高职院校实验实训耗材管理模式探讨＊

王云晖

（广东工贸职业技术学院，广东 广州510510）

1 高职院校实验实训耗材规范管理的重要性

高等院校学生动手实践和创新能力的培养主要是在学校实验室、实训场所完成。高职院校更加注重训练学生的职业技能，实践教学对培养高职学生的开发能力、创造力及分析解决问题的能力的教学成效大，因此学校不断更新、增加实践教学仪器设备和材料。实验实训耗材是服务实践教学的基础，随着高职院校的扩容，比如随着广东工贸职业技术学院的快速发展，近3 年扩招5 000 人左右，将达2 万人规模，实验实训耗材数量越来越多、种类也越来越复杂。耗材包括易耗品和材料。耗材指一次性或几次使用后即消耗，或不能复原的物资，具有使用数量大、品种多、型号杂、采购周期短的特点及多程序且分散性强的特征。学科课程多，耗材数量多、种类繁杂，占了教学费用支出的一大部分。管理上也涉及多部门，耗材购审批程序烦琐、采购质量监管难度高，存在着采购随意化、效率低、购买数量不当、品种不符和使用浪费等各种问题。这些均直接影响到实践教学的秩序和质量。不仅造成经济损失，更直接影响教学、科研的正常开展。因此如何加强和完善实验实训耗材的购买及有效使用，最大程度上为教学科研服务发挥其最大的效益，借助互联网平台，实现信息化管理的要求越来越迫切[1-2]。

2 高职院校实验实训耗材管理现状

2.1 高校规范耗材管理探索实践的基本现状

随着互联网网络以及计算机信息技术的应用与普及，计算机技术在各行业都得到了广泛的应用。高校在规范耗材管理上进行了很多探索和实践，也取得了一些成效，特别是积极探索使用互联网技术手段进行信息化管理模式的院校越来越多。山东英才学院（杨福忠，2015）[3]耗材库房实行统一化库房管理模式，建立实验耗材微机管理数据库，逐渐采用信息化、数字化的先进方式。北京社会管理职业学院（田廷刚，2016）[4]实训中心该系统采用B/S 模式进行开发实训耗材综合管理系统。菏泽医学专科学校（周鹏，2017）[5]提出耗材超市化管理理念，使用B/S 架构设计实验耗材网上超市，数据信息化，可进行实时查询统计。宁波职业技术学院（施立钦等，2017）[6]利用校园网络架构，采用NET 技术平台，后台数据库采用MS SQL Server，系统架构上采用B/S架构设计实验教学耗材管理系统。常州机电职业技术学院（贾翔，2019）[7]开发了实训资源信息化管理平台。昆明冶金高等专科学校（马勤等，2017）[8]从实训耗材需求计划的制定、采购、定量化使用、信息化库存管理、回收再利用、实训成果产品化等方面，实施精细化管理，提出了控制实训耗材成本的具体措施和方法。

综合性大学在实验耗材管理这方面做了大量研究和实践。重庆理工大学（赖家美等，2018）[9]通过搭建耗材信息化管理平台，建立经费划拨数学模型和创新耗材经费审核管理模式，强化管理过程中突发情况的预警管理来实现耗材全流程动态管理。山东大学（房明，2019）[10]在学校一级对实验室耗材管理服务平台进行升级改造，实现对实验室耗材的全流程、全方位的管理。中国农业大学（李辉等，2019）[11]设计开发基于大数据思维的高校实验耗材的智能管理系统。扬州大学（徐文等，2019）[12]开发“低值易耗品和材料采购管理系统”，实现互联互通的“一站式”管理模式。张丹丹等（2020）[13]开发出以jboss 作为网页式服务器，使用dwr技术作为网页客户端和后台java 逻辑业务类包的服务器框架，制作出具有符合高校的实际应用效益的耗材管理平台等。

2.2 高职院校耗材管理中存在的问题

2.2.1 信息化程度相对不高，资源共享不力

大多数高职院校的耗材管理主要还是通过传统的人工操作完成，工作人员的日常工作多是通过纸质文档对耗材的管理工作进行记录，对一些原始数据做一些粗略统计；没有成立专门信息机构，不便于数字统计及信息处理，造成信息收集不完整、不系统、无法实现信息共享等。这样就造成了不仅效率低，还容易出错等一系列问题[1，10]。

2.2.2 管理粗放，监管力度不够

一般高职院校对耗材的管理都制定了较为完整的管理制度以及相应的业务流程，但由于耗材管理使用涉及部门和环节多，相对于固定资产有相对完善的管理体系，耗材的管理过于随意，特别是对于低值易耗品及材料普遍存在管理粗放的现象，供应商管理缺失，对各环节的监管不到位等现象。实验实训室耗材由于种类非常多且繁杂，加上供应商数量也特别多，这样难免出现鱼龙混杂的现象。而且由于普遍采用分散采购的方式，特别是低值耗材申报计划随意性大，大多是由各部门自主采购验收入库，有很多是学期中临时的耗材采购，时间紧迫，使用人临时申请自己采购，这样容易产生较多的问题。对耗材没有一个规范化的管理模式，管理者一般注重耗材计划的审核管理，对耗材的购买、验收、使用等过程则疏于监管，因而耗材购买质量及后期使用情况及流向难以一目了然。质量问题、积压浪费、耗损严重、使用不当、部分耗材挪作他用及经费使用超标等情况时常出现，无法真正实现耗材的精细化管理[4，9，10]。

3 高职院校实验实训耗材管理模式优化对策

3.1 管理部门的耗材管理理念要向科学化、信息化转变，加强监管力度

规范实验实训耗材的管理，首先学校有关领导部门要非常重视，管理理念要向科学化、信息化转变，要认识到耗材管理工作的重要性，要依靠规章制度来运行。只有做好耗材管理的工作，才能够更好地服务实践教学以及科研活动。通过应用互联网和相关的计算机技术，采用先进的软件及技术构建实训耗材管理系统，建立相应的信息化管理平台。同时抓好管理规章制度的建设，重视学校制定的财务预算，加强耗材计划经费的审定，制订科学、合理的耗材需求计划，完善相应的采购、验收、出入库、使用、维护及记录制度。充分听取有关专家的意见，做好定期检查，加强对各环节的监管，确保实践教学耗材的供给保质保量。另外加强管理人员日常的业务学习培训工作，严明管理纪律，建立危机管理机制，明确个人权责，发现问题坚决严格处理，等等[1，9]。

3.2 实行信息化动态管理模式

3.2.1 打破管理壁垒，加强耗材的“一站式”精细化成本管理

科学高效的管理要满足所有使用者，包括学生、教师、实验人员以及耗材管理人员等的需求。相对于固定资产有相对完善的管理体系，实验实训耗材的管理权力一般下放给实训中心、二级学院实验室或项目负责人，耗材特别是低值易耗材料，一般都是分散自购自用、以报列支，给校级层面的有效管理及监督造成困难。所以很有必要对耗材的申请、审批、采购、出入库等统一管理，归口校级资产管理处等一级部门，构建学校、实训中心和二级院级管理体系。规范和完善高职院校实验实训耗材成本管理，改善学校耗材管理特别是二级院级所属实验室粗放管理的现状，避免申报计划随意性大等问题。在购置计划的制订、采购、保管和使用等方面，都要建立专业安全有效的监督量化管理机制，使人员的管理更加细化，职责更加明确。二级学院要依据学校总预算，根据课程教学计划制订耗材的购置计划，实训中心（处）对各二级学院公共课程申报的耗材需求计划要认真审核，分类汇总上报，学校一级对实训中心（处）需要购置的学校公共耗材和二级学院需要的专业实验及实训的耗材，组织专家进行论证，统一招标，可采用“集中采购，分散供货”的办法，把控耗材库存、购买质量及数量、使用、废品回收再利用等环节，减少过度消耗，提高耗材的使用效率。实训中心（处）设立耗材总库房，设置专职人员对耗材库房直接管理，集中存放常用耗材，原则上实行总量控制，建立明细账。对耗材需求量大且专用的实验耗材的二级学院可设立分库房。危化品单独履行审核备案手续，并在专门危化品仓库存储。遵循“统一领导、分工管理、专人负责、合理调配、节约使用”的原则，实行“一站式”精细化成本全流程管理[1，3，8，12]。

3.2.2 提升技术手段，利用物联网打造开发信息化动态管理系统

3.2.2.1 耗材信息化动态管理系统目标

兼顾成本效益原则，制订科学管理程序，打破物资管理壁垒，打造联通学校资产管理及财务系统平台。能够对实验耗实训材的申报、审批、采购、入库、出库以及使用统计过程进行实时、方便、快捷的动态管理，并且通过对实践教学使用耗材量的分析，实现信息共享。信息化管理系统可以对耗材进行统一协调，达到查找便捷、账目清晰、避免耗材浪费的目的，使耗材的管理更加科学、规范。为学校节省相应的资金成本，也更有利于管理人员高效有序工作。

3.2.2.2 耗材信息化管理系统功能设计

根据耗材的特点，信息化管理系统要分工明确，业务要流程清晰、便捷高效、节约时间，并利于监管。管理系统模块组成可包含以下模块：用户管理模块、统计查询模块、审核采购模块、出入库使用模块等。

用户管理模块：用户管理模块是管理用户登录和用户信息。支持用户的增添及删除、修改用户的个人信息等功能。用户信息包括使用单位、使用人员、管理及维护人员、实训中心（处）基础资料等信息。管理层通过此模块了解用户信息，查询相应使用（单位）人员申报、采购、使用耗材等具体情况[1，7，10]。

统计查询模块：包括查询供货商情况、耗材基本属性、存货账目及实践课程教学信息四个功能。第一是供货商信息查询及维护。学校一级把握和完善供应商准入机制，进行供应商比价、信用等评价，对供应商进行集中招标，做到“货比三家”。第二是建立耗材账页模块，记录每种耗材的基本属性，如类别、名称、编码、规格、单位等。每个编码代表一种物品，但是一种物品可以有多种规格。第三是建立耗材存货账目，可以查询库存耗材的准确数量和有效时间。第四是各实践课程教学计划和实验实训项目统计情况。统计查询模块可提供耗材供货商情况、耗材基本属性及实践课程教学计划和实验实训项目等信息。此模块具备统计分析功能，实现各种耗材数据、供应商和实验实训课程情况的查询，方便平台用户在耗材购买前统筹规划，调配申请；利于管理单位的审核检查及各使用部门之间耗材共享和流转，避免重复购买[10，12，14]。

审核采购模块：主要包括耗材采购申报、审核及购买功能。建立属于本校的“采购助手”（用于产品目录检索、在线下单、一键购买、跟踪订单、收发货等）。高职院校实验实训耗材主要为学期（年）前计划申请采购，有些会学期中临时耗材采购。每学期（年）二级学院实训处（中心）有关负责人审批由实验室（用户）根据预算及实验实训（科研）项目内容提交的耗材采购计划，并分类归纳采购订单，负责采购的管理人员根据耗材的库存量，查询已准入在数据库中的供应商提供的产品信息，对比相关供应商招标比价，选择使用经费项目，然后直接在“采购助手”线上下单生成电子合同，通过学校资产管理处或实训中心（处）审核批准后，供货商发货、收货验收后管理部门再汇总电子账单到学校财务管理系统，财务处付款给相应的供应商账户。对于学期中临时耗材采购，用户提交购买申请清单并说明原因，经审核批准后直接在系统上下单。实现对用户耗材采购计划的申请、审批、采购、物流签收及结账过程的全动态管理[12，15]。

出入库存管理模块：该模块利用实验耗材的出入库、库存盘点和库存预警功能，对实验室耗材数量及使用进行统一的管理。入库信息应当有入库时间、单号、规格、数量、收据号、价格、有效期等。入库方式可分为采购、请领、盘点入库。出库操作与入库操作相反，出库可分为请领、报损、盘点等出库方式。除了有出库时间、单号、规格、数量、单位、数量等，还应对领用人及使用单位（实验项目、班级）等做好详细登记，有关领导和管理人员可清楚了解耗材的流向、使用情况。出入库单号由系统自动生成顺序排列。库存盘点必不可少，可以及时发现库存信息中的错误，利于查询耗材的准确数量和有效时间。另外可设计一个下限库存的功能，当某种耗材的数量小于下限库存时用红色警示，以提示管理员通知用户是否要增加库存量[11，14]。

4 结语

一个好的信息化管理系统，需要有配套的管理措施、硬件和软件。对实验实训耗材的需求申请、审核、采购、库存及使用过程实行信息化、实时有效的动态管理，由粗放化向精细化转变，静态化向动态化转变，经验化向科学化转变。各个环节一目了然，电子数据记录齐全，便于相关部门监督。信息共享，避免部门各自为战的情况，大大降低成本，有效地提高教学工作与日常工作的质量，保证学校合理高效的发展。