新时期做好数字档案室建设研究

蒋钰

（大庆油田有限责任公司第四采油厂档案室，黑龙江 大庆 163000）

数字档案室建设的重要意义，满足新形势发展的需要，满足档案信息化管理的需要，满足提高工作效率和水平的需要，满足更好地实现档案资源共享的需要。数字档案室建设存在的不足，对数字档案室建设的重视、关注明显不够，数字档案室的规章制度不够健全，数字档案室建设的软硬件基础设施不完善，数字档案室的安全保护存在隐患。

一、数字档案室建设的重要意义

近些年来，特别是党的十八大以来，以习总书记为核心的党中央高度重视科学技术的发展，出台了一系列措施促进科学技术的提档升级，甚至在一些关键技术也取得了实质性的突破，云计算、大数据、5G、电子商务等新技术得到了广泛的应用，推动了国家综合实力的快速提升，《中国制造2025》的出台，更使我们步入了发展的快车道。作为各项事业重要组成部分的档案事业，应积极参与进来，利用先进科学技术，提升我们工作的质量和水平。数字档案室建设正是适应新形势发展的需要应运而生的。新形势下，各方面的环境和条件都发生了重大变化，以往那种看摊守摊、等客上门的被动管理方式已经到了必须改变的时候了。

二、数字档案室建设原则

（一）资源为先原则

数字档案室建设的内容和核心是档案资源建设。因此，应秉持“资源为先”原则，除了数字档案外，还要立足文本、视频、音频、实物等非数字档案特点，对其进行数字化整理、归档、管理，立足于数字档案资源建设这一根本，确保数字档案资源完整、规范、标准，有利于数字档案室建设和管理。

（二）整体推进原则

数字档案室建设是一项系统性工程，应做好顶层规划、设计、建设，坚持一体推进原则，将档案管理与文件管理，尤其是电子政务及信息化建设有机结合起来，统筹推进数字档案室建设，充分考虑数字档案室各个系统功能、文本格式、归档要求等。

三、数字档案室建设需要解决的几个关系

（一）投入与效益关系

档案管理经费紧张、人员编制有限等问题，制约着数字档案室建设与发展。因此，数字档案室建设应充分考虑数字化成本与效益二者之间的关系，确保以最小投入获得最大效益（经济效益、社会效益）。为此，应提前做好调查研究，针对数字档案室建设实际，做好数字档案室建设规划设计，如数字化档案资源范围、数据库建设、数据转化及整理等等。根据资金状况，购置档案管理软件、UPS 电源、光盘刻录机等急需软件设备，满足数字档案室建设需要。

（二）档案鉴定与档号整理关系

数字档案室建设应先鉴定再数字化。为此，首先应对档案室藏纸质档案现状进行检查、分析和统计，将长期及永久保存的纸质档案先行数字化扫描，根据分类编号方案确定档号的编制，固定相应档案位置。其中，文书档案选择一文一件整理方法，可采用“年度—保管期限—机构（问题）—流水号”等方法进行编号；会计/基建/设备/照片类档案宜采用“类别—年度—保管期限—流水号”等方法进行编号，防止重号。此外，每一卷归档案卷中的卷内页码也要编号，避免重复或漏号，确保档号编制的科学化、标准化，为档案数据库建设奠定扎实基础。

（三）数字化加工与后期转换关系

要严把档案数字化加工转换处理及整理质量关，确保档案数字化整理质量。一方面，要提升档案数字化转化处理、后期整理及数据挂接质量，将数字化转化、整理及数据挂接误差控制在5%以内，从源头保证档案数字化工作质量。另一方面，要严格把控档案数字化扫描后的数据整理质量，根据档案数字化数量核查或抽查一定数量的档案数字化案卷、页、件是否准确，核查档案正文与标题是否一致，数据挂接是否准确等等，确保数据挂接质量，确保各类档案全文数字化，夯实数字档案室资源建设质量。

（四）档案安全与档案利用关系

要正确处理好档案数字化安全保密与档案利用之间的关系，既要保证数字档案室安全，也要满足数字档案室档案查询、利用需要，以服务经济建设和社会发展。为此，制度建设至关重要。通过制定《×××档案室档案数字化扫描安全保密实施细则》等规章制度，进一步明确数字档案室安全保密职责，明确档案数字化工作暂存数据删除制度，严防重要档案数据信息流失或扩散，既确保安全又做到保密。探索建立数字档案室档案数据光盘备份制度，安排专人负责档案数据备份工作，根据数字档案室建设的实际需要，做到档案数据光盘刻录，采用一式三份脱机保存。出台《档案室档案数字化利用与保密权限规定》《档案系统权限设置》，确保涉密文件不上网，敏感档案数据不上网，确定数字档案室中数据档案安全保密工作，做好数字档案保密权限设置。

结语：建设数字档案室的路径选择，健全数字档案室建设的各项规章制度，配备数字档案室建设所需的软硬件基础设施设备，确保数字档案室建设的绝对安全。