新时期档案管理工作规范化的新途径探究

傅裕涵

（重庆市开州区妇女儿童中心，重庆 405400）

引言

当前，我们应当将档案管理工作规范化作为一项关键课题，加强研究、探讨与实践。一方面，要客观、深入认识到档案管理规范化的必要性；另一方面，要采取科学、合理的工作策略，以切实、有效提高档案管理的规范化水平，以使档案管理工作体现和发挥出更大的作用、价值。

一、档案管理规范化的必要性

一直以来，我国非常重视档案管理工作的开展，各个行业、领域，以及所有企、事业单位，都需要按照相关工作需求，对各类文件、数据、信息等进行收集、整理、编撰和保管、开发、利用，尤其是对于国家行政事业单位来说，由于其自身具有社会治理、服务大众的特殊性质，所以更需要做好档案管理工作，以便通过档案管理，记录其他相关政策的执行情况、工作的落实情况，以及社会治理、服务绩效方面取得的成就。同时，在今后的各项工作开展过程当中，通过对既往档案的分析、利用，又能够从中获得对工作开展的参考、指导和依据，可以帮助规避历史问题、优化工作措施、保证工作安排的正确性，从而使社会治理、服务取得更好的绩效。目前，随着对档案管理工作要求的日益提高，以及档案材料的大量增多，传统相对粗放的档案管理工作模式已经不能适应当前的工作现状，可能会导致诸多问题和漏洞出现，这就会导致档案管理工作成效大大降低，并影响到其他各项工作的开展。只有规范档案管理工作，不断提高档案管理工作的规范化水平，严格执行各项规范化的要求，使档案管理工作具有明确的准绳，才能消除问题和漏洞，使档案管理工作取得理想的成效。

二、档案管理工作中存在的主要问题

（一）管理人员思想意识薄弱

在政府机关、事业单位中普遍存在领导干部对档案管理工作重视不够、工作人员思想意识薄弱的现象。有些单位的领导认为档案管理工作对单位中心工作促进作用不明显，不能直接创造价值，且投入相对较大，故不愿意投入精力，缺乏整体性思考。有些单位档案管理工作人员对档案管理工作的重要性认识不足，工作热情不高，投入精力不够。

（二）管理制度执行不力

自治区各机关、事业单位都制定了较为完善的日常工作管理制度，包括档案管理制度和相关规范。虽然有些单位有较为完善的档案管理制度，但由于种种原因，或各项制度执行不力，或将制度束之高阁；也有一些单位档案管理制度不健全、不配套，可操作性不强；还有个别职能单一、人员较少的事业单位没有制定档案管理制度，专兼职档案管理人员缺位。上述问题对机关、事业单位档案管理工作，甚至对单位的中心工作造成比较大的隐患，影响工作的正常开展。

（三）档案信息化管理的技术标准不统一

信息化技术的出现和普及，对社会方方面面都带来了巨大的影响和变革，各个行业、领域在不断加强自身信息化建设，希望通过信息化技术的应用，优化传统工作方式。在档案管理中，信息化技术的应用，确实给我们带来了很大的益处，改善了档案信息的存储方式，减轻了人的工作压力，并且提高了档案管理工作的效率，使得档案信息可以得到更大范围的传输、共享利用。与此同时，档案信息化管理的技术标准非常复杂，当前各个行政事业单位还没有建立起统一的档案信息化管理技术标准，这就自然降低了档案信息化管理的规范化水平，可能引起更大的风险发生。

（四）档案部门工作人员整体素养不足

新形势下企业开展档案管理工作时，通常没有对工作的规范性有高标准的要求，这主要是因为工作人员的整体素质不足，专业能力较差。很多企业对于档案管理工作的重视度不够，只将其作为一个基础性的岗位，因此没有配备高素质的专业人才进行管理。仅仅能够完成资料和信息的归档和整理，管理人员并没有对档案管理工作的重要作用有全面的认识，对开展规范性的管理工作也缺乏深入了解，因此工作热情不高，不利于促进档案管理工作的规范性发展。

三、提升档案管理质量的对策

（一）实现对电子档案的规范化管理

随着信息技术的发展，加强档案的数字化建设是大势所趋，因此疾控中心要实现电子化档案管理。第一，完善相关的硬件设备。投入必要的资金，配备相关的设备，比如计算机设备、扫描设备等，借助各种硬件设备提高档案信息的加工效率。第二，提高电子档案的安全性。档案部门要建立安全保障体系，严格相关用户权限，保证档案信息的安全性。第三，加强对档案的开发和利用。

（二）标准化、系统性原则

做好政府机关、事业单位档案管理工作，保障其管理方式方法、运作流程标准化、系统性是整个档案管理工作的重要任务，也是提升单位工作能力和服务品质必不可少的环节。通过制订、发布和实施统一的管理标准，形成一个层次分明的整体、不同维度的层级，达到清晰反映整个管理工作全貌的效果。

（三）健全制度、强化执行

任何工作的开展都要制度先行、强化落实。制度不规范、执行不给力是目前许多单位档案管理工作的现状。随着社会的进步、科技的发展，管理工作的细化，机关、事业单位档案管理逐渐细化、分化成为相对独立的部门和岗位。这种情况下，探索、制定健全的制度体系十分重要，是做好档案管理工作的基础。制度的建立固然重要，执行和落实更加重要。一个好的制度，只有不折不扣地执行落实了，才能取得实实在在的效果和经济、社会效益。

（四）强化管理责任主体

保证档案管理工作顺利开展应加强领导并落实责任。各机关、事业单位应建立健全分管领导主抓、具体工作人员全权负责，责任明确、分工负责的工作机制。领导干部要善于放权、敢于担责，切实增强落实主体责任的主动性；业务工作人员要明确职能职责，拓展思路、创新举措，创造性地开展工作，努力形成一种制度明确、责任清晰、分工合作的工作新局面。

（五）提高档案管理人员的专业水平

档案管理工作对于工作人员有着较高要求，工作能力突出的同时还应具备较高职业素养，明确自身的职责以及职业要求。作为管理层来说，可通过学习培训或知识讲座等方式定期举办培训课堂，鼓励档案工作人员全员参与，在提高自身认知的情况下不断完善专业技能，培育职业道德素养。而作为档案管理人员来说，应把握机会，完善自身知识储备，同时还需要掌握计算机、软件以及档案管理工作的方法和流程，及时发现问题并解决问题。

（六）加大管理资金投入

对于档案管理部门来说，为保证资料的完整，需要做好对突发事件的处理，如配备空调、抽湿机以及专业灭火器等。此外，应合理分配档案部门的资金投入，改善配套设施，如，采购先进的计算机、配套设施、防火墙软件等，均是保证档案管理准确性和完整性的基础。

（七）加强对档案管理工作人员的教育、培训

为了增强档案管理工作人员对自身工作的胜任能力，行政事业单位应当重视对其教育、培训工作的开展。一方面，要对其进行职业认知、职业道德方面的教育，提高他们对自身工作重要性的认识，使其能够从更加感性的角度，来对待自身工作，增强他们对自身工作的责任感，使其能够更加积极、主动地投身档案管理事业，并严格约束自身工作行为，达到所有的工作标准、要求，遵守所有的工作制度、规范；另一方面，还要对他们进行档案管理、信息化技术等方面的专业知识、技能培训，使他们在面对复杂、琐碎的档案管理工作时，可以事无巨细地处理好所有工作事务，从而保证档案管理工作的规范性及质量。通过这样的教育、培训，打造一支高素质的档案管理人员队伍，对档案管理工作的规范化水平，起到提高和保障作用。

结语

随着科技化、信息化的广泛深入，更规范、更先进的管理途径已经成为档案管理工作的趋势之一，如何实现档案部门管理规范化，深受学者们的关注及探究。近年来，各部门已经意识到规范化体系在档案管理中的应用价值所在，也开始尝试将现有的某些模式进行转变，档案管理工作已加快了前进的脚步，逐渐实现了改革，对于档案管理行业来说，无疑是一大重要突破。但从整体情况来看，现当下档案管理工作并未发展成熟，没有真正实现整体规范化，档案管理工作仍存在较多问题，需要在后续工作中进一步完善和发展。