不动产档案规范化管理路径选择

胡春荣

（哈尔滨市不动产登记交易档案中心，黑龙江 哈尔滨 150028）

一、不动产档案

不动产档案管理在自然资源部门的作用和地位正日趋加重，合理地开发与共享不动产档案信息资源，在不动产档案管理中也尤为重要。利用现代化的手段进行不动产档案管理，可以提高不动产档案管理的全面性和有效性，还可以保障不动产档案管理的质量，提高其管理效率。而不动产档案现代化管理的特点主要表现为以下三点：一是时效性。利用现代化手段进行不动产档案管理是具有时效性的。这主要是因为利用现代化的手段进行档案管理就必须依靠电子技术，而电子技术本身具有较强的时效性。整个不动产档案管理的流程是依靠电子系统来完成的，所以在其运行的过程中，可以大大减少人力物力财力的消耗。这和传统的不动产档案管理相比，其效率是非常高的。二是共享性。利用现代化的手段进行不动产档案的管理还具有共享性。众所周知，随着社会经济的发展，不动产买卖和流动频率会增多，而不动产管理的档案数量也随之增多，而利用现代化的手段对其进行管理可以将其压缩，储存到电脑硬盘或者云盘之上，因为其所占内存比较小，所以传输和获取也是十分方便的，所以其共享性非常强。三是形式多样。不动产档案现代化管理的手段和形式都是非常多的。利用现代化的手段对其进行管理已经脱离了传统管理手段中纸张的束缚，不需要利用纸张，仅需要利用电子媒介就可以完成不动产档案的管理，而电子媒介的形式又是十分多的，所以电子档案管理的手段和形式多种多样。

二、不动产档案规范化管理措施选择

不动产档案规范化管理是提升不动产档案更好地发挥自身档案历史凭证和现实凭证属性，服务不动产管理，提供有效参考、决策支持的有效辅助措施，也是当前不动产档案管理工作中涉及个人信息保护、政府信息公开等相关信息资源开发利用与保护等相关问题的基础性素材。在不动产档案规范化管理工作中，可以从制度建设规范化、岗位设置规范化、流程运行规范化以及监督监管规范化等四个广义领域进行不断探索与实践。在不动产档案规范化管理工作中的探索与实践中，可以从以下几个方面进行探索与实践。一是制度建设规范化，应将制度建设作为基础，通过规范的制度建设为各项工作提供行为规范。制度规范化为不动产档案管理提供了统一的行为规范，在不动产档案规范化管理工作的开展中，首先应对现有制度建设的完善程度、规范性进行梳理，按照国家档案管理法律法规、不动产管理规范以及相关上级部门的指导意见等进行不动产档案管理制度的健全、完善和优化，为不动产档案规范化管理提供统一的行为规范。二是岗位设置规范化，设立不动产档案管理的专门工作岗位，明确岗位职责，提升不动产档案管理的专业性。对于不动产档案规范化管理工作而言，存在对于档案管理工作重视程度不够的情况，窗口部门按相关要求收集材料，档案装订人员直接装订，而没有专门的档案管理岗位和明确的岗位职责，在不动产档案规范化管理的导向和要求下，应设立相应的岗位并对岗位职责进行明确，使不动产档案管理工作全过程较为规范地开展。三是流程运行规范化，梳理完善不动产档案管理的流程，以流程的严谨保证各项工作、各个环节工作的规范。档案管理有着多个环节，在各个环节的连接上，通过严谨的流程管理能够有效地提升工作效率，保证工作质量，保护信息安全，在流程运行规范化的探索中应对现有的流程进行梳理，对于存在的问题进行整改和修正，对于符合不动产档案管理要求的进行再完善、再优化，使之能够更好地为不动产档案管理规范化提供有力的支持。四是监督监管规范化，加强对不动产档案管理全过程的监督，使不动产档案管理工作始终在合法、规范的运行环境中规范运行。不动产档案涉及信息保护等问题，同时各个环节的合规操作才能够保证不动产档案管理工作的规范化，因此，在不动产档案规范化管理工作中，应加强全过程、动态的监督监管，及时发现问题、及时整改问题，使不动产档案管理能够真正地在规范化管理的目标和要求下开展。

三、不动产档案规范化管理工作建议

不动产档案规范化管理是不动产档案管理提升管理水平和质量，更好的服务不动产管理工作，更好的服务人民群众，更好的保护国家资产的有效路径。在不动产档案规范化管理工作的开展与实施中，应加强新时代档案管理创新理论学习，新业态下不动产档案管理业务总结，以及信息技术与不动产档案管理融合等方面的创新与探索。结合工作实践，本文对于不动产档案规范化管理工作提出以下三个方面的工作建议。一是不动产档案规范化管理应加强新时代档案管理创新理论的学习。随着档案工作在各个领域、各个行业所发挥的决策参考作用日益突出，相关新时代档案管理的理论研究也在广度和深度上不断强化，产生了众多理论性强，对实践工作有重大指导意义的创新理论、创新研究成果，在不动产档案管理理论研究方面也呈现出更加全面、系统的理论研究成果。加强对新时代不动产档案管理创新理论和创新成果的学习，对于持续提升不动产档案管理规范化，以严谨、创新的理论指导实践工作有着十分重要的现实意义，不断以理论丰富管理的思想指引、行动规范，对于不动产档案规范化管理是较为现实、有效地路径选择。二是不动产档案规范化管理应积极开展新业态下不动产档案管理业务总结。随着不动产高质量管理的目标和要求的提出，在不动产档案管理工作中解决固有问题、面对新问题都成为了不动产档案规范化管理所有必须解决的问题，将不动产档案管理工作中的问题和经验进行常态化的业务交流、业务分析、业务总结，对于不动产档案规范化管理工作而言，能够更好地提升不动产档案规范化管理工作的实效。同时，在业务交流工作开展的过程中，一方面是自身工作的交流、总结，另一方面则是对其他不同区域同行之间在不动产档案管理工作中的先进做法、成熟经验的学习和借鉴，并将学习和借鉴成果与自身工作实际相结合，进而提升自身不动产档案管理的工作能效和质量。三是不动产档案规范化管理应探索信息技术与不动产档案管理的融合。信息技术赋能档案管理成为当前档案管理工作效率与质量提升，更加充分发挥档案的决策参考支持作用的有效路径，在不动产档案规范化管理工作中，应加强对信息技术与不动产档案管理工作的融合探索，通过管理信息系统、数据库、大数据挖掘技术、大数据分析技术、人工智能等信息技术的充分运用，在保证不动产档案收集、分类、鉴别、保管、查阅的基础上，更好地实现不动产档案的编研、信息资源开发利用、决策参考支持等方面的作用发挥，使不动产档案在规范化管理的基础上，更好地发挥其决策参考支持作用，为不动产管理工作高质量发展提供有力支持。