新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作

马海望

（大庆市红岗区政务服务中心，黑龙江 大庆 163511）

社会经济建设的不断发展，促使各界逐渐意识到政治以及文化发展的重要性，文书档案管理属于事业单位内部的基础性工作，其内部包含了事业单位在历史发展过程中的各项资料，为信息资源的查询与使用提供了便利性保障。社会市场形势的逐渐变化，为事业单位的文书档案管理工作带来了新机遇与新挑战，目前应针对此方面的工作内容进行深入探讨，并及时的找出有效的管理模式以及工作方法。

一、新形势下事业单位文书档案管理工作所存在的问题

（一）难以引起对文书档案管理工作重要性的认识

事业单位的领导者与经营者在通常情况下由于只注重对科学技术以及经济效益的发展，从而忽略了文书档案管理工作的实用价值，导致此类现象逐渐呈现出了普遍性的特点，并将文书档案管理当作了事业单位内部的辅助性工作，并减少了对此项工作的投入，而随着关注度的不断下降，不仅不利于文书档案管理工作的顺利实施，也难以为事业单位带来良好的经济效益以及社会效益。除此之外，在事业单位的运行过程中，由于单位的领导者并未引起对文书档案管理工作重要性的认识，所以在领导者的影响下，单位的基层工作人员以及其他部门的工作人员同样对文书档案管理工作缺乏正确的认识，使此项工作长期处于事业单位内部的辅助性区域当中，难以发挥出档案管理部门的重要职能机制，同时无法及时的顺应时代以及事业单位的转型趋势。

（二）缺乏先进的文书档案管理技术及设备

随着经济水平的不断提升，科学技术也逐渐得到了进步与发展，在新形势的影响下，事业单位的文书档案管理工作已经逐渐进入到了智能化的转型趋势。然而，部分事业单位并未引起对文书档案管理工作重要性的认识，所以在通常情况下也并未在此项工作的实施过程中投入大量的资源支持。另外，在传统的木式储物柜的使用过程中，由于落后的储存方式，导致分类保管等方法的应用效果并不能够达到预期的档案管理目标，同时还会提升火灾等安全隐患问题的发生机率。除此之外，对于大多数事业单位来说，数字化技术的缺失，再加上部分先进的科学技术并未被融入到文书档案管理工作的实施过程中，所以在信息资料以及文书档案的查询过程中，并未及时的针对相应的工作方法进行更新，从而导致信息数据的查询效率难以得到有效提升。

（三）管理人员的专业素养及能力水平无法提升

由于事业单位内部的领导者与管理者并未引起对文书档案管理工作的重视，所以在开展此项管理工作的过程中，通常会将兼职人员放置于工作的实施阶段，人员专业性的缺乏，不仅使其难以针对档案工作的运行系统进行全面化的学习，还会导致文书档案管理工作无法落实到位。另外，在事业单位内部的文书档案管理部门时常还会存在一人身兼数职的情况，再加上兼职人员较多，所以导致此项工作的开展难以发挥出应有的作用。部分事业单位的文书档案管理工作人员通常正处于临近退休的阶段，并且对新型的档案管理知识缺乏学习的兴趣和动力，从而也不会在文书档案管理工作的实施阶段投入大量的时间与精力，导致事业单位的文书档案管理工作水平难以得到有效提升。

二、在新形势下实施事业单位文书档案管理工作的有效措施

（一）加强事业单位对文书档案管理工作的重视

为了保障事业单位文书档案管理工作的顺利实施与有序开展，则需要提升档案管理人员的工作效率，并在加强对此项工作重视程度的基础上，推动文书档案管理工作的有效进行。由于事业单位的领导者与管理者在一定程度上对文书档案管理工作的有效性提供了支撑，并且起到了决定性的作用，当事业单位领导者逐渐引起了对文书档案管理工作重要性的认识，则会为内部的档案管理人员带来积极影响，促使各部门人员都能够实现对文书档案管理工作的配合，确保档案管理人员都能够主动地投入到管理工作的设施阶段，确保文书档案管理工作的有效落实。为此，事业单位的领导者与管理工作人员都需要加强对文书档案管理工作重要性的认识，并加强对此文书档案资源的管理，同时还需要将此项工作作为事业档案战略目标规划当中的关键组成部分，保障文书档案管理工作的有序性与实效性。此外，档案管理人员需要将文书档案工作的实际情况进行分析，并将其形成资料汇报给管理部门，确保事业单位管理人员能够充分的掌握重要的管理资料以及信息文件，提升事业单位领导人员以及各部门人员的重视程度。

（二）加快事业单位文书档案管理工作信息化建设进程

在新形势的时代背景影响下，加快了信息技术的发展进程，并为大众的日常生活提供了便利性保障。为此，在事业单位开展文书档案管理工作的过程中，也需要将信息技术融入到管理阶段进行使用，并提高此项管理工作的整体质量，同时还能够推动文书档案管理工作逐渐朝着智能化、信息化以及自动化的方向转型，有效提升管理工作的实施效率。另外，在实施档案查询、整理以及收集等工作的过程中，可以直接利用信息化的管理系统，并借助现代化的技术与设备，确保文书档案自动化管理工作的有效落实。除此之外，档案管理工作人员还需要加强对先进技术与管理方法的学习，并熟练掌握相应的信息技术以及数字化技术，并实现在文书档案管理工作当中的灵活应用。

（三）构建科学有序的文书档案管理制度

文书档案管理制度不仅是约束管理人员管理工作的基本法则，也是规范档案管理工作的重要依据。因此，在强化事业单位文书档案管理工作的基础上，应根据单位的工作性质和工作环境构建科学有序的文书档案管理制度，并根据社会形势不断变化及时优化、完善档案管理制度的标准和流程。针对各个管理环节制定明确的管理标准，不断创新文书档案的管理体制，明确管理人员的责任划分，从而有效提升文书档案管理工作的有效性。制定监督机制并根据文书档案管理的工作内容，组建专门的监督队伍对档案管理部门的工作进行定期监察，确保管理工作的各项标准符合国家规定，更好地促进档案文书管理工作的顺利开展。事业单位部门还要制定专门的考核机制，针对管理人员的工作情况和管理反馈，采取针对性地奖惩机制，对于管理能力强、素质水平高的工作人员提出表扬和奖励，为我国事业单位文书档案管理工作的顺利开展提供有力保障。

（四）完善档案管理人员的团队建设

文书档案可以作为地方开展文化建设工作的有力依据，在政府部门以及地方文化建设单位的日常事务管理方面，无论是档案的整理、分析、收集还是形成工作都应该引起重视。单位档案管理人员团队建设的完善对于管理工作的开展具有积极的促进作用，不仅能够积累深厚的文化资料内涵，还能够为地方文化建设工作的开展提供重要保障。所以，在进行管理人员的招聘时，应当选择具备较强专业素养、专业能力的管理人员，再聘请具有权威性的专业人员对单位管理部门管理人员进行定期的培训和指导，从而有效提升事业单位文书档案管理队伍的整体素质。

结语：事业单位的关于文书档案的管理工作是非常有必要加强重视，并关系着单位未来的发展前途。对目前文书的管理工作存在的一些难题进行详细的分析，并且提出了相应的解决方案，不断健全管理工作的相关机制，使管理水平得到改善。事业单位文书档案管理工作对于记录事业单位工作进程及发展具有重要意义，需引起相关领导的足够重视。因此，事业单位必须要充分适应社会发展潮流，提高思想认识、创新文书档案管理手段，提升文书档案管理人员业务水平，从而提高文书档案工作效率，进而促进我国事业单位稳定发展。