新发展阶段医疗卫生机构档案管理工作质量提升对策

崔 驰

（秦皇岛市卫生应急调度中心，河北 秦皇岛 066000）

2021年是我国实施“十四五”规划开局之年，也是我国向第二个百年奋斗目标迈进的奋进之年。未来五年（2021年-2025年），高质量发展将成为经济文化社会生态各领域的发展主题。推动并实现高质量发展将成为衡量各领域发展水平的重要指标。伴随生命至上、人民至上的理念深入人心，及健康中国发展战略的深入推进，医疗卫生机构（以下简称“医卫机构”）进入新发展阶段，提高医卫机构的医疗服务水平，切实保障人民群众的生命健康权益，更好满足人民群众就医的多元化需求，成为实现医卫机构高质量发展的当务之急。档案管理作为医卫机构管理的重要内容之一，其管理工作质量成效直接影响人民群众就医的获得感和幸福感，影响医卫机构在人民群众中的社会形象，及医卫机构医疗服务质量水平的提升。因此，医卫机构加强对档案管理工作的管理，对于更好地提高医疗卫生服务质量，进一步改善医患关系，重塑医卫机构医疗服务形象，更有针对性满足人民群众需求具有重大意义。本研究结合人民群众就医新需求，及医卫机构在新发展阶段的定位，从提升档案管理工作质量入手，客观分析了医卫机构档案管理工作现状，并在此基础上提出了相应的解决对策，为推动医卫机构档案管理工作尽一些绵薄之力。

一、医卫机构档案管理工作主要问题分析

医卫机构档案管理工作的不足之处主要体现在：医卫机构对档案管理工作重视不够，在档案管理工作方面管理不足，缺乏专业化的档案管理人才，及比较低下的信息化水平。这些问题若得不到妥善解决，不但可能会阻滞档案管理工作质量提升，而且不利于医卫机构管理效益显现及长久发展。

（一）医卫机构对档案管理工作重视不够

档案管理工作作为医卫机构管理的重要组成部分，其对于提升医卫机构管理效率和质量、增强医卫机构高效救治患者服务能力具有重要意义［1］。由于档案管理工作在医院管理工作和业务内容中不直接产生经济效益，因此医卫机构一般不愿把档案管理与其他关键业务进行同等规划、投资和建设，医卫机构的不重视使得档案管理工作缺乏资金、技术、人才支持，从而导致医卫机构档案管理工作质量比较低下，难以为医卫机构高质量发展提供数据支撑。因此，强化医卫机构档案管理工作质量，提高医卫机构对档案管理工作重视，加大对档案管理工作人力物力财力投入，这对于充分发挥档案管理工作在医卫机构管理中的重要作用，提升医卫机构救治服务能力和进一步强化医卫机构竞争力具有重大的意义。

（二）医卫机构在档案管理工作方面的管理不足

医卫机构档案管理效能低下是制约档案管理高质量发展的主要障碍之一。医卫机构档案管理工作乱象主要体现在：第一，档案管理工作缺乏规划，与医卫机构核心业务不相协调。在医疗卫生机构现实管理中，档案管理仅是一个辅助业务，没有专门的档案管理部门，缺乏明确清晰的发展规划与定位［2］。此外，档案管理与医卫机构管理不相协调，缺乏一定的业务对接和保障机制，这使得档案管理工作杂乱无章，缺乏一定的规律性。第二，档案管理工作人员管理能力不足。现有档案管理人员多数属于非科班出身，缺乏一定的档案管理知识和技能，对档案管理工作中存在问题缺乏敏锐意识，对档案管理工作运作规律缺乏探究能力。第三，档案管理工作缺乏一定的制度规定及保障机制，使得档案整理、分类、存放、管理及使用流于形式，管理效能低下，适用范围受限。综上所述，医卫机构在档案管理工作方面的管理不足和效果欠佳，对于实现档案管理工作质量提升有着重大的阻碍。

（三）医卫机构档案管理工作缺乏专业化的人才

专业化人才是医卫机构档案管理工作质量高低的根本保障，也是推动档案管理工作提质增效的重要举措。然而，由于医卫机构管理者对档案管理的不够重视，加之档案管理工作不能直接带来经济效益，使得档案管理工作缺乏来自医卫机构的资金、人才和技术投入，尤其是缺乏制约档案管理工作质量提升的人力投入，现有医卫机构档案管理工作缺乏专业化人才，多数档案管理人员要么没有接受过档案管理工作专业化培训，要么没有学习过档案管理专业，对档案管理工作必备的知识和技能缺乏了解；至于档案管理领域的前沿知识更是闻所未闻，这使得档案管理工作缺乏规范化管理流程和制度，档案管理混乱，档案信息不全和失真，档案资料归档出错，档案资料丢失现象也时有发生。可见，加强医卫机构档案管理专业化人才选用育留，对于提升档案管理工作质量至关重要。

（四）医卫机构档案管理工作信息化水平较低下

推动医卫机构档案管理信息化是提升档案管理工作质量，促进档案管理规范化运作和提高档案管理效率及效益的重要途径。然而，多数医卫机构档案管理工作信息化水平比较低下，比如档案资料整理、归类、存储、管理和保存等环节，缺乏必要的信息化设备（包括打印复印一体机、扫描传真机、除湿机、空调、防火防盗防潮设备、电脑等），多数档案管理工作仍然停留在人工阶段，不仅效率低下而且容易出错，严重制约医卫机构管理效益提升，更不利于简化和提高患者的救治流程和效率，导致医卫机构并不充足的医疗资源严重浪费，从长远的角度来说不利于医卫机构健康稳健可持续发展。可见，推动医卫机构档案管理工作的信息化，对于提高救治患者效率和质量，提升医卫机构管理效益，实现医疗资源的合理配置，推动医卫机构可持续发展具有重大意义。

二、医卫机构档案管理工作质量提升对策

推动医卫机构档案管理工作质量上水平，是实现医卫机构跨越式发展的重要举措。笔者依据上述对医卫机构档案管理工作存在问题的分析，认为可以综合并举采取如下措施：一是强化医卫机构领导者对档案管理工作的重视，切实转变他们对档案管理工作重要性的认知，树立“做好档案管理工作是实现医卫机构高质量发展的生命线”的理念［3］，切实提高救治患者的能力和服务水平，切实保障人民群众生命和健康权益；二是加大对档案管理工作的经费投入，切实保障医卫机构档案管理工作的正常展开，实现档案管理工作效能的落地；三是选优配强档案管理工作专业化人才队伍，推动档案管理工作局面和提升档案管理效益；四是提高档案管理工作信息化水平，不断提高档案管理的效率、质量和效益。具体而言，要采取如下对策：

（一）医卫机构领导者要重视档案管理工作质量

医卫机构领导者是推动档案管理工作高质量发展的核心角色，其对档案管理的认知和态度直接影响档案管理工作的成效。那么，如何提高医卫机构领导者对档案管理工作的重视呢？

首先，加强对领导者在档案管理工作上培训，切实转变领导者对档案管理工作的认知和态度，树立档案管理工作高质量发展理念。其次，要强化医卫机构之间在档案管理工作方面的经验交流，尤其是要分享档案管理在医卫机构管理中的重要作用及其于医卫机构所带来的显著效果，从而使医卫机构管理者转变对档案管理工作的传统认知，转变档案管理工作理念。再次，推动医卫机构领导者之间的互动学习和参观考察，尤其是参观考察医卫机构示范重点单位，明确档案管理在医卫机构管理工作中的重要性，重点考察医卫机构因重视档案管理工作而发生的显著变化。最后，医卫机构领导者要把档案管理与业务内容列入同等规划范畴，将档案管理上升为医卫机构管理战略性层面。

（二）医卫机构要加大对档案管理工作经费投入

医卫机构充足的经费投入是做好档案管理工作、提升档案管理效果和推动医卫机构高质量发展的重要物质保障。

首先，医卫机构要拟制好在档案管理工作方面的费用预算规划，以保障档案管理所需的必要经费支出。其次，要对医卫机构档案管理工作各项经费支出进行监督，以确保有限的经费开支用到实处发挥实效。再次，医卫机构要建立档案管理工作经费投入长效机制，确保档案管理工作效果在医卫机构管理与发展中的逐渐显现和不断延续。

总之，通过采取如上措施，可以推动档案管理高质量发展，提升医卫机构的管理效能和效益。

（三）医卫机构要选优配强专业化档案管理人才

专业化档案管理人才队伍是确保档案管理工作质量的核心要素之一。首先，医卫机构要选拔专业对口、经验丰富和忠诚担当的优秀人才来履职尽责，为档案管理人才队伍建设提供优秀的人才支撑。其次，医卫机构要强化对档案管理从业人员的专业培训，并选派优秀的档案管理工作人员进行业务交流，进一步提升档案管理工作人员的从业技能。再次，医卫机构要引进优秀的档案管理人才，为本单位档案管理工作输入新鲜的血液，同时要在单位内部大力培育档案管理工作的专业化人才，搭建起内部培育为主和外部引进为辅的选才模式，以节约管理成本和提升管理效能。最后，医卫机构要打造以情感留人和以事业留人的工作氛围，为医卫机构引进和培育优秀的档案管理人才。

（四）医卫机构要提高档案管理工作信息化水平

推动档案管理信息化是实现档案管理工作高质量发展的技术支撑。档案管理工作信息化有助于提升档案管理工作效率，提升档案管理工作效果，推动档案管理工作更好地服务于医卫机构工作大局。

首先，医卫机构要配备档案管理工作所必备的电脑、打印机、扫描传真机等设备，实现纸质档案材料向电子档案的转变，以实现医卫机构档案资料的快速检索、存储和管理，进一步提升档案管理效率。其次，医卫机构要划分专门的档案管理场所，设立档案管理部门，配备档案管理工作所必需的基础设施，比如空调机、除湿机、消防栓等，切实防范档案资料被烧坏、盗窃和发潮及电子档案资料的被黑客侵入，切实保障患者的个人隐私不被泄露。再次，医卫机构要在档案管理工作中引入大数据、云计算、人工智能和5G等先进技术，实现档案资料的移动转移和一键获取，切实为患者用户提供人性化信息服务功能，满足用户的个性化需求，并实现档案管理工作人员从繁重的工作中解放出来，提升档案管理效率，促进医卫机构服务水平的提升。

总之，通过采取上述措施，实现医卫机构档案管理工作信息化水平的提升。