医院科技档案管理工作中的实践与思考

刘邦国

（泰州市中医院，江苏 泰州 225300）

一、引言

随着各大医院落实“科技兴院”“人才强院”战略［1］，医院专业技术人员科技创新都得到了相当大的鼓励，然而医院科技部门工作者除了做好项目申报、成果申报、论文发表管理、继续教育等日常工作外，还要注重科技档案的管理工作。尽管科技档案管理不是科技工作的一线任务，但却是以后顺利有序地开展科研工作的基础，是科研成果的宝库和重要信息资源［2］。科技档案的科学使用，有利于促进科技成果的转化，准确评估医院科技管理工作的水平，提高信息检索的效率，并有助于形成科技情报产品。因此，科技档案对科技管理工作有着调动积极性、增加产出、提升质量、提高效率等重要意义，对医院高质量发展有着极大的推动作用。

二、医院科技档案管理工作中的实践与问题

科研档案作为重要信息资源在教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用［2］。尤其是随着公立医院高质量发展进程的不断推进，科技档案管理工作的短板日益浮出水面，笔者通过医院科技档案管理工作中的实践，得出以下体会：

（一）医院科技档案数据内涵需丰富

医院科技档案数据范围不仅仅局限于项目申请书、论文、小结报告等常规数据的整理、汇总，要丰富其内涵，扩展覆盖面，才能更好地发挥作用。①完善各个环节的数据。丰富内涵首先要建立在已有档案数据完整的基础上，为了更好发挥科技档案的价值，有必要将科技项目、科技成果、专利授权、成果转化、学术论文、出版专著、荣誉称号等从开始到结束的相关档案资料尽可能地收集整理、不断完善。②筹建医院科研专家库。专家库实际上就是科研人员的相关档案，目前医院内部科研积极性在逐步提高，但往往都是单兵作战，很多项目、论文都是各自完成，甚至一个项目中的第二、第三负责人都没有真正参与到项目中去。这种单兵作战的弊端非常明显，一方面，医院科技成果奖励往往都是第一负责人获得；另一方面，将项目能否完成与个人挂钩，在第一负责人出现离职、调离、跳槽等特殊情况时，项目的结题就变得遥遥无期。③搜集和保存研究相关数据。医院科技档案数据还应该包括科技活动中的研究数据，尤其要注重构建标本库以及病种数据和影像数据等的采集。对于临床医学研究，庞大的样本是统计分析出科学合理结论、结果的基础，妥善保存、妥善利用前人的临床研究数据，有利于科学研究的连贯性，也有利于提高研究进度。

（二）医院科技档案信息化程度需加深

档案信息化目的是提高档案的利用、管理的效率和质量［3］。目前医院科技档案管理信息化程度还不够，一是经费不足，二是观念上不重视，三是信息化思路不清晰。对于乡镇级的公立医院，经费是主要的制约因素，但对于地市级以上的公立医院，主要影响因素则是观念上的不重视和信息化思路的不清晰。为此，信息化程度的加深主要从信息化意识、信息化办法、信息化平台等方面进行考虑。①提高信息化重视程度。提高重视程度，有利于资金的下达、人员的到位、工作的开展，这是任何单位机构开展信息化工作的基础，一定要重视科技档案信息化工作，加深信息化程度，才有可能深挖科技档案价值，加速新科技成果的产生。②制定信息化工作办法。目前大部分医院在科技档案管理方面还没有制定明确的信息化工作办法，要根据日常工作中的实际情况，合理界定信息化范围、制定信息化标准、明确信息化责任分工等，才能制定出合乎本部门、符合医院实际情况的工作办法。③信息化平台搭建。随着医院的发展和信息化进程的不断推进，许多新的系统被建立起来，但科技档案目前还没有建立相应的信息化平台。科技档案信息化平台的搭建，需要在采集常规临床、科研等数据的同时，实现多科室、部门间数据共享，让科技联动起来，有利于优势互补，增进合作，特别是医院之间，实现共建共享共研。因而，信息化平台的建设需要一支专门的队伍，对该平台及时进行查漏补缺，更新换代，在承载信息化建设的进程中发挥重要作用［4］。④信息化安全保障。随着医院相关档案数据的不断增加，信息化程度的不断加深，越来越多的资源都会以数字化形式存在。科技档案由于其价值以及一定的私密性，就需要对其存储介质、访问路径、使用流程等进行安全方面的保障。一方面，在存储上要快速便捷、实时备份；另一方面，在信息化平台系统的设计上，要提高可靠性、安全性，在面对各种突发事件上都能最大程度保证数据完整、系统稳定。

（三）医院科技档案管理制度需完善

医院科技档案管理制度并不是一蹴而就的，要根据不同机构、组织的发展状况、发展阶段、发展目的来制定。制定相关制度、完善相关制度，目的就是为了使得科技档案能够在部门工作中发挥出合理的作用。医院科技档案管理制度主要针对科技档案的加工、整理、归档、利用等过程，并在其中作出明确的规定，包括：①主动对接、定期获取。医院科技档案管理部门要与其他部门的科研工作者形成良好的、常态化的沟通，定期获取科技相关档案。②抓好科技档案获取环节，提高质量增加价值。科技档案的获取需要注重每一个环节，例如一个完整的课题（项目）档案，应该包括准备、研究、总结验收、成果和奖励申报四个阶段的材料收集，这样才能如实反映科研活动中的真实情况，提高科技档案的质量和利用价值［4］。③明确科技档案加工整理的规范。利用人工输入、移动设备扫描、计算机采集等多种方式采集科技档案，并对保存的数据进行格式上的加工处理，包括非结构化、半结构化数据结构化，杂乱数据整齐化。④合理制定科技档案开发利用模式。科技档案的开发利用实际上是医院科技部门给全院各提供的一种知识服务，而这种知识服务首先要明确服务对象、服务内容、服务策略。服务对象一般是不同学科领域的科研人员，服务内容需要根据部门间需求的差异进行调整，服务策略则要实事求是地按需制定，既考虑到现有的人力物力，又要考虑到未来的发展趋势。⑤明确科技档案借阅规范。大多数机构和单位都将科技档案用于存档，很少会供其他个人、团队、群体使用，从精益化管理的角度来讲，这是一种资源的浪费，用好前人的科技档案，可以对同样研究领域医护研人员进行培训，也可以对处于不同阶段的在研人员提供参考。

（四）科技档案管理队伍需建设

科技档案管理人员在日常管理中存在积极性不高、专业知识缺乏、晋升条件困难、岗位稳定性不够等问题，都会导致科技部门在档案工作上，出现不够重视以及管理不到位的情况。而为了避免因内部人员问题导致的管理不到位，需要抓好科技档案管理队伍。①鼓励档案管理人员参与到医院的科技项目中去。目前公立医院科技部门管理人员普遍学历较高，大多数都具有硕士以上学历，这就有必要让他们参与到研究活动中，助力科研业务的发展。一方面，通过参与可以更好地了解科研人员课题、项目的研究进展，在参与的同时获取实时全面的档案数据；另一方面，通过合作或者配合的方式，与研究人员进行交流，通过思维的碰撞，更新自己的专业知识，弥补专业知识的不足，跨领域、跨学科储备基础知识，提高管理能力。②建立科技档案管理奖励办法。传统的管理模式，不利于档案管理工作的开展，过去事业单位档案管理人员都处于相对闭塞的环境中，进行简单重复的劳动。而科技档案的管理有别于传统意义上的档案管理，一是科技部门人员往往具有较高的学历，二是不同时期科研热点、科研人员、科研业务建设的要求也不同，三是科技工作本身更新迭代较快，这就需要科技档案管理人员不断接触新的事物、面临新的挑战、完成新的任务。为了提高科技档案管理质量，提高工作效率，可以在精神奖励为主的同时，适当地进行物质奖励，并把奖励向工作能力强、劳动强度大的人员倾斜，从而调动积极性，提高工作效率［5］。③招聘专职档案管理员。许多单位为了优化各部门人员配置，进行精益化管理，通常都倾向于使用兼职人员来管理档案，有些是科研人员，有些则是其他医护岗位人员。这种管理方式的确可以让人力资源的利用率最大化，一定程度上降低了成本，但也造成了兼职档案管理员工作时间、工作连续性得不到保障，他们会抱着“临时工”的心态来工作，这就会导致档案在加工整理中质量不会太高，后续有效地开发利用就更加无从谈起。④提供通畅的职称晋升发展通道。档案管理工作在各大医院都被视为“清闲”活儿，而档案管理人员在职称竞聘、岗位调整上往往都处于劣势，因而导致积极性不足、吃苦精神不够、工作要求也不高。通畅的职称晋升等发展通道有利于档案人员不断提升自我，以更积极饱满的态度投入到工作中去。⑤实行常态化队伍培训机制。时代在飞速发展，管理方法、科学技术都日新月异，通过对人员队伍定期进行档案加工、整理、审查方法和技术的院内考核、院外培训，提高队伍的业务水平，不光是档案学中的理论和技术，还要包括信息管理中的技术和方法，才能在和其他科室、其他科研人员对接、沟通畅通无阻，才能在面临新的管理技术、新的管理方法中得心应手。

三、结语

对医院科技档案数据内涵的丰富、信息化程度的加深、管理制度的完善、管理队伍的建设，其目的都是为了更好地对科技档案进行开发和利用，从而助力医院各部门的工作。目前国内大多公立医院已经开始重视科技的发展，也取得了瞩目的进步、获得了不少荣誉，但是在科技档案的开发利用方面相对较为落后，许多信息资源都没有发挥出应有的价值。医院科技部门如何发挥主观能动性、设计出科学合理的管理模式、做出成效，让领导层面感受到科技档案工作的深入开展可以为医院带来明显的助力，以便获得更多的资金、设备、人员的支持，更好地推动医院高质量发展，是当前医院科技档案管理工作中急需解决的问题。