公立医院职能部门档案管理标准化工作体系的研究与探索

许爱德

（山东省日照市人民医院，山东 日照 276826）

随着医疗卫生事业不断快速发展，公立医院档案管理也形成了专门的学科，从档案类别属性到档案的数量，都在随着年限的积累不断增多，科学合理有序的档案管理系统可以有效促进医院档案规范化的开展，是公立医院管理现代化的基础和保障。

一、构建公立医院档案管理体系的意义

公立医院都是由多个科室组成，每个科室都有独立的档案，导致在整个医院档案工作中形成了较大的分散性。而档案在形成中又会涉及较多的人为参与环节，从科室的类别和内容都有着不同的档案特点，从而使得各职能部门的档案具有多样性和复杂性，在规范化整理上会遇到各种各样的困难和问题。因此，公立医院需要建立完善的档案管理体系，强化各职能部门档案的管理制度，形成一套行之有效的工作机制。档案管理体系标准化是对公立医院各类档案有效管理，以及使其在医疗科研等工作中提供完善服务和提供有效资源的基础。档案的完善和提供可以有效为医院管理决策提供重要的依据。通过完善的档案管理体系，可以更好地收集各职能部门的档案，降低了档案保存成本，确保档案的完整性和有效性，为进一步推动医院工作起到了决定性的作用［1］。

二、医院档案管理现状

随着经济社会的发展，公立医院档案管理已经是具有一定规模性的工作。虽然档案管理工作已经有其发展的方向，但在实践中医院档案管理工作还是存在一些问题。例如，在档案收集归档过程中，由于医院科室较多，要想全面收集完整的档案，还是存在一些难度，过程也比较缓慢。而在整合和利用上，档案的利用率也比较低，不能及时有效地发挥其作用［2］。

虽然不少公立医院已经设立了档案管理制度，但由于跟档案管理现代化差距比较大，导致在档案运行和实施中成效不佳，整个档案管理体现出来的作用也是微乎其微。职能部门档案管理工作人员往往是兼职人员，专业性不高，缺少档案保密意识，知识掌握也比较浅显，在整个搜集档案过程中没有足够的认识，收集上来的档案存放不规范，有时候随意放置的档案可能会被遗忘，导致整个档案材料丢失或者破损。公立医院对档案管理有关政策规定的宣传力度不大，导致职工思想上不重视档案管理工作，对相关的法律法规也缺少足够的认识。档案对于医院来说是不可再生的资源，是医院管理财富的积累和沉淀，因此，加强档案管理重要性的宣传，加大档案管理职工的专业技能培训，是医院档案管理工作面临的巨大挑战。

三、档案管理标准化面临的问题和不足

（一）档案管理标准差，人员缺乏档案知识和能力

在档案管理中，大部分的公立医院依然采用传统档案管理模式，缺乏对实际医院形式的考量和融合，导致在档案管理上存在不科学和不全面的情况。如今信息化的发展，很多高科技信息化建设已经融入医院当中，档案管理也需要跟信息化相融合，但很多医院档案室只是引进了信息化设备，却没有加以利用［3］。例如，在信息化档案管理中，缺乏对格式的统一性和规范性，对文件运用什么样的办公软件没有规范性，导致每个职工归档方式都不一样。没有对档案信息化管理程序很好地运用，没有建立统一的规章制度。在档案信息化管理中，对互联网的共享模式没有合理安排。

（二）档案兼职人员缺乏系统知识

档案管理具有标准化和规范化，职工的专业性是整个管理系统中最为重要的关键点。而很多档案管理职工并不是科班出身，再加上没有系统的培训和学习，导致对档案的管理不够重视，对档案保密意识淡薄。由于缺乏针对性的训练和培训学习，导致整个管理工作中工作效率严重降低，工作水平不够。有的医院也会进行培训，但是没有足够的进行针对性、大范围的统一培训，最后会让知识掌握上大打折扣，起不到专业培训的效果。

（三）信息技术意识淡薄，利用率低

医院档案的整理归纳是对医院工作的强有效整合过程，单一地靠医院档案管理人员进行管理收集，对形成统一化规范化管理难以实施。因此，在信息技术发展的今天，许多公立医院已经利用信息技术手段进行较为初级的管理，但是距离档案管理全自动化还有较大的差距。例如，最简单的扫描仪，初期档案管理工作人员对扫描仪了解不多，扫描仪不够先进，需要档案管理人员手动操作对文件进行扫描，完全不能全自动性、大范围对档案进行扫描工作，降低了工作效率。许多公立医院购买专门的院内管理系统，但是没有足够的技术人才将系统跟各个科室进行连接互通，系统只能在科室和科室内部人员中操作，利用率极低。很多公立医院在纸质档案整理中，依然需要大批人工进行归档装订，无形中增加了人员的工作量，导致档案管理工作人员资源缺乏。

（四）综合档案水平不高，收集能力不足

从公立医院档案管理的现状上看，很多医院在档案管理上依然有分散性的情况，各个科室管理自己科室的档案。没有一个完善的统一管理制度和标准，导致各科室收集上来的档案无论从数量还是质量上都参差不齐。在档案收集工作中，由于部分科室的不重视，还会导致档案不全甚至丢失的情况。因此，要从分散化形式入手，整合各科室档案，每个科室都需要有专职负责档案整理的人员，人员和人员之间也要有良好的交流互动，有效地把各科室档案可以整合到一起，统一规范性管理［4］。

（五）缺乏档案归档标准体系

从医院档案特点上研究，除了病案外，医院档案大部分都是在医疗管理等工作中形成的规模性内容，对当下医疗水平和医疗研究都具有最直接的反映，是当下最具专业性和技能性的展现。同时，各科室档案也是医院标准化建设的评审依据，是反映医院等级及服务能力的最为基础的资料。充分说明医院档案和医疗工作有着不可分离的作用，在医疗管理过程中，需要利用档案中的内容对医疗救治等管理工作进行分析，从而提高医疗质量管理水平，保障医疗安全。此外，对档案中医疗管理的研究，可以有效提高医疗技术整体质量和水平。因此，要对医院档案进行统一规范化管理，从整个医院档案特点上做出分析，为整个医院医疗水平提供有效保障。

四、公立医院职能部门档案管理标准化的解决建议

（一）对医院档案工作内容进行标准化管理

作为医院整合档案的管理部门，需要其与各个科室及时有效地沟通和联系，对收集上来的档案进行严谨的审查工作，及时发现档案问题点，随时与科室建档专职人员沟通，解决在档案审查中发现的问题。医院档案管理部门具有对各科室档案建档人员的监督作用，从建档开始就要形成统一的标准化、规范性操作形式，确保档案在收集过程中质量能够实现稳步提升。同时，通过标准化、规范性的操作，可以有效地节约人力财力和时间成本。

（二）建立档案管理标准化体系和考核监督体系

在档案收集中会涉及多个环节，经手的人员也比较多，因此档案管理规程的制定中要有具体的管理制度进行约束。要明确档案管理的体制机制和管理权限，责任要落实到人，明确档案管理部门和档案建立部门的关系，明确各个科室在档案工作中的分工和职责。通过有效的管理制度建立完善医院档案管理机制，确保在移交过程中不会出现差错，制定相应的奖惩进行约束，利用健全的法律法规管理，才能使档案管理工作更加正式化和规范化［5］。

（三）加强档案管理人员队伍常态化管理

在档案管理人员的素质要求方面，必须要有较高的思想觉悟和政治觉悟，具有相当高的专业水平和业务能力，具备档案管理人员的胜任力。不仅需要熟知档案管理制度的各项规定，还能做到有效整合各部门档案，对各种形式的档案如音像、视频、文字、图片等类别都可以熟练归档管理。在信息化发展的形势下，档案管理人员不但要掌握档案管理专业知识的运用，还需要懂得信息化技术的运用。这就需要医院在引进信息技术的同时，培养更高层次的专门人才进行档案管理。只有建立综合高效的档案管理队伍，才能让医院的档案管理更规范化，利用率得到更好地提升。

（四）加强信息化手段应用，提高档案管理水平

在医院整体档案管理中，要了解医院本身的特点，从特点出发完善相应的医院档案管理体系，从体系中加强医院档案文本、视频等归档管理。需要建立医院的内部网络，对实时数据进行共享，同时利用网络的特性对档案工作进行指导和检查，确保系统在档案管理中发挥重要作用。在完善档案过程中，针对不同的科室专业档案在系统中就可以改进，随时确保档案的有效性。例如，在对医院基本数据的运用中，对人力资源等信息利用中，组织人事部门可以有权限完善资料，其他职能科室可以设定权限快速提取人力资源资料，从而形成准确有效的资料分析，有助于实现医院管理的高效率。

五、结语

为了公立医院高质量发展的可持续，做好档案管理工作是一项基本任务。要根据新时代的发展要求，加强培养档案管理工作人员的专业性，特别是行政职能部门的档案管理者，要为医院档案管理工作做出努力，从而为医院管理现代化提供有力保障。职能部门档案管理制度要健全完善，档案管理者要不断提升素质，运用现代化信息化手段，提高档案利用率，在医院发展需要用到档案的时候随时可提供保障，使医院可以在有效档案中得到更多的支持，推动医院现代管理水平上台阶，为维护人民群众健康权益作出贡献。