采购数字化的应用现状和发展建议

文/周龙飞（东南大学经济管理学院）

作为企业生产运营中的基础活动，采购工作占据重要的地位，直接影响企业后续业务的开展。但在日常管理活动中，采购管理仍存在许多不足，主要表现在质量不达标，采购费用超出预算，产品供需不匹配等状况。为改善现状，同时减轻采购工作人员的压力，企业有必要引入数字化技术，建立数字化采购平台，提高采购工作的效率和水平，降低成本，进而提高企业的生产经营效率和竞争实力。

一、数字化技术在企业采购管理中的应用现状

（一）采购数字化程度有待提高

随着数字化技术的发展，许多企业都意识到了数字化技术带来的巨大价值，积极引进数字化技术。但总体来说，目前我国企业的数字化建设程度仍然不高。一方面，企业在采购数字化建设方面投入较少，数字化技术未得到广泛应用。尽管目前已有许多企业在数字化技术方面进行了广泛的应用，并取得了行业的相对优势，为其他企业在数字化建设方面提供了清晰的思路，但在实际工作中，由于成本、研发周期、思想观念等原因，仍有许多企业仍未利用数字化技术来提升更新采购水平，无形中提高了企业的运行成本，弱化了企业的运行效率和核心竞争力。另一方面，企业在采购数字化建设方面缺少科学有效的方法。科学合理的采购流程是利用数字化技术优化采购工作的前提[1]。在数字化建设过程中，主要流程设计还是传统的工作流程和人工采购模式，并利用内部控制制度来防范采购风险。这种数字化建设流程缺乏创新性，难以发挥出数字化采购真正的优势，无法真正有效地提高采购效率、降低采购成本、管控采购风险。在这方面，企业应积极寻求外部帮助，由专业的咨询公司提供解决方案或学习其他公司的案例。

（二）系统功能单一

受制于企业的发展阶段和规模大小，不同企业在数字化采购建设方面投入的资金、人力不一，因而数字化系统的整体水平和功能也各有差异。总体来看，数字化技术在企业的应用仍较少，采购管理系统的功能偏少，难以满足采购人员业务开展的实际需要。采购工作涉及企业的多个部门和外部供应商，现有的采购管理系统中，尽管增加了价格对比、价格预测的功能，但是由于数据库中的数据量较少，信息更新缓慢等因素，导致系统提供的参考价格不具实用性，难以被采购人员采纳使用[2]。此外，不同企业的需求也不尽相同，除了一些通用的价格对比、供应商管理等功能外，还需要根据行业特点和企业自身需求开发特定功能。

（三）采购管理人员的操作能力差

随着企业数字化采购系统研发的深入和功能的扩张，对采购人员的专业素质提出了更高的要求。数字化采购是一门综合学科，专业性较强，要求采购人员具有扎实的基础知识和相关的网络信息技术知识。然而根据一项调查结果显示，企业的采购工作人员中，有相当多的员工对信息技术系统比较陌生，不太了解，只掌握基本的操作[3]。对一些更复杂的功能，例如数据的调取和分析，供应商的管理和协调等没有熟练掌握。

许多企业只重视新系统的开发，而忽略了员工的培训教育，导致数字化采购的优势没有充分体现出来，不能真正地降低企业的运行成本并带来效益。企业领导层看不到数字化技术带来的利润和价值，对其重视程度可能会进一步降低，长远来看不利于采购部门数字化系统的建设。

二、企业采购管理中数字化技术的价值

（一）有利于降低成本

据2016年的麦肯锡报告显示，数字化采购不仅可以为企业节省大量成本，还可以减少企业在采购上花费的时间，以及价值损耗[4]。企业原材料费用通常在产品成本中占较高比例，如果可以适当降低采购费用，将会带来可观的利润增长。利用数字化技术，企业可以更全面地收集、处理和分析各类数据，整合相关资源，实现自动化、智能化采购，降低协商成本，减少采购人员在信息收集、交换上花费的时间[5]。同时，数字化技术还可以持续监视外部市场和企业内部需求的变化，对供应商进行调整，及时应对、修改采购计划，避免采购过程中可能出现的风险，缩减采购周期，对采购工作全流程进行成本控制。对于一些资金有限和成本敏感的中小型企业来说，数字化采购将是一大发展助力。

（二）提高响应速度

除了能够降低采购成本、生产成本显性成本外，数字化技术还可以降低隐形的“时间成本”。由于时间具有稀缺、不可替代的特点，决定了它对生产制造型企业的特殊重要性[6]。在采购工作和供应链管理中，数字化技术可以帮助采购人员快速收集、交换物资信息，了解市场最新动态，提高反应速度，做出最优决策，避免了传统采购模式下信息滞后和信息不对称的问题。尤其是新冠疫情暴发以来，人员流通不畅，信息交互不及时，企业的生产流通受到了极大的影响。传统的采购模式弊端凸显，许多企业这才意识到数字化技术的巨大优势。此外，数字化技术还可以根据历史数据进行智能分析，预测未来物资价格变化和物资供应等情况。利用这些数据，采购人员可以预先对未来做出判断，及时调整采购计划，提高企业的响应速度，使企业在复杂多变的环境中及时做出正确的判断。

（三）提高工作效率

在以往的采购工作中，从早期的编制采购方案，采购各种物资，核对数量，检查质量，再到最后的财务结算，整个流程需要花费很多的时间。采购周期越长，花费的成本就越高，出错的可能性也越高，企业的运行效率就越低，运行成本也在增加。数字化技术的应用，缩减了采购流程，大大降低了所需的时间。例如，以前需要采购人员提前询问不同供应商的报价，并进行质量检查，企业和供应商之间的信息不对称问题难以消除，从而使采购人员难以选择到可靠的供应商，采购效率低下。在运用数字化技术之后，通过搭建一个完善的数字化管理系统，对工作流程进行重新梳理，将供应商、财务以及各种资源整合起来，并对采购、运输、库存等过程进行管理。建立物资信息跟踪平台，及时获取市场最新动态，保证获得稳定和优质的物资，使物资来源更及时、稳定，采购计划更具时效性，提升物资管理水平。全流程公开、透明、迅速，为采购人员的决策提供有力的支撑。企业可以快速获得市场上各类物资的信息，信息不对称问题得以消除，采购周期缩短，采购人员的压力降低，有助于采购人员选择合适可靠的供应商，降低成本，提高采购效率。降低了采购过程中可能发生的风险，实现资源的有效整合，进而提高企业竞争力。

（四）采购管理更加规范化

对于许多中小企业来说，由于其处于初级发展阶段，人员较少，管理制度不规范，内部权责不清，采购行为存在诸多不规范之处，这极大地制约了企业的发展壮大。采用数字化技术，建设和应用集中采购平台、资产管理系统等，对采购管理制度进行修改和完善，确保制度的合法、合规和可操作。按照制度对采购业务进行重新梳理和规范，组织采购活动的具体示范，对采购人员进行培训，确保采购人员按照采购管理制度开展业务，使采购流程透明、高效。通过数字化采购平台，采购全流程可监督、追溯，减去一些不必要的流程，使采购人员按照制度购买物资，采购计划更加科学，采购流程更加完善，降低了采购工作中可能发生的腐败风险，有助于企业的规范发展。

三、加强企业采购管理数字化的建议

（一）改变传统思想，加大资金投入

数字化转型是国家近些年重点发展的政策之一，也是企业未来发展的趋势。互联网给我们的生活带来了巨大的改变，采购方式也发生了巨大的变革。采购作为企业生产经营活动中的重要一环，数字化采购是采购管理发展的必然趋势。同时受疫情影响，许多企业也不得不向线上转型，建设更加灵活、多样的数字化供应链。然而，数字化转型需要一定的资金和时间投入。企业负责人首先必须给予足够的重视，意识到数字化采购给企业带来的巨大价值，然后，从物质和资金层面提供相应的保障。要建立长效投入机制，在前期数字化系统建设方面，需要企业的大力支持，新系统建设不是一蹴而就的，往往需要花费大量的时间和资金，企业需结合自身需求，建设符合自身发展需要的数字化采购平台和数字化供应链。其次，在建设好数字化采购系统之后，系统可能会出现各种问题，企业需持续运营升级维护该系统，因为科技在不断发展，技术在持续升级，各种新需求不断出现，这就要求企业提高专项的资金支持。以企业常用的ERP（企业资源计划）系统为例，短则数月，长则一两年，就要进行一次系统升级，例如优化用户界面、增加数据库数量等[7]。因此，企业负责人需要改变管理思路，意识到数字化采购带来的经济效益，营造良好的企业采购氛围，利用先进的技术，及时准确地收集所需的信息，促进企业生产效益的提高。

（二）重视新功能开发，发挥数字化优势

现阶段许多企业都意识到了数字化带来的巨大收益，在数字化采购系统建设方面提供了资金和人力支持，初步建成了数字化采购平台并投入使用。但仍存在许多问题，例如功能还比较单一，界面有待优化等。多数情况下只能满足一些简单的物资编辑、价格对比等工作，采购工作涉及企业内外部的多个参与方，并且是动态的，需要根据内外部条件变化进行调整，这显然无法满足现实中采购工作开展的需要。数字化采购平台建设是一项复合型、综合性的任务，具有极强的专业性。要考虑到采购工作的业务需要，进行重点系统功能研发，不断拓展新功能。例如，有些物资的市场价格波动大，那么在系统功能研发时可以增加历史价格统计和未来价格预测等功能。有了这些数据，采购人员就可以在价格较低时购买物资，帮助企业节约成本。另外，对于企业来说，少则有几十家合作供应商，多则有几百甚至上千家合作供应商，对这些供应商的管理也是企业面临的一大难题。企业需要不断地调整其合作供应商，有些供应商因价格、质量等因素要终止合作，另外还要开拓一批新的供应商。在系统功能研发时增加供应商评级等功能，对不同的供应商给予评级，当评级较差时系统需要给出提醒，采购人员考虑是否与其终止合作。在纳入新的供应商时，系统要综合价格、生产能力、质量等因素给予参考意见，采购人员据此考虑是否将其纳入合作供应商。除此之外，还有许多其他新功能，企业需结合自身工作需要进行重点研发。

（三）重视人力资本，提高人员综合素质

在企业积极开展数字化系统建设的时候，也要逐步提高采购人员的专业素质。如果采购人员不懂数字化技术，即使有了专业的数字化采购平台，也不能发挥出其真正价值。新时代的采购人员要具备综合能力，不仅要掌握采购询价议价、采购合同编制、供应商管理等专业技能，还要熟练掌握行业有关的信息技术。随着企业数字化转型的加速和数字化采购平台的推广使用，不懂数字技术、不会使用信息系统且不愿学习的人将会被时代抛弃。因此，企业的人力资源部门，应当顺应数字化技术发展趋势，针对采购人员开展技能培训，逐渐提高采购管理人员的信息技术操作能力。例如常见的ERP（企业资源计划）系统，其中包含了企业的人力、财力、物力、供应商、产业链等许多内容，是企业发展的重要管理平台之一，也是企业数字化建设的重要一环。采购人员应熟悉界面，掌握操作技巧。此外，采购人员应严格要求自己，积极学习新技术，提高自身专业技术水平，使自己成为一名合格的采购人员。

四、结束语

综上所述，在科学技术高速发展的今天，为了提高企业的采购管理水平，数字化是重要的一环。但数字化是一门综合学科，需要结合行业需求和信息技术才能发挥出最大的优势，许多企业已经意识到了数字化的巨大价值，积极引进数字化技术，建设数字化系统。但同时仍有许多企业亟须进行数字化改革。当前企业采购部门仍存在信息系统功能单一，对数字化建设不重视，采购人员对信息系统不熟悉、操作不熟练等问题，极大地制约了企业的发展壮大。下一步，企业要改变传统的经营理念，积极拥抱数字技术，重视数字化采购系统的建设，加大资金投入，开发新系统和新功能，将数字技术和行业需求紧密结合在一起，重视人才队伍建设，主动培训采购人员，让数字化技术在企业采购管理中发挥出应有的作用。