新时期供销合作社档案管理数字化研究

文/张树武（无棣县供销合作社联合社）

供销合作社，顾名思义指的是供应和销售合作部门单位，供销合作社的创建及工作的开展，有助于协调、平衡供销关系，维护供销双方的合法权益，并使供销合作社业务活动规范、有序进行，使城乡物质交流得到有效促进。值得注意的是，对于县供销合作社来说，在管理工作开展期间，需重视档案管理，并合理利用档案信息资源，为县供销合作社其他相关工作的开展提供有效凭据[1]。

此外，新时期下，网络数字时代发展快速，且对档案管理工作产生了较大的影响，使供销合作社档案管理工作从传统的纸质管理逐步转向为电子化、智能化、数字化管理方向发展。

由此可见，从新时期供销合作社档案管理数字化工作质量水平全面提高角度考虑，本文围绕“新时期供销合作社档案管理数字化”展开分析研究具备显著的价值意义。

一、新时期供销合作社档案管理数字化工作开展的意义概述

供销合作社的建立，需树立为农业、农村、农民服务的意识，重视成员社体制改革及机制创新的推进，使供销合作社成为农业社会化服务的骨干力量。而这些目标的实现，则有必要从管理工作着手。在供销合作社相关管理工作开展期间，会产生大量的信息资料。考虑到管理工作能够有据可依、有章可循，则需做好产生的大量信息资料的整理分析、汇总、存储管理工作。与此同时，供销合作社日常管理工作开展期间，难免会发生一些问题，为了相关问题能够有效追溯，则需查阅相关问题涉及的相关信息资料。由此可见，供销合作社相关档案信息资料还能够为档案管理工作溯源提供有效支持[2]。此外，供销合作社还涉及人事档案，加强这方面档案的数字化管理，则能够了解社内工作人员的实况，及时调整社内工作人员工作方向，规范工作内容，有助于供销合作社整体工作质量水平的提高。

总体而言，新时期下供销合作社档案管理数字化工作的开展意义显著，无论是对供销合作社档案管理工作质量水平的提升，还是对供销合作社整体管理工作质量水平的提升，均具有显著的价值作用。因此，需充分重视供销合作社档案管理数字化工作的开展。

二、供销合作社档案管理工作现状问题分析

虽然供销合作社档案管理数字化工作开展的意义显著，但是从现状来看，此项管理工作尚且存在一些较为明显的问题。具体而言，主要问题如下：

（一）管理数字化意识有待提升

档案管理数字化是一种新型管理理念，从现状来看，供销合作社方面对档案管理数字化的意识还有待提升，具体表现为：一方面，受传统纸质档案管理观念的影响，供销合作社档案管理人员对档案管理数字化方法、规范缺乏清晰的认识，档案信息资料收集、整理过于随意，使得档案管理工作流于形式，档案管理数字化的规范性难以得到有效保证[3]。另一方面，由于档案管理数字化意识不强，所整理存储的档案信息资源的完整性及真实性难以得到有效保证，这样便会影响档案数字化资源的后期开发利用，难以为供销合作社相关工作的溯源提供有效支撑。由此可见，为了提高供销合作社档案管理数字化工作质量水平，有必要重视供销合作社相关工作人员档案管理数字化意识的提升。

（二）资金投入不足，数字化设备缺少

任何单位的档案管理工作均需要充足的建设资金作支撑，供销合作社档案管理数字化建设工作也不例外。但从现状来看，部分供销合作社在档案管理建设资金投入方面较为不足，尤其是县级及以下供销合作社，由于将管理工作重点放在供销业务等工作当中，对档案管理工作缺乏足够的重视，加上对档案管理数字化的作用认识不全，因此在档案管理数字化设备购买引进方面便缺少足够的建设资金支持[4]。在档案管理数字化设备缺少的情况下，档案信息管理的可靠性及真实性便难以得到有效保障，进而还会影响档案信息资料的安全性，使供销合作社档案资料的价值难以充分发挥出来，使供销合作社整体管理工作质量水平难以得到有效提升。

（三）管理制度有待完善，存在数字化管理风险

要想提高供销合作社档案管理工作的规范性，则需完善档案管理制度，但从现状来看，部分供销合作社的档案管理制度尚有待完善，具体表现为：其一，缺乏完善可行的档案管理数字化工作制度流程，对供销合作社档案管理部门的工作要求及标准不够明确，使档案管理数字化工作流于形式，缺乏实效性。其二，档案管理数字化的管控机制不够健全，对相关信息的来源难以准确验证，从而使供销合作社档案信息的可靠性受到影响，进而影响档案管理工作的安全性。此外，数字化管理是供销合作社档案管理工作至关重要的一个环节，在管理制度不够完善的情况下，新时期下的计算机技术、大数据技术应用缺乏规范性，易引发信息安全方面的问题，比如数字化管理系统遭受病毒感染、黑客入侵等，进而使档案数字化管理风险加大，影响供销合作社整体管理工作质量水平。

（四）档案管理工作人员素质水平有待提高

在供销合作社档案管理工作开展期间，档案管理工作人员发挥了至关重要的作用。但是，从现状来看，部分供销合作社档案管理工作人员老龄化现象较为严重，对于新时期一些全新的管理理念及技术方法难以快速掌握，比如档案数字化管理方法、计算机技术以及大数据技术等[5]。与此同时，部分供销合作社档案管理人才引进不足，在档案管理工作人员素质水平偏低的情况下，难以保证供销合作社档案管理数字化工作质量的提升。由此可见，需认清这一现状问题，采取有效方法逐步提高档案管理工作人员综合素质水平。

三、新时期供销合作社档案管理数字化工作优化措施分析

为了解决供销合作社档案管理工作现状问题，需树立数字化管理思想理念，进一步落实有效的优化措施。结合实践工作经验，具体的优化措施包括：

（一）提升档案管理数字化意识

新时期背景下，在提升供销合作社相关工作人员档案管理数字化意识水平的基础上，保证供销合作社档案管理工作整体质量水平的提高。因此，一方面需通过新兴媒体平台，宣传档案管理数字化的意义、价值作用，比如微信公众号平台、微博自媒体平台、抖音自媒体平台等，使相关工作人员认识到开展档案管理数字化工作的重要性。另一方面，规范供销合作社档案信息资料收集、整理工作流程，针对整理存储的档案信息资源加强管理，保证其完整性及真实性。此外，根据供销合作社相关部门日常工作需求，按照权限合理检索、浏览查阅、下载利用相关数字化档案，使供销合作社档案信息资源的利用价值得到有效提高。

（二）投入充足的资金，完善档案管理数字化设施设备

供销合作社档案管理工作的开展，需要充足的建设资金的支持，因此需投入充足的资金，购买引进数量充足、性能质量优良的档案管理数字化设施设备，满足供销合作社档案管理数字化建设的需求[6]。与此同时，加强档案管理数字化设施设备定期维护保养，淘汰老旧的硬件设备，并及时更新计算机系统程序，使档案管理数字化工作质量水平得到有效提升。此外，还有必要把部分资金用于吸收及借鉴优秀管理经验方面，加强与其他供销合作社之间的沟通交流、合作，重视资源的转换与共享，在构建完善的区域供销合作社档案管理数字化体系的基础上，使各级供销合作社的档案管理数字化利用率得到全面提高。

（三）完善档案管理制度，构建数字化管理安全系统

制度的完善，有助于提高管理工作的规范性及严谨性。因此，在供销合作社档案管理数字化建设工作开展期间，需完善档案管理制度。一方面，健全档案管理数字化工作制度流程，明确档案管理部门的档案管理工作要求及标准，提高档案管理数字化建设工作的实效性。另一方面，完善档案管理数字化管控机制，明确档案信息资源来源渠道，确保各项档案信息数据有据可依、有章可循。此外，构建数字化管理安全系统，合理利用信息技术，使系统的光纤和磁盘阵列能够有效连接，进而提高系统的性能及安全性。同时，采取扩展模块应用的方式，使系统存储容量得到有效扩充，在存储系统具备良好的可拓展性的基础上，使在线扩容功能有效发挥出来，并提升系统保护档案信息资源的能力。当然，还有必要合理利用大数据分析技术、防火墙技术、安全密钥技术等，使供销合作社档案管理系统的整体安全性得到有效提升，并实现信息资源高效利用的目标。

（四）提高档案管理工作人员综合素质水平

如前所述，档案管理工作人员在档案管理工作中的作用显著，因此从提升供销合作社档案管理数字化建设质量水平角度考虑，提高档案管理工作人员综合素质水平刻不容缓。一方面，供销合作社领导者需引导档案管理人员加强自主学习，重视档案管理数字化方面专业理论知识、实践管理方法技巧的学习，掌握大数据技术、计算机技术的应用，从而满足档案管理数字化建设工作的需求[7-8]。另一方面，供销合作社需提供档案管理人员培训学习的机会及平台，通过定期培训，提升档案管理人员管理知识能力及实践技巧水平，从而将所需知识有效应用到供销合作社档案管理数字化建设工作当中。此外，还有必要重视新型复合专业档案管理人才的招聘引进，满足供销合作社档案管理工作对现代化人才的需求，岗前培训与入岗后培训并重，减少供销合作社档案管理数字化建设工作的失误和风险，全面提高档案管理数字化建设工作质量及安全性水平。

四、结语

综上所述，新时期背景下，开展供销合作社档案管理数字化工作意义显著，但是现状仍存在一些较为明显的问题。因此，需提升合作社相关人员档案管理数字化意识，通过投入充足的资金，逐步完善档案管理数字化设施设备；同时，完善档案管理制度，并构建数字化安全系统，减少数字化管理风险点。此外，还有必要提高档案管理工作人员综合素质水平等。总之，相信从以上方面进行改进，供销合作社档案管理数字化建设工作质量水平将能够得到全面提高，进一步为供销合作社事业的稳步、可持续发展奠定坚实的基础。