论信息化背景下公共资源交易项目档案如何创新管理与发展

吕雅晖

（牡丹江市公共资源交易中心，黑龙江 牡丹江 157000）

公共资源交易项目涉及的内容和范围愈发广泛，如工程建设招投标、土地和矿业权交易、国有产权交易、政府采购（包括招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）、服务经营权的交易与咨询服务、房产和办公品等物业租赁交易服务等等。这些一般都是由公共资源管理部门进行掌控的社会公共资源交易业务，只是随着这些业务内容的不断增加、范围的日愈扩大，产生了比以往更大量的档案文件。相关部门在信息化背景下，理应致力于探索公共资源交易档案创新管理与发展措施。

一、公共资源交易项目档案创新管理与发展的背景

如今国内的经济建设处于健康可持续发展的态势，国家将各门类的社会基础设施建设项目划入了公共资源交易中心平台，进行快捷又高效的交易。针对这方面，国务院还提出了“平台之外无交易”的基本要求，意味着公共资源交易中心平台要对其公共资源进行有效的整合，旨在统一对其进行交易与管理，克服了以往分散式招标的资源浪费、监管缺位等方面的问题。

而在公共资源地不断整合、交易与管理的过程中，平台交易的项目数量越来越多，公共资源监管部门必须要针对各门类的公共资源交易项目建立相应的档案，以规范公共资源交易业务活动［1］。但这也意味着公共资源交易项目档案管理工作量剧增，档案管理压力上升。为了保障公共资源交易项目招标公平、公正、公开，同时也确保公共资源交易项目日后的审查与利用，公共资源交易中心必须要探索公共资源交易项目档案的创新管理与发展对策。

二、信息化背景下公共资源交易项目档案创新管理的价值

目前公共资源交易项目档案数量在不断增加，而中心对其交易项目档案工作投入研发力度不足，导致档案的管理工作效率与工作质量没能得到有效的提升。因此，中心要注重针对当前档案管理工作的实际情况，并结合新时期的信息化技术条件，对公共资源交易项目档案管理工作进行科学的创新。

首先，公共资源交易档案的创新管理有利于交易项目档案存档的完整性。在纸质档案归档立卷工作中，经常遇到资料不齐或补交归档、补漏增缺的情况，需要拆卷重做。但信息化背景下档案整理归档更便捷，随时可以查漏补缺，文档也不易形成存积。同时也避免了在交易活动中形成的文字、图表、声像、光盘等不同交易项目档案资料被毁坏、丢失，让公共资源交易项目档案更加齐全、完整。

其次，公共资源交易档案的创新管理有利于提升交易中心的整体服务水平。在信息化环境下开展有效的档案管理工作，可以促进管理人员主动工作的积极性，同时从某种程度上也增强了主动服务的意识。利用信息化管理交易项目档案，更便于单位领导及相关人员查阅，方便快捷地得到所需要的文件资料，这对于提高公共资源交易项目档案管理工作质量及服务水平有着积极的作用。

最后，公共资源交易档案的创新管理有利于项目档案信息的安全性。目前在查阅档案时，经常是提供整卷档案，其实只需利用卷中的一部分资料，但实际能够看到整卷档案内容。显然，这不利于项目档案管理的安全性。但信息化背景下可以有针对性地提取档案中的信息，不必全部提供整卷档案，确保了档案的安全性、有效性，同时提高了档案资料的利用率。

三、信息化背景下公共资源交易项目档案创新管理与发展的途径

中心要充分利用信息化技术来优化公共资源交易项目档案的管理工作，保障交易项目档案管理的创新发展，可以通过以下的途径达到目的：

（一）建立互联网+公共资源交易项目档案管理模式

如今信息化的时代发展趋势愈发明显，“无纸化办公”成了档案管理工作的重要发展模式之一，它可以改变以往公共资源交易项目档案的纸质化状态，实现公共资源交易项目档案的电子化［2］。因此，中心要抓住档案管理电子化发展趋势，充分利用信息化技术条件来建立起“互联网+”公共资源交易项目档案管理模式，实现公共资源交易项目档案的电子化管理，让相关监管部门也可以采取便利化的监管操作，提高其监管水平。档案部门要合理采购如扫描仪、防磁柜、电子光盘以及刻录机等设备，便于档案管理人员对电子化的档案进行长期的科学保管与利用。

为进一步加快公共资源交易信息化进程，提高交易服务水平和平台保障能力，在公共资源交易平台业务系统基础上，开发各类交易资料归档功能，部署建成独立的电子档案管理系统，实现公共资源交易业务档案信息收集、整理、归档、统计、查阅等电子化、智能化。电子档案管理系统与公共资源交易业务系统无缝对接，按照建设工程、政府采购等项目类型，从项目受理、公告发布、标段信息、保证金缴纳、开标评标、中标公示、保证金退还等交易流程，对项目交易资料按照项目分类，交易完成后由系统自动整理，汇总，归类，同时结合招标人提交的其他档案资料，推送相关业务科室审核后完成统一归档工作，因此，电子档案管理系统有效解决了传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低、保存成本高等难题，打破了传统管理方式的时空局限，降低了交易成本，能大大提升公共资源交易的服务水平。

（二）更新档案信息化管理理念

当前的档案管理工作仍然存在着为工作而保管，有多少收多少，不给不要，重保管轻利用的思想，不讲求社会效益和经济效益的旧观念。现如今信息化时代，公共资源交易档案涉及的面越来越广，使得档案管理在这期间出现了许多新情况、新问题。特别是观念陈旧、不能与时俱进，无法结合现有的工作探索档案管理的新思路，开拓创新意识不强等，制约了档案信息化管理理念的更新。

公共资源交易档案是公共资源交易在业务发展过程中形成的文字、图片、影像等重要资料，在一定程度上决定着公共资源交易中心的完善和发展，要充分认识到档案信息化管理的重要性，这是改变和完善档案管理信息化建设工作的关键。公共资源交易中心要对档案信息化管理工作进行重新调整和定位，成立专门的档案管理信息化管理工作机构，配备专人负责档案管理工作，挑选责任心强、业务精，同时掌握现代信息技术及管理技术的同志来负责档案管理工作，将档案信息化管理工作当作中心的核心工作来抓，以提高档案管理的科学化、规范化、信息化和制度化建设。

（三）建立公共资源交易项目档案的信息化管理制度

在信息化背景下，中心的档案部门可以有针对性地建立起信息化档案管理制度，为项目档案创新管理与发展提供制度支撑［3］。

首先，档案部门可针对电子化档案管理流程与细节管理进行完善，并将其纳入信息化档案管理制度的内容之中。规范收集公共资源项目档案材料，确定哪些材料是必须归档的，明确归档期限是多久，并按要求对档案材料进行严格审核，确保材料真实准确完整，最后形成完整的电子卷宗，便于日后查阅。其次，按照《招投标法》《招标投标法实施条例》及《政府采购法》等相关法律法规要求，完善电子化档案管理工作相关的法律法规，以保障电子化档案管理的规范化与标准化。在电子化档案管理过程中，健全的信息化档案管理制度也是电子化档案管理过程的基础，我们只有依据完善的制度，才能对管理过程实现规范化、标准化。从而确保新形势下，档案信息化管理工作的严肃性和安全性。最后，档案部门要建立起健全与完善的人事管理制度，对档案管理人员的电子化档案整理、归档、管理与利用等等进行全过程跟踪与问效，并落实责任到人的管理机制，从多个方面加强公共资源交易项目档案的信息化管理制度建设。

（四）增强电子化档案的安全防范意识

公共资源交易中心要加强电子档案备份管理，在电子化档案管理模式下，要将电子档案备份管理作为管理重点，以保证电子档案信息安全，对归档的存储载体进行妥善保管，确保存储介质远离磁场等不安全的区域，并将存储介质进行独立存放，控制好存储地点环境的温度和湿度。档案管理部门要根据电子档案的重要性进行分析管理，对普通级的电子档案存储介质要采取一式三份的管理方式，对于重要项目的电子档案存储介质，要采用一式四份的管理方式，以满足档案资料调阅的使用需求。计算机设备上也要安装防火墙，并采用身份认证等先进技术防范非法用户入侵系统，每两年对电子档案的有效性进行全面检查，如发现电子档案存在安全隐患，要立即进行处理。

（五）在信息共享理念下推进项目档案的创新管理

中心要保障档案部门的档案资源得到合理的管理与利用，则可引入信息共享理念，在信息化环境下充分发挥其技术优势，促进公共资源交易项目电子化档案的科学合理利用。在这个方面，服务对象可以在信息共享的过程中第一时间获取到自己比较关注的服务信息，有利于提高服务对象对公共资源交易项目档案信息资源的重视度，同时也可增强档案部门对社会群体的服务意识，主动为社会群体提供高质量的服务。长此以往，有利于加强服务对象与中心之间的信息交流，对于促进中心各项业务的发展也有着积极作用。因此，中心的档案部门要积极引进信息共享理念，优化自己的服务工作，提高服务对象与监管部门对项目档案管理的满意度。

总之，国内的公共资源交易中心业务活动日愈频繁，涉及的范围也愈发广泛，给项目档案管理工作带来了一定的难度。因此，相关档案部门要注重依托于信息化技术来创新自身的档案管理工作，如建立互联网+档案管理模式、建立信息化档案管理制度、在信息共享理念下推进项目档案的创新管理等等，最终可实现公共资源交易项目信息化档案管理的健康发展。