新时期档案现代化管理数字化策略和探析

宋璇

（山东省淄博市临淄区人民检察院，山东 淄博 255400）

前言

档案是记录重要社会生产活动的资料，对于社会的健康发展和国家的稳定安全而言，具有重要的保存意义。因此，如何高效科学地管理档案，是社会各界关注的问题。新时期下，信息技术的应用已经十分广泛，逐步渗透到各行业的发展中。在这样的背景下，档案管理现代化也应该提上日程，借助网络信息技术，实现档案管理工作的效率提升。传统的档案管理工作，主要是对纸质档案进行管理。在信息时代，电子档案将成为档案管理的主角。管理对象由实体的纸质档案向非实体的电子档案发生了转变，使得管理模式也有了更新。在进行档案现代化管理建设的过程中，要以实际需求和建设要点为依据，保证档案管理数字化有效实现。

一、新时期档案现代化管理建设的必要性和价值

（一）满足信息化时代发展的需要

进入二十一世纪以来，信息技术得到了充分发展，在技术的支持下，信息处理得以更加高效地进行。同时，随着人们生活水平的提升，对各种服务的质量也提出了要求。在这样的大环境下，社会生产活动的开展模式都得到了更新。各行业更加依赖信息技术，在提高运行速度的同时，也能更好地满足社会需求。档案管理工作的主要内容，就是对档案进行保存，并对档案的调用信息进行登记，并负责给相关人员提供档案信息。对国家和社会而言，档案管理都是重中之重的内容，不仅影响着社会的发展，也与人们的工作学习息息相关。可见，档案管理的价值十分重要，不管社会如何发展，都发挥着不可或缺的作用。因此，档案管理应该与时俱进，积极应用信息技术，符合社会现代化发展的要求。通过进行档案管理数字化建设，不断优化档案服务质量，同时提高档案管理工作的效率。档案管理人员应当及时转变态度，积极参与到档案管理现代化改造中来。

（二）可有效提升档案管理的安全性

传统的档案工作，主要是对纸质档案进行管理，是一种实体管理。其最大的特点就是在确定的空间中，保存大量的纸质档案。实体管理在确保档案的取用规范时，主要采用的手段是加强人员管理。但由于纸质档案自身存在一些保存缺点，有些安全隐患是难以清除的。当保存空间的温度和湿度骤然变化，偏离了档案保存的适宜温度，就会对纸质档案造成损坏。尤其是发生意外事故，例如火灾、水灾时，纸质档案遭受的打击可能是毁灭性的，难以进行挽救。如果能实现档案现代化改造，在保存纸质档案资料的同时，进行电子建档，利用互联网进行云储存。那么即使纸质档案遭受损毁，也可以通过电子档案进行重新呈现，从而保证档案的完整和安全。同时，在互联网空间进行保存，还有其他的优点。例如，随着网络密钥的发展不断完善，其安全性大大提高，能够保障电子档案的安全性。也能够减少人力资源的需求，降低档案管理成本。

（三）可充分提升档案服务的整体质量

档案服务主要指的是档案管理人员根据用户需求，向其提供档案资料。为了保障取用档案符合规定，工作人员需要认真地核实取用者的个人身份信息。对档案的用途做好调查了解，从而确保档案的安全性。在这个过程中，工作人员需要调查合适的信息量较大，效率不太理想。同时，由于人工疏忽难以避免，档案服务工作的质量得不到有效保障。但借助信息技术，能够改善这些问题。档案管理现代化改造的关键，就是利用网络信息技术，对档案的取用进行高效管理。通过构建档案管理平台，从数据库中验证档案取用者的身份信息，就能够迅速地判断取用申请是否符合规定。这种网络审核的方式，能够从很大程度上避免取用者身份造假的情况。同时网络审核效率高，可以有效节省人力成本，也为档案取用者提供了更加优良的服务。

二、档案现代化管理数字化策路的建设要点

（一）管理程序及步骤的整体“数字化”

从档案管理现代化改造的意义和价值而言，实现档案管理数字化的最终目标，就是要提高档案管理的效率、优化档案服务的质量，使得档案工作能够与时俱进，符合新时期下高速运转的社会的需求。这就意味着档案管理现代化改造，不只是针对某个环节、某个方面的，而要全方位地进行整体改造。使得档案管理的每个步骤都充分体现信息化、数字化，同时也要对档案工作的开展理念进行彻底的革新，促进档案工作往更加现代化的方向发展。此外，要实现档案工作的彻底改进，真正做到档案管理全过程的数字化，就要确保与档案工作对接的其他项目，都是在利用信息技术的基础上开展的。只有保证这些对接工作的高效开展，才能够最大限度地节省对接的时间。如果某个对接项目仍然沿用传统的工作模式，就会使得档案工作在这一环节的效率难以提高。因此，档案工作现代化建设的首要要点，就是实现管理过程的全面、整体数字化。

（二）重视对数据库的建设和应用

互联网的普及和发展，催生了一系列新型技术。信息时代下，海量的数据被不断生成和传播。在互联网的支持下，信息的产生变得更加容易，也能够在极短的时间内实现大范围传播。这些海量的信息数据背后有着各种规律，有着不可忽视的研究价值，这种数据整合就是所谓的大数据。随着档案管理现代化工作的开展，电子档案的数量将会大量增加，由于网络储存空间对容量的限制几乎不存在，档案信息将会与日俱增。如何对大量的档案进行科学管理，也是档案管理工作的重要问题。因此，在档案管理现代化改进中，需要对数据库的建设引起足够的重视。数据库建立的目的，就是存放大量的档案信息，同时对信息进行合理的归类和整理。此外，数据库的建设还要注重和应用单位的对接，使得档案访问者能够获得高效的服务，实现档案取用的高效便捷。数据库发挥的作用是不容小觑的，如果能够加以合理应用，将会使得档案管理现代化改良工作事半功倍。

（三）高度保障档案信息的安全性

与互联网上泛滥的信息相比，档案信息记录的内容更具有私密性。尤其是对企业、国家部门而言，档案信息的安全性至关重要，一旦被盗有可能造成十分恶劣的影响。而个人档案信息，则详细地记载着个人的学习、工作经历，对未来的发展有着不可或缺的价值。例如个人在就业时，通常伴随着档案的调动。用人单位会以个人档案内容，作为评判求职者的重要依据。如果档案遭到损毁或者篡改，将有可能影响档案所有者的信誉，对工作和生活造成极大的阻碍和麻烦。而一些企业的商业机密如果遭到泄露，会极大地降低企业的竞争力，不利于长期发展。对于国家而言，档案的安全性则更加重要，关乎着国家在国际社会中的发展。因此，档案管理现代化建设进程中，提高档案安全性是不可忽视的内容。有关部门应该在档案安全管理上投入更多的成本，利用更加先进的技术，提高档案的安全系数。同时，要提高档案管理队伍的整体素质，更新其管理理念，提高对档案安全的认识，确保档案工作的实施以档案安全为前提。最后，要围绕档案安全构建完善的管理体系，确保档案工作的每一个环节都符合安全规范，避免档案泄露的意外事件发生。

三、新时期档案现代化管理数字化策略

（一）收录阶段：完善采集、编排分类体系

档案管理团队需要建构一个安全的档案收录与管理系统。该系统分为管理层、通用层两个层级。普通的工作人员可以凭借身份验证完成对档案信息的收录，但信息的调取则需要拥有更高的身份权限。在档案信息的收录阶段，工作人员可以通过扫描、文本录入、照片录入等方式，将实体的档案信息录入计算机中。录入期间，工作人员需要对图像进行查阅和纠正，避免录入的图片出现黑边、污渍等影响查阅质量的问题。再根据具体的档案分类将信息置放到不同的管理空间内，并标好对应的搜索关键字，保证后期档案查找能够实现快速检索。

（二）管理阶段：实时监控整个环节

对于档案管理现代化改造任务而言，首要的内容就是对纸质资料进行电子建档。虽然通过建立数据库，档案管理的重心向电子档案管理转移。但这不意味着非实体管理完全取代实体管理，纸质档案并不会被淘汰，对纸质资料的管理仍然不容忽视。因此，要对实体档案和电子档案予以同样的关注，对整个管理阶段进行实时监控。在进行实体档案管理时，考虑到纸质资料的特点，以及纸质资料在保存过程中存在的安全隐患，需要严格把控存放环境的温度和湿度，确保纸质资料的存放环境温度、湿度适宜，避免意外事故的发生，造成纸质资料的损毁。也要加强安保管理，防范档案遭到别有用心的盗用。而对于电子档案管理，则要不断升级安全软件的保密性。安全软件的工作同样需要实时监控，不得疏忽大意。首先，在用户取用档案时，要对取用者的身份信息进行准确核实，同时要弄清档案取用的用途、事件，是否符合相关规定。档案的归还和使用要按照要求，不能够用于违法事务。其次，目前系统入侵已经十分常见。病毒软件入侵、黑客攻击，防不胜防。不法分子通过各种手段和途径，入侵档案管理系统，对重要的档案资料进行盗取、恶意修改，会造成严重的负面影响。因此，要强化防火墙技术的应用，对非法访问及时拦截并发出警报。相关人员应该及时处理，进行系统维护，避免机密档案落入不法分子手中。

（三）应用阶段：多级管控，确保档案取用安全

档案在被成功加工成数字档案形式后，要通过局域网与政府的官方网站或系统建立联通关系。如此一来，档案信息不但可以在本地内进行检索和查阅。政府人员需要调用档案信息时，也可以直接在政府信息管理系统中调取相关的档案信息。但调取期间，也需要通过身份核查。具有调取资格的身份，才能浏览和取用信息，而其他身份级别未达到标准要求的，则不具备查阅或调取的资格。阅读和调用期间，信息的传输也会通过加密信道进行运送，系统运行的安全性和高效率可以被有效保证。而一般民众需要调取档案信息时，可以通过官方网站通过身份证号或其他有效证件的号码进行登录，登录后可查阅自己的身份信息。

四、结语

档案管理现代化、数字化创新的目的，不仅仅是为了提升档案管理的质量和效率。创新建设更是新时期内应对高速发展的必然举措。同时，对档案管理的信息化、数字化建设，也说明了国内绝大多数与档案相关的工作内容，都已经基本完成了现代化建设。而档案管理的创新，属于后期的辅助性举措。因此，档案管理工作必须要建立时刻更新的观念意识，要明确档案管理创新的时代意义，明确创新以内的根本动因。继而要基于档案管理的基本步骤，逐一完成现代化更新，保证过程和步骤不遗漏、不疏漏。这样便能通过现代化的技术改造，令档案管理工作能够更加稳定、高效地发挥信息服务功用。