高等学校档案信息汇编与制度废改立服务——以湖南理工职业技术学院为例

唐夕晴 彭理尚

（湖南理工职业技术学院图书馆，湖南 湘潭 411100）

一、高校档案管理制度废改立的必要性

制度废改立是指通过对现行各种制度、规章采取废止、修改、新立，使得各项规章制度更科学化，与时俱进，赋予操作性强、针对性高和执行性易等特征，做到用制度管人、用制度办事。制度的废改立工作的开展，是进一步完善制度体制，优化湖南理工职业技术学院现行体制机制，解决在制度方面的严峻问题的需要，可以促进管理体制的科学化、常态化和规范化。“废”指的是某项制度已根据学院发展出台了新版本的文件，旧制度则作废；或者现行制度的实施环境有所改变，旧制度没有存在的必要。“改”指的是制度在整体上适用于当前环境，但随着学院规范化管理，局部地方需作修改。“立”指的是现行的制度在整体上不适用于学院各项事务，需要重新根据实际情况拟定；或由于出现了新的外部问题、新的内部规划，需要填补学院制度的空白。

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议并通过了新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），并决定于2021年1月1日起正式施行。这是《档案法》1988年1月1日施行以来的首次修订，有助于进一步发挥档案和档案工作在推进国家治理体系和治理能力现代化中的基础性作用，为新时代档案事业高质量发展提供坚强法制保障。认真做好学院档案制度的废改立工作，是治疗学院现行制度体系顽疾和突破体制机制障碍等问题的迫切需要，是规范学院管理体系和办事流程的时代需要，为学院长足发展和“四个一流”目标的实现提供坚实的制度保障。

二、湖南理工职业技术学院校内档案工作现状

湖南理工职业技术学院的校内档案主要由纸质档案、实物档案和电子档案组成，主要来源于党政办、宣传统战部、组织人事处、纪检监察审计督导处、教务处、学工保卫处、后勤处、发展规划处、财务处、科研处、团委等部门。

（一）学院档案工作基本情况

截至2019年8月，综合档案室共接收了党政办、宣传统战部、学工保卫处、科研处、团委等部门移交的纸质档案569盒，荣誉牌匾66块。针对学院档案管理工作出台了8条关于档案管理的规章制度。

（二）学院档案工作存在问题

目前学院档案工作存在以下问题：

1.档案信息条块分割。学院设置了2个专门档案库房，但档案未集中统一管理，存放在档案库房的档案较少，档案分散在党政办、组织人事处、教务处、学工保卫处、财务处、科研处、团委等多个部门，难以达到档案信息资源的集约化［1］、规模化，造成了档案信息资源拆乱分散，影响了档案数据的一致性和准确性。

2.档案信息管理缺位。学院归档范围和保管期限不明确，部门间不协同不配合，各部门（单位）在档案的收集、整理、归档过程中标准不一，管理模式不一，造成档案的原始记录价值丧失，档案的参考依据作用丧失。各部门（单位）忙于本职工作，疏于档案工作管理，不注重日常档案资料的积累、分类、整理、归档和保管，随着时间的流逝，经办人员退休或转岗，档案资料集中归档时出现困难，造成学院部分档案信息缺失，后续查档利用困难。

三、应对措施

为提高学院档案质量，进行纸质档案、电子档案双套制同步管理，达到档案标准化、规范化水平，实现档案“收集齐全、规范整理、保管安全、高效利用”［2］，更好地为学院管理、教学、科研等工作服务，拟从以下几个方面推进档案工作。

（一）完善基础保障条件

1.空间保障：设立专用档案资料室，并努力做到“三室”（库房、阅档室、办公室）分开。档案库房有足够的存储容积，库房内要正常保持清洁、通风，采取防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等保护措施，且库房承重必须符合建设要求。目前综合档案室库房条件不能有效满足（尤其是在防高温、防潮方面），建议将目前教材室改作档案库房，并对库房作专业防潮处理；将太阳花成长辅导室改作档案办公室与阅档室，方便档案综合管理工作。

2.装备保障：档案设备是档案整理、保管的基础，是维护档案安全、延长档案寿命的基本物质条件。同时，随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子档案已成为重要的档案类型，档案数字化、信息化是发展的必然趋势，采用纸质档案和电子档案双套制管理，有利于档案科学管理，方便今后的查找利用。

通过自查摸底，整合现有设备，根据档案工作的特点和要求，对照补充相应的软硬件设施，例如：

（1）档案库房：空调、温湿度记录仪、消防器材、防虫防鼠药品等。

（2）档案装具：密集架、无酸纸档案盒、无酸纸卷皮等。

（3）人员保障：建议学院各个部门（单位）、各二级学院设兼职档案管理人员一名，负责日常部门内档案工作的整理与归档工作。同时通过聘请档案局专业老师或者兄弟高校档案工作者对湖南理工职业技术学院各部门兼职档案资料管理员进行档案业务知识培训，提高兼职档案资料管理员的业务技能，保障档案管理工作的有序开展。

（二）完善档案管理相关制度

档案管理相关制度是今后的工作规范与准则。建立档案管理制度和标准，有利于学校档案管理有章可循、有据可依，提升档案管理的质量和效率。

1.修订《湖南理工职业技术学院档案工作管理办法》。档案工作归口综合档案室集中统一管理（不包括人事档案、财务档案），综合档案室负责对学校各部门档案管理工作实行监督、指导，负责学校各类档案资料的移交归档工作、档案保管工作、与档案开发利用工作等。

2.修订《湖南理工职业技术学院档案立卷归档制度》，明确立卷归档案业务工作标准：参照档案法、档案国家标准及档案行业标准的要求，结合学校实际制定。各部门兼职档案员具体负责本部门文书及其他各门类载体文件材料的收集、整理和预归档工作，努力做到将各门类档案收集齐全完整，分类科学，组卷合理，整理规范，归档及时，存放有序，按时移交。

（三）建立健全各门类档案

制定适合学院实际的文件材料归档范围和保管期限表，归档材料收集齐全完整。注重加强电子档案材料的收集，特别留意收集学院形成的有价值的各种载体材料，材料质量须符合归档要求。

根据现有的《湖南理工职业技术学院档案归档范围和保管期限暂行规定》，各部门（单位）自查摸底，部门（单位）在实际工作中形成的档案文件资料有哪些，哪些必须归档，哪些宜作本部门内部资料保存，通过商定，确定符合本院实际情况的档案归档范围与保管期限。

（四）加强各部门（单位）兼职档案资料管理员培训

高校档案工作是一项长期且系统的工作，涉及党政、教学、科研、财务、人事等各个方面，管好档案必须选派专门的人员进行管理。为党管档，为校守史，为民服务，是每一个档案工作者的职责和使命，必须从思想政治素质和专业素质上提升，具备档案专业知识，掌握档案收集、整理、保管等操作方法。

1.业务培训：通过前期自查摸底、制度标准修订、设备整合补充后，各部门（单位）选派专人进行档案管理并参加培训学习，综合档案室联系档案局专业人员或兄弟高校档案工作者对学校各部门（单位）兼职档案资料管理员进行档案业务知识培训，提高兼职档案资料管理员的业务技能，保障档案管理工作的有序开展。

2.软件系统培训：利用手机APP、网络课堂等方式进行档案工作培训，帮助档案工作人员熟悉各类软件档案管理系统。通过档案信息化建设真正实现档案信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力。借助网络平台，扩大潜在的档案信息利用群体，提高档案的利用效率。同时促进了档案工作各个环节的现代化，实现真正意义上的“文档一体化”管理。

（五）启动档案规范化整理业务

学校档案工作基础薄弱，规范化需要一定时间。因此，必须分批次、有步骤地推进档案标准化、规范化管理。各部门（单位）档案负责人员应参照现有制度，对本部门（单位）档案资料进行初步整理分类。各部门（单位）在进行资料整理时，应按照文件材料的自然形成规律，整理并填写目录，严格按照纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案同时归档的要求，进行集中归档。对已破损或字迹褪色的档案，应告知档案馆进行及时的修复或复制，力求使本部门（单位）文件材料保持齐全完整。部门（单位）移交给档案馆时应有部门（单位）领导签署的意见。

（六）开展档案信息化建设工作

湖南省教育厅已于2013年启动了教育系统档案信息化建设工作，2015年已在部分高校组织开展教育系统档案信息化二期建设工作，目前省级档案平台建设已基本完成。湖南理工职业技术学院可以将本院档案与教育厅数字档案管理平台对接，加强档案信息化资源建设。该文档一体化管理系统高校版由教育厅统一研发，并可免费供各高校使用部分功能模块，主要是针对档案目录管理及公开共享，并且湖南理工职业技术学院可以根据自身实际情况对系统进行局部功能调整。配合教育厅教育档案系统工作部署，通过档案信息化建设手段可以促使本校档案管理实现规范化、数字化，又可以实现湖南理工职业技术学院各部门（单位）间进行档案资源共享与利用，且能在省级平台上授权访问、授权共享。

四、结论

2016年湖南省教育厅第435号《关于全面推进湖南教育数字档案中心建设工作的通知》中要求，各高校要全面贯彻落实党的十八大精神，加快档案信息化建设步伐，进一步扩大档案信息建设成果的共享面，丰富档案资源信息库，全面推进湖南教育数字档案中心的建设。随着湖南理工职业技术学院的不断发展壮大，档案资源建设工作的开展迫在眉睫，我们只有构建好档案管理体系，才能在信息公开的背景下，深入挖掘档案信息资源，充分发挥档案信息的价值，从而更好地服务于学院的各项工作。