基于第三方平台的劳务派遣电子合同全生命周期智能管理

2021-11-26施晔红

中阿科技论坛(中英文) 2021年11期

施晔红

（浙江经贸职业技术学院,浙江杭州 310018）

劳务派遣用工是我国企业劳动合同用工以外的补充形式，通常在企业临时性、辅助性或者替代性的工作岗位上实施。根据2017年国家发布的标准《人力资源服务术语》（GB/T 33529-2017）,“劳务派遣”是指人力资源服务机构依法与劳动者签订劳动合同，按照协议将劳动者派至用工单位工作，由用工单位对劳动者的劳动过程进行指挥、监督和管理的一种用工形式[1]。近年来，因为人员编制有限、开展短期临时项目、部分辅助性工作需要大量人手等，劳务派遣逐渐成为现代企业用工的一种常见形式。

1 劳务派遣纸质合同管理中存在的问题

劳务派遣的用人模式实际上形成的是三种关系，也就是以人才派遣机构为中间行为主体，形成的派遣机构与被派遣人才之间的劳动关系、派遣机构与用人单位之间的合同关系，以及被派遣人才与用人单位之间的工作关系。

和其他用工形式所形成的劳动关系不同，劳务派遣中涉及劳动者、实际用工单位和劳务派遣机构三方。实际的工作关系存在于用工单位和劳动者之间，但法律意义上的劳动合同却是劳务派遣单位和劳动者签订的。同时，随着企业跨地域规模的扩大，员工入职、离职、调动频繁发生。基于这种特殊性质，在实际的劳务派遣中，传统纸质合同从签署、保存到利用等环节的管理中痛点明显，运营成本居高不下。

1.1 劳动合同签署过程流程不畅

劳务派遣中，被派遣的劳动者数量多、流动性大、入职频密，且分散于多个用工单位，常常会出现被派遣的劳动者已经到用工单位上班一段时间了，却因为时间或者距离的关系迟迟未能和派遣机构签订书面劳动合同的情况。

派遣机构一般会根据实际情况，采用面签或非面签两种形式与劳动者完成劳动合同签署。面签，即面对面签约方式，双方当面通过纸质合同签字盖章完成劳动关系确立。面签形式签署过程便捷性差、成本较高、效率低；非面签是面签之外使用频率最高的异地签署方式，一般指快递签约，即双方就合同中的各种条款经过协商之后，一方先在纸质文本上盖章签字，通过快递方式将文本邮寄给另一方，另一方盖章签字后将合同原件发回对方。近年来，借用互联网通信的便利，实际工作中还会通过传真、电子邮件、QQ、微信等实时通信工具进行合同异地签署，但这些非面签过程中都存在合同遗失或损坏、被冒签、技术性修改等诸多不可控因素。

1.2 劳动合同双方身份识别风险

在部分劳务派遣案例中，用工单位和劳动者之间因为没有正式合同，不会仔细查看对方证件，而派遣单位又难以到现场，无法识别劳动者的真实身份，存在劳动者顶替、冒用他人身份签订合同、员工单方面毁约等各种合同履约风险。

1.3 劳动合同档案存档保管成本过高

大量的纸质合同签订后，需要完成合同文本的装订、核对、分类整理等归档操作，耗时耗力，派遣机构人力资源管理工作人员必须付出大量时间[2]。归档后的纸质合同文本，需要足够的物理存放空间，且需要采用先进的技术保持空间环境干燥、温度适宜[3]。同时，针对过往的错误合同或过期合同，工作人员也要开展庞大的销毁处理工作。可见，传统纸质合同归档整理、后期保管等需要投入巨大人力与物力成本。

1.4 劳动合同档案利用效率低下

由于劳动派遣用工形式的特殊性，部分劳动者在用人单位从事的是临时性的工作，在不断变换实际工作单位的情况下，就需要变更劳动合同或者增加补充协议。整个合同履约过程中，因各种原因需要查找、调阅、利用档案时，难以从海量的纸质档案中快速找到对应档案，档案检索查全率与查准率较低，档案信息资源利用效率低下。

2 电子合同在劳务派遣用工中的优势

2.1 电子合同优化合同管理形式

电子合同是双方或多方当事人之间通过电子信息网络以电子的形式达成的设立、变更、终止财产性民事权利义务关系的协议[4]。电子合同在人力资源领域扮演着越来越重要的角色，被应用于多个工作环节，比如保密条款、离职协议的签订。对于传统纸质合同来说，电子合同表现出越来越多的优势，如高效快捷、易于管理等，颠覆了劳务派遣传统纸质合同管理形式。

电子合同可以实现在线签署，不受场地时间束缚，劳务派遣公司在线发起，劳动者、用人单位无须考虑固定的时间与地点，通过电脑、手机等，1分钟完成快速签约。传统纸质合同的印章、签字都存在私刻或篡改的可能性，而电子合同具有联网实名认证功能，通过完整的证据链记录、系统加密生成电子数据。联网实名认证是通过个人身份认证系统、公安部公民网络身份识别系统（eID）、防伪CA数字证书、人脸识别比对等系统，核实签署方的真实身份，避免了虚假信息、冒名代签、恶意诈骗等风险，杜绝了合同代签、篡改的隐患。电子合同具有在线管理功能，完成签署之后的合同可以保存到云端，签署方可以随时随地对电子合同进行搜索、查询、查看、分类、下载等管理，避免了纸质合同容易损坏丢失、分类归档困难等管理问题，实现了精细化运作，有效提高了工作效率。当劳务派遣关系发生变动，需要变更劳动合同或者增加补充协议时，派遣公司只需要再次发起合同签署，就能够简单、快捷地完成各项人事手续。劳务派遣电子合同智能化管理流程如图1所示。

图1 劳务派遣电子合同智能化管理

2.2 电子合同符合社会经济数字化与信息化趋势

电子合同主要借助数字签名、信息加密等技术直接在电子文档上加盖签名或印章来完成电子合同签署，然后将合同（电子合同）的起草、审批、管理、存储等环节都放在线上（第三方电子签约供应商）平台进行。相较于传统纸质合同，电子合同在全生命周期管理过程中优势明显：签署流程在线化，减少打印、纸质合同邮寄（回寄）等环节，操作便捷，差错率小，成本更低；在传输、存储等环节借助数字认证等技术保证安全可靠，方便分类归档管理；通过关键词等信息对合同进行快速检索，查全率与查准率提升；全程在线起草、审批、签署，并实现云端保存与管理，低碳环保，绿色安全，管理效率大大提升。

电子合同适用于企业员工管理的整个生命周期，不仅能大量节省合同打印、快递、存储和管理成本，帮助企业在合同管理中降低成本、节约时间、信息核实、过程跟踪、实时在线浏览调阅，也解决了时下无接触入职的问题。其优势更在于合同电子化后，能实现企业人力资源管理流程中的劳动合同订立、人事档案资料管理、薪资发放等环节的无纸化操作，大幅提升企业的管理效率，降低运营成本，推动资源的优化配置。

随着全球数字化进程加快，电子合同正成为社会经济数字化与信息化的必然趋势。电子合同作为企业数字化转型的重要环节，伴随着产业数字化程度的加深，正在以易签订、易保管、易查询的优势取代着传统合同，快速渗透到各行各业，电子合同将成为众多数字化场景主要承载物。

3 劳务派遣电子合同全生命周期智能管理

3.1 合同全生命周期

合同全生命周期是指产生订立合同的意向开始至合同有效期届满且其纠纷均已解决的全过程，一般包括准备、起草、审核、签订、履行、归档的全过程，就如同生命从孕育、出生、长大直至死亡的全过程。合同全生命周期理论认为，合同从其形成到归档是一个完整的、连续统一的运动过程，其整体运动过程具有阶段性特征。

合同全生命周期管理，是将合同从准备阶段到终止阶段的上述全部业务纳入整体管理，主要包括前期的合同接洽、起草，中期的合同审核及签署，后期的合同执行、履行、纠纷解决、文档管理、统计分析与完成评估等环节，前期、中期和后期的各项工作环节衔接、配合和制约，形成系统、动态的闭环管理。

合同全生命周期管理系统的应用和实施，能帮助摆脱合同管理繁杂、消耗资源的困境。更重要的是，合同全生命周期管理体系的建立，可以帮助企业对合同风险管理思路进行梳理，并基于合同全生命周期管理系统的风险管理运作，将有关业务内容以合同为主线进行整合，进行全面分析和风险识别，在相应节点上设置控制点，达成满足每个节点控制要求的合同流转，从而实现风险管控目标。

合同全生命周期涉及诸多流程环节，其中会产生大量文件及信息流，传统的纸质合同及单纯手工的归档整理无法满足管理需求，影响效率的提高。随着电子合同在企业管理、运营、办公等环节的普及，企业内部电子合同呈现体量大、类别多、更新快、存储成本高等特点，对电子合同全生命周期管理提出全方位、全过程智能化与强风控的要求。

3.2 基于第三方平台的劳务派遣电子合同全生命周期智能管理

第三方电子合同平台，是指为了满足政府、企业或个人获取和使用电子签名、签署和管理电子合同等需求，为用户提供合同的拟定、身份认证、电子签名、电子合同签署认证、合同管理、存证出证、法律服务等相关业务的专业服务运营平台。我国《民法典》及《电子合同在线订立流程规范》规定，合法有效的电子合同是指缔约各方在互联网上通过第三方电子合同订立系统、采用可靠电子签名技术形成的数据电文。《电子签名法》中明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”“电子签名需要第三方认证的，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务”。由此可见，通过第三方电子签约平台订立，采用可靠电子签名技术签署的电子合同，才是合法有效的电子合同。

随着移动互联网进程加快，云计算技术逐步成熟，依托于云计算SaaS（software as service）的第三方电子合同平台，构建了合同全生命周期智能管理系统，打通了合同起草、审批、签署、归档、履约、争议解决等环节，设计了到期自动提醒、风险预警信息发送等功能，实现了合同全生命周期信息化流转，并通过合同基础信息数据沉淀与分析，满足了合同管理信息化需求。

合同签订前，派遣机构人力资源管理人员通过拖曳式业务控件完成合同文本上传或合同模板导入，实现合同前置设定，避免内容遗漏、错误问题。根据实际需要，嵌入企业现有OA、CRM系统，实现员工信息动态获取、自动填充，并预留清晰的签名（签章）位置，防止漏签。

合同签署过程中，严控入职签署流程，规范操作步骤，保障入职流程合规性：通过人脸识别、短信验证等方式，多维度交叉校验认证，用系统和数据确定签署真实性；精细可控的印章使用权限，最大程度规避风险，用系统和元数据确保合同双方真实性与有效性。

合同履行中，通过无利益相关性的第三方存证保全与出证，保证电子合同数据的安全，确保合同风险控制。合同档案信息资源多维度查找与利用，提高信息搜索查全率与查准率。第三方平台系统高强度加密存储电子合同文本及元数据，避免人为因素引发的纸质合同丢失与被修改、信息泄露等情况，并自动备份存证，同时实现快速查询并出证，配合司法裁决在线化。