提升档案管理有效性策略

2021-11-26陈鸿雁

魅力中国 2021年14期

关键词：企事业单位档案管理

陈鸿雁

（大同区商务粮食服务中心，黑龙江大庆 163515）

一、引言

档案管理和企事业单位的发展密切相关，充分有效地利用档案可以促进企业的健康成长。如何确保档案管理的有效性，发挥档案管理效用最大化，推动企事业单位实现可持续发展，是值得关注的问题和重点。

二、档案管理的重要性

第一，作为决策的依据。有效的档案管理可以让各个事业单位的调查、行动有各项依据。档案与其他材料不同，具有一定的法律效力，因此作决策的过程中，档案的管理能够让记录更具有客观说服力。尤其是在进行各项调查过程中，可以作为有效的证据、决策的依据。

第二，档案可以作为参考的材料。档案记录了企事业单位的各种信息，比如图片、纸质文件、光盘、硬盘数据等，这些介质的可靠性极强，能够充分反映出企事业单位的历史信息。无论是作为决策材料、还是作为历史回顾，良好的档案管理能够让用户轻松地查找到过去的资料信息。

第三，档案还可以作为企事业单位历史沿革的信息依据。企事业单位的发展过程可以得到档案的记录，这些能够为单位未来的发展提供完整、可信的参考资料，对于企事业单位未来的规划设计、战略蓝图制定非常有利。

所以，在社会不断发展的过程中，企事业单位必须更新观念，顺应时代要求，对管理方式进行创新，促进档案管理的科学化。

三、档案管理存在的问题

（一）管理制度不健全

有不少企事业单位的档案管理系统存在漏洞、未成体系，是因为管理人员通常对于直接产生效益的部门和业务单位比较重视，对于档案管理重视程度不够。有些档案管理人员的综合素质、专业能力不足，兼职较多，无法较好的理解管理制度、很好地执行管理制度。单位的档案管理体制不够健全、管理人员的能力弱，导致干扰信息、垃圾资料多，重要信息无法实现较好的筛选和分类归档。

（二）管理方式落后

有些企事业单位的档案管理方式比较落后，完全脱节于信息化时代的管理需求。档案的搜集、存档、使用、管理不能很好的运用信息化数字化的手段。很多管理人员还在沿用传统的手工搜集、手工管理来进行，无法很好的使用信息化工具进行管理。这就造成了工作效率大大降低、管理人员的搜集、分类、归档、使用、管理的难度大大增加。许多物理介质的档案信息，如图纸、文件，由于得不到很好地保存，损毁、丢失的情况较多，管理效率低下。

（三）信息化系统不完善

对于档案管理有效性的提升来说，完善的信息化管理系统能够为档案管理提供一个良好的支撑平台。从当前的档案信息管理现状来看，档案信息化管理不能形成统一的标准，网络系统不够完善，这些都导致数字化、信息化实现的难度大。尤其是在创建数据库的过程中，各个单位的档案管理缺乏协调，信息网络系统不完善，业务单元之间不能形成良好的协作。在对档案信息搜集过程中，一旦出现丢失、遗漏，没有网络信息平台系统进行检查比对，很容易造成信息准确性、完整性、及时性的丢失，档案管理不能形成有效性。

（四）工作人员的业务能力不强

档案管理工作人员的业务能力水平高低，对于整体档案管理水平的提升很重要。档案管理的工作人员综合素质有限，就容易导致责任意识淡薄、管理不到位、能力短板制约业务水平提升等等，人员水平不高制约了档案管理工作的顺利开展。

四、提升档案管理工作有效性的策略

（一）制定科学合理的档案管理制度

档案管理工作要顺利开展，就必须依赖有效的档案管理制度。为了实现档案管理价值的最大化，企事业单位对于档案管理工作应当高度重视，积极探索新的业务路子，结合企事业单位的实际情况，因地制宜创建适合本企事业单位的档案工作需求。作为企事业单位的管理者、领导，也应当重视档案管理的工作，提供充足的资源，强化管理监督职责，尤其是对于档案管理的合规性建设和完善档案管理考评机制等内容，真正促进档案管理工作人员的工作积极性，促进档案管理制度水平的不断提升。

（二）提升档案管理信息化水平

信息化是各行各业发展的大势所趋，档案管理也不例外。要实现档案管理的信息化、数字化、网络化，朝着效率和质量双提升进行，企事业单位就应当通过创建和完善信息集成系统的方向努力，从硬件、软件两个方面共同加强。借助5G 网络、人工智能、大数据等现代化技术手段，促进档案管理水平的提高。同时，强化内部网络的建设和管理，强化信息检索功能的发展，实现人工智能在线服务等，促进档案服务的7*24*366 的全天候在线，提升响应能力，促进档案管理水平的进一步提升。

（三）打造高素质综合能力强的档案管理队伍

应当根据各单位的实际情况，开展形式多样、因材施教的培训、继续教育，促进档案管理人员的素质提升、综合能力提高。组织开展系统化的培训、继续教育，丰富档案管理人员的专业知识，促进他们能够适应信息化时代的知识理论体系，尤其应当重视计算机技能、信息技术的培训，让档案管理人员能够充分自如的使用档案管理工具。

（四）创建有效的奖惩激励机制

档案管理属于重要不紧急的管理事项，尤其是涉及到一些安全问题、保密问题，显得这些工作很重要。必须要有有效的奖惩激励机制以促进档案管理工作的开展，要明确档案管理人员对于档案负责的责任制度，充分做好档案管理的安保工作。另外，要关注信息安全性，尤其是网络病毒的防范、系统崩溃的预防、构建有效的后备机制等，避免档案信息被恶意损毁和泄露。