式使档案资料不易损坏、丢失，而对于档案资源的利用，档案管理系统所提供的检索、查阅功能优化了档案的使用流程，大幅度提高了档案查找速度，并在网络技术的支持下实现了档案信息的高速传递，进而提高事业单位档案管理的水平。

（三）提高档案收集能力

在信息时代下信息资源传播速度更快、共享程度更高，再加上事业单位在发展中其档案资源的快速增长，使得传统的档案管理方法在面对大量数据资源时存有的弊端愈发明显，因此需要科学地运用现代技术来实现档案的规范化管理。在档案收集方面，信息化建设的推进能够借助网络技术、信息技术在单位内部建立起信息传递网络，这样可以高效地进行档案资料的传递，并保证档案收集的时效，及时对档案进行更新，减少档案管理中的疏漏，并且在数据技术的支持下可以高速对档案资料进行筛选，减少无用档案的留存，提升档案管理的智能化水平。

三、加强事业单位档案管理信息化建设的要求分析

（一）降低档案管理成本

在信息时代的背景下，其改变了传统档案资料的管理形式，纸质档案的数字化转变在极大程度上优化了管理工作流程，有效地减少在档案管理中的工作量，这样可以节约档案管理成本支出。并且现今事业单位档案管理信息化建设推动了档案管理工作的自动化、智能化发展，这在极大程度上提高了其管理效率，再加上档案数字化管理模式在应用中对人力、设施、工具等的要求较少，因此人力、物力支出的减少在实际中可以降低档案管理所需成本。同时在档案管理成本的控制中需要注意避免过度地减少支出，应为信息化建设提供充足的支持，这样可以使档案管理信息化建设的长远效益得到保障。

（二）保证档案资源的安全

在传统的档案管理工作中纸质档案对存储环境及保管条件有着一定的要求，若是档案资料保管不当可能会出现损坏、破损、丢失等问题。目前在档案管理中多数采用纸质档案与电子档案并行的方式来开展相关工作，这样可以进一步的保证档案资料的完整性。同时在信息技术的支持下对档案数字化处理能高效地对档案信息进行筛查，从而保留具有价值的档案资料，信息技术在应用中可以对多数类型的档案进行数字化存储，如影音、图片等，使档案资料不受到外界环境的影响。对于档案管理需要做好安全防护工作来适应信息化发展的形势，确保档案资源的安全，使其档案的真实性、原始性达到保证。

四、加强事业单位档案管理信息化建设的措施分析

（一）完善档案管理制度

在档案数字化中明确的规章制度可以为其各项工作的执行提供制度保障，在规范档案数字化流程的同时减少相关工作中的疏漏问题，使各项工作高效、高质地开展，进而推动事业单位信息化建设的开展。信息时代下事业单位档案管理所需面对的工作内容更为繁杂，因此相关活动的开展需要有完善的制度作为支持，通过对规章制度进行明确能够使档案管理工作在执行的过程中其各个环节得到有效的规范及约束，从而进而减少在档案工作中的失误问题，而在信息时代的背景下，对于其制度内容还需结合实际来进行调整及细化，以档案信息化管理的特点及要求来确认可实行的档案管理制度内容，确保规章制度与实际档案管理相匹配，这样可以在事业单位内部建立起更为完善的档案管理体系。并且在实际中还应确认档案管理各方责任，将责任内容落到实处，这样可以防止在档案管理工作中出现职责不清、职责混淆的情况。

（二）规范档案管理标准

在档案信息化建设与发展过程中，事业单位要高度重视档案管理工作的规范化与标准化，通过制定科学合理的规范标准，保障档案管理工作严格按照规定要求有序开展。首先，事业单位方面要针对自身实际情况，制定科学完善的档案收集与管理机制，优化信息化工作流程，保障档案管理人员能够严格按照规定制度流程有序开展相关工作。其次，对于档案数据库、格式以及内容等应当制定统一的规定，从而最大程度上保障档案数据管理的规范性与科学性。还需要合理设置访问权限，避免出现随意设置与访问的状况，从而保障档案资料的安全性与可靠性。

（三）完善档案信息资源

完善的档案信息资源是档案管理工作顺利开展的基础，在信息时代下事业单位档案管理的形式也由纸质向着电子化、数据化的方向转变，档案信息资源的利用价值也在不断提升，尤其是在大数据环境下，信息分析及利用成为档案管理信息化建设中的重要内容，因此需要对档案信息资源进行补充及完善，以此来建立完整的数据库。目前在档案信息资源的收集及处理上，通过计算机技术的支持能够高效地对档案资料进行处理，达到对档案信息资源进行统一管理的目的，并针对档案管理内容来制定管理标准，严格按照事业单位档案管理信息化建设的要求对档案资料进行数字化处理，根据相关规章制度对档案进行归档，从而实现档案管理的全面化、规范化。

（四）加强管理技术创新

在事业单位档案管理中，通过技术创新的方式能够加强对现代化技术的应用，其也有利于加强信息化建设，从而更为高效地对档案资源进行收集及处理，使档案管理可以达到快速化、高效化的执行目标。为此在技术创新中需要根据档案管理的实际需求，及事业单位的发展情况，对不同技术进行合理利用，使档案管理能够得到进一步的完优化。例如，大数据技术、云计算技术等可以实现对信息资源的高效收集、分析、存储、处理和利用，并且能够利用数据的关联性来实现档案信息资源的智能化检索，并且云计算技术的运用还可以利用云端平台来完成档案管理的各项流程，并对信息数据进行云存储，这种依托于云环境的档案管理技术能够降低档案管理工作对硬件设备的要求，并在一定程度上提高管理工作的执行效率。

（五）加强网络安全防护

网络环境存有的漏洞会对档案资料的安全产生影响，因此在事业单位中，需要考虑到网络环境的特征来对安全防护技术进行运用，尤其是在档案信息化建设中，为了避免出现信息泄露、丢失等问题需要做好安全防护工作，在大数据环境下更要及时地对安全防护技术进行更新及优化，加强对网络风险的抵御。在实际的档案工作中可以运用认证技术、加密技术、密码密钥等来避免档案数据库被入侵，针对电子档案应利用防火墙技术来抵御非法入侵及计算机病毒，为档案工作的顺利开展提供保障，其也有利于事业单位信息化建设水平的提升。

（六）加大人员培养力度

首先，不管是现有工作人员还是新员工，都应当注重其信息技术能力的培养，可结合实际情况，定期开展培训，培训要保障灵活，不仅要加强技术培训，还应当注重技巧的提升。互联网信息技术在为人们带来便捷的同时，但其并非万能。工作人员应当充分认识这一点，要让其意识到网络并非绝对安全，信息存储也可能会面临风险，应当加大安全管控力度，尤其是涉密信息数据，一定要切实做好保密管理工作。其次，事业单位档案信息化建设过程中，还应当加强对每个员工的综合考量，明确工作细则，将责任落实到个人，一旦出现问题，也能够及时有效处理，从而保障档案信息化管理工作稳步有序开展。

五、结语

目前在事业单位档案管理中，其信息化建设水平的提升在极大程度上提高了档案管理的质量及效率，在此情况下应分析事业单位的发展形势及对档案工作所提出的要求，结合信息技术的运用来不断优化档案管理体系。对于上文所提出的加强档案信息化建设的措施，可以针对事业单位的实情及需求来进行选用及调整，同时还可以加强技术创新，利用大数据技术、云计算技术等来对档案资源进行管理及利用，从而对档案所具备的价值进行合理的开发，进一步地推动档案管理工作的信息化、现代化发展。