事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决策略分析

石媛楠

（秦皇岛市水产技术推广站，河北 秦皇岛 066000）

信息化技术的到来推动了事业单位的发展，使事业单位逐渐不如信息化时代。在事业单位发展过程中如何做好相关档案管理工作成为相关工作者追求的目标。不过目前来看，部分企业信息遭到泄露或者流失，而加强事业单位档案管理信息化建设能够很好的防止企业信息出现外漏问题，它不仅确保企业信息完成，而且一定程度上实现了信息化建设。事业单位档案管理信息化建设改善了传统档案管理模式效率较低的缺陷，弥补了其中存在的不足。在实际企业发展过程中事业单位档案管理信息化建设中仍存在较多问题，为此针对其中可能存在的问题应展开深入研究，下文针对这一问题进行分析。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

（一）创新档案管理模式

传统的事业单位档案管理模式基本上以纸张为媒介，通过笔记记录的模式对单位内信息进行保存，经年累月，容易导致纸张泛黄亦或字迹模糊，降低档案保存效益。信息化管理模式意味着档案信息依托互联网平台对其进行收集，并通过电子信息对其进行录入，继而对事业单位信息进行管理、存储等，创新档案管理模式，确保信息得以长久保存。要想提高事业单位管理的质量就必须通过加强档案管理信息化建设才能完成。例如工作人员可利用信息技术和计算机技术，将二者进行融合利用，这样既能优化档案内容，还能提高档案信息管理查询的效率，一定程度上提高档案管理的价值。通过对档案管理模式的创新是当代信息化发展必然趋势，为此事业单位为确保各项事业共同发展，就一定要加强档案管理信息化建设。

（二）提高档案管理工作人员的查询效率

事业单位档案管理信息化建设工作的开展改变了传统查阅信息的模式，档案管理人员无需对档案专架进行查找，直接在电脑文件系统上输入相关信息即可查找所需要的信息。在很大程度上提高了档案管理工作人员的查询效率。目前，整个现代社会处于经济全球化、信息化时代，信息化事业单位档案管理系的出现很好地解决了传统档案管理工作人员查询效率低等问题，并且该模式具有一定的安全性，风险较小，可以很好地进行档案管理，在实际工作期间还能确保档案管理的准确性，提高了工作效率。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）平台使用率相对较低

信息化管理平台为事业单位档案管理信息化工作开展提供强有力的物质保障。从当前发展情况来看，事业单位档案管理工作为了顺应时代发展趋势，先后设置了事业单位档案信息化管理平台，但是由于工作人员在实际工作中对信息化管理平台重视力度不足，再加之其思想观念陈旧，依旧沿用传统的档案信息管理模式，信息化平台形同虚设，使用效率低，与预期发展目标相差甚远。

（二）缺乏健全完善的信息化管理机制

事业单位档案管理信息化建设工作的开展离不开健全完善的信息化机制为其提供支撑，但是从目前发展情况来看，事业单位档案管理信息化建设实施过程中缺乏健全完善的管理机制，工作人员无规则可循、无制度可依，管理体系落后，档案管理工作无法与其他部门的工作进行有效衔接，档案管理工作被置于孤立状态，比如档案信息收集与档案整理无法有效统一，缺乏协调配合性，导致档案信息化建设水平被弱化，阻碍事业单位档案管理信息化工作开展。

（三）档案管理人员素质薄弱

档案管理人员在事业单位档案管理信息化建设中占有举足轻重的地位，是档案管理工作中的主体，其自身素质关系着档案管理工作质量。从实际调研情况来看，部分档案管理工作人员素质薄弱，对信息化知识不甚了解，在实际操作过程中漏洞百出，工作人员自身技能与岗位需求不匹配，两者之间存在一定的冲突，工作质量大折扣。长此以往，不利于业单位档案管理信息化建设稳定持续的推进。

（四）未充分发挥档案作用

在实际事业单位档案管理过程中，相关管理人员除了对档案进行收集、整理外，还应该对档案进行保管，这些做法的结果就是为了在后期使用过程中更方面，但是就目前来看部分管理人员缺乏安敢服务意识，使得档案不能最大程度的发挥作用。此外档案利用方式直接决定后期使用档案的效率，但是因档案利用方式单一导致在需要进行档案查阅过程中不能充分发挥档案的价值，降低了档案的作用。

（五）信息化建设较为落后

伴随信息化建设的出现，已不断帮助了很多事业单位的发展，不过从实际情况分析，信息化手段的应用需要很多条件，比如需要相应的硬件设施、大量的资金投入等，但是仍存在信息化建设较为落后、相关档案管理人员缺乏专业的知识技能导致在实际应用过程不能充分发挥信息化设计的效果。

三、事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）提高事业单位档案管理信息化建设的重视力度

为有效提高事业单位档案管理信息化平台使用效率，需要单位负责人予以高度重视，全方位考虑，多领域布局，通过张贴宣传标语等形式于潜移默化中增强工作人员的重视力度，转变现有工作人员的思想观念。除此之外，也可以借助多媒体平台就档案信息化建设的优势和性能向工作人员进行讲解，推动事业单位档案管理信息化建设，提高档案信息化平台的使用效率，促使其经济效益、社会效益有机统一。

（二）构建健全完善的信息化管理机制

健全完善的信息化档案管理机制是事业单位档案管理工作有序开展的基础和前提。为保证事业单位档案管理信息化建设朝着规范化、系统化方向发展，单位负责人要派遣专家学者就本单位发展情况进行研讨，利用丰富的学识理论和丰富的工作经验为本单位构建科学、合理、可操作的信息化管理体系，促使工作人员的行为在制度规则内行使，通过科学合理的绩效考核制度来激发工作人员的积极性和创造性，对于表现优秀的员工进行奖励，对于涣散怠慢的工作人员进行惩罚，提高档案管理信息化建设的有效性。除此之外，事业单位负责人也要结合本单位实际发展状况，制定科学合理的维护检修制度，网络技术人员要定时定期对档案信息化管理系统进行维护，以保证软硬件设备不断更新，与时俱进，促使信息化档案管理平台的社会价值、信息价值被充分挖掘，为档案数据安全存储和运用筑牢科技屏障。

（三）加大对档案管理人员的培训力度

为有效解决事业单位档案管理信息化建设中工作人员素质薄弱这一问题，单位负责人要采取相应的措施加大对工作人员的培训力度。借助专家讲座、座谈会、同行心得分享会等形式增强工作人员自身的素质。创造平台对工作人员信息化实操能力进行培养，在动手实践中提升工作人员的信息化操作能力。除此之外，工作人员也要不断学习，借助互联网平台学习相关的信息化档案整理工作技能，扩充自身的知识面，以丰富的理论和扎实的技能夯实自身信息化档案管理基本功，更好地推动事业单位档案工作建设。

（四）针对事业单位档案管理信息化进行整体规划

对事业单位档案管理进行合理规划要求应结合事业单位实际情况，通过对自身特点进行分析，能有效避免在规划过程中出现意外情况发生。在整体规划过程中要求进行科学、合理，充分认识要对事业单位档案管理建设信息化的重要性，这样可以有效提高工作效率，节约人工成本。此外，当规划过程中存在不合理情况发生时，需要对事业单位进行重新规划，否则可能会增加资金成本。

（五）做好离职交接方面的工作

做好档案管理人员离职交接工作过程中要求应按照相关规定，在交接过程中要规范行为，确保交接内容真实。在档案管理管理人员交接过程中可能会出现很多不可控因素，例如档案管理工作人员换岗离职，因此一定要在交接过程中确保交接内容准确，确保事业单位档案管理工作有序地进行。防止在后期过程中出现档案管理工作无法继续实行等问题。

（六）强化技术手段，充分应用信息化手段

实现档案资料数字化作为档案管理信息化发展的主要优势，它可以应用到档案管理的每个阶段。该过程要求事业单位可建立档案数据库，其作用就是方面后期更好的对于档案进行管理，并且在使用过程中能快速找出所需要的数据。此外事业单位为了要充分发挥信息化设施的作用就应该强化相关技术手段，购置相关硬件设施，这样才能更好的推进事业单位档案管理信息化建设。

四、结语

综上所述，档案管理工作者应及时更新档案库，深入明白事业单位档案管理的重要性。事业单位档案管理信息化建设是社会发展对其提出的新要求，在发展过程中常常可能存在一定的问题，因此应提高事业单位档案管理信息化建设的重视力度，构建健全完善的信息化管理机制，加大对档案管理人员的培训力度，多位一体，多举措并行，全方位、立体化提升事业单位档案管理信息化建设质量，更好地为人民大众服务。