信息化环境下招投标档案数字化管理的创新研究

石春毅

（广西物资学校，广西 南宁 530000）

在选择建设工程时，往往要以招投标的方式来选取信用高、高效率的建设方，而在招投标中所制定的资料就是本篇文章中所指的招投标档案，由于档案的意义非常重大，所以就会有专业的整理工作流程及要求，例如：归档时间、归档范围、归档流程、整理程序和保存期限等，都有着明确得要求，这样做的原因是为了能够更好地确保招投标档案能够妥善保管，让其可以完整的施展自身的功能，让其在建设工程中发挥出更好的效果。长期以来，我国的档案都是由纸质构成，招投标档案也是如此，可是在信息化发展的影响下，纸质版的投招标档案会逐渐转变为电子版档案，所以在投招标档案管理工作上也需要积极进行改变和创新，从而才能够促进数字化管理的发展。

一、投招标档案数字化管理面临的挑战

随着我国信息技术的不断改革和发展，各行各业在发展的过程当中都会应用一些先进的技术来提高自身管理工作的效率和质量，在投招标档案管理工作当中采用数字化管理的方式，能够在一定程度上促进近视工程的施工，并且档案管理工作也会变得更加的高效。但是，目前很多企业在进行数字化管理工作的时候，依然存在着很多方面的问题和挑战。

首先就是一些工作人员可能在思想方面存在一定的问题，受到之前那种传统管理模式以及思维的影响，很难灵活的去运用一些信息技术来提高自身管理工作的效率。在如今的网络时代发展当中，数字化投招标档案相比之前那种传统的管理方式会更加具有科学性和高效性。随着投招标档案数字化的发展，不论是在管理的方式还是档案收集的方式上，都出现了一定的改变，相关工作人员需要积极适应当前的工作方式，从而才能够有效的去提高自身工作的效率。在采用之前那种传统的方式来进行大案管理工作的时候，会形成一种守旧的观念，当这项观念在工作人员的心中长期存在时，在日后的工作当中，就会容易产生一种消极的情绪，对这项工作也会产生一定的厌烦，从而影响到这项工作的效率和质量，在之后的建筑施工当中，也会受到一定程度的影响和限制。其次，在配套设施方面也会存在一定的问题，工作的方式以及理念发生一定改变的时候，也会使用到一些新的设备和技术，同时在工作当中所涉及的软件和网络也需要具有一定的安全系统，从而才能够更加有效的去保证相关档案内容的安全。很多招标机构在实际的工作当中都没有完善的设施，无法充分的去满足数字化投招标管理工作的各项条件需求，并且在工作当中所使用到的一些软件和系统都是针对不同部门的实际需求来进行研发的，所以在之后的工作当中并不能够进行统一的管理，这些档案信息也无法在整个系统当中进行快速的共享，在一定程度上限制了这项工作的发展和进步。

除此之外，在如今信息环境的发展时代当中，网络安全的问题也引起了人们的关注，一些企业在应用一些系统和软件进行管理工作的时候，会存在一定的安全问题，这些问题都会影响到投招标档案数字化管理工作的质量。最后，投招标档案管理工作在数字化发展的过程当中，也会存在规范以及标准方面的问题，因为所涉及的系统不能够进行统一的管理，所以数字化水平也会存在一定的差异，并且目前很多相关企业当中都缺少这方面的专业人员，管理人员的自身水平素质也达不到要求，无法充分发挥数字化管理的效果和优势。相关管理人员需要对这些问题和挑战引起足够的重视，对当前社会发展的情况和趋势做出准确的判断，积极采取相关措施进行应对，从而有效提高投招标档案管理工作的效率和质量，同时促进建筑工程的稳定发展。

二、投招标档案数字化管理的创新

在如今信息化的发展环境当中，投招标数字化管理工作依然会面临很多方面的挑战，为了能够有效应对这些挑战，企业方面应该更加积极采用数字化管理的方式来进行各项工作，同时，充分考虑实际工作当中各个方面的影响因素，积极采取措施进行应对并不断创新和完善，这样就能够充分的发挥出头招标档案数字化管理的效果和优势。

（一）在管理和理念上创新

随着我国社会经济的不断改革和发展，各行各业在发展的过程当中都需要进行不断的创新，只有创新才能够促进行业的发展。所以在进行档案信息管理工作的时候，也需要随着社会时代的发展而进行一定的改变和创新。随着我国建筑工程行业的高速发展，在投招标档案信息管理工作方面的要求也在不断提高，企业方面需要积极在管理方式以及理念上进行创新。目前很多企业在实际的工作当中都会将自己的实际需求反应到投招标机构，如果有一些企业需要查找某些文件或者是档案资料的时候，就可以在这个机构的信息系统当中通过付费查询的方式来进行搜索，从而就可以获取自身想要的档案信息。因此，在进行数字化管理工作的时候，需要充分考虑到企业各方面的实际需求；在工作的理念上也要充分意识到投招标答案当中所存在的信息不同于普通的资料，这些档案信息能够给企业带来一定的经济和利益是非常重要的。所以在进行业务办理或者是档案查询的时候，需要出示自己的证件来进行认证，企业方面也需要通过注册的代码到指定的地方进行查询工作，通过信息技术来建立出一个完善的网络安全平台，从而为企业带来更多的经济效益。

（二）对技术的创新

实际的工作当中会涉及很多先进的信息技术，其中包含了云计算以及物联网等多方面的应用技术，这些技术在应用的过程当中，也需要不断地进行更新和创新工作，从而才能够满足社会方面的各种需求。采用云计算技术建立的数字化管理系统当中，需要具有专用的网络、信息安全以及计算方面的应用程序，每一个部分对于整个系统来说都是非常关键的，完善的系统才能够去实现数字化的存储以及存取功能。在实际的档案管理工作当中，也可以将一些电子版的档案和纸质版档案通过信息技术来进行有效的结合，充分的去利用大数据以及信息技术来提供数字化发展的各项技术条件。除此之外，在发展的过程当中，还可以通过共享技术来加强投招标档案的信息交流和传递，相关的机构能够通过信息系统来搜索自己所需要的档案资料，这样不仅能够在一定程度上去促进投招标档案数字化管理的发展，同时也能够充分的去利用这些档案资料。档案管理人员需要在平时的工作当中对信息管理系统进行定期的维护和更新，避免在工作当中出现信息安全方面的故障和问题，保证整个档案信息系统的稳定运行。

（三）对管理规范和管理流程的创新

为了能够使整个投招标档案的管理工作更加的顺利和高效，需要建立相关的管理制度和流程。目前很多投招标档案管理系统在实际的应用当中都缺乏统一的管理，主要还是由于系统建立缺少一定的规范性，所以在设立相关系统的时候，需要充分考虑到各方面的影响因素，以及投标单位的实际需求，从而在保证一个标准的规范和流程的基础下去，建立出完善的档案系统。虽然这项工作当中对于归档的标准有着一定的约束，但是在实际的档案管理工作当中，很多档案的整理工作是由专业工作人员来进行负责的。除此之外，还需要在管理工作当中对这些流程进行完善和创新，实现文件自动归档功能，在完成投招标工作的时候，这些档案就能够自动地进行归档，在一定程度上减少了工作人员的压力。在对这些流程进行完善的过程当中，也需要充分考虑到各个部门和机构之间的档案入库工作，减少时间以及人力方面的投入，从而才能够有效的去提高档案管理工作的效率和质量。

结束语：总而言之，在如今的档案管理工作当中去应用一些数字化管理的方式，能够有效提高管理工作的效率和质量，虽然在实际的工作当中会面临着很多的问题和挑战，但是企业方面也需要积极进行创新和改变，从而才能够更快地适应数字化的发展，通过观念以及方式上的转变，能够有效促进投招标档案数字化管理的发展和改革。