“互联网+”时代下事业单位档案管理优化路径探究

赵慧

（山东省单县商贸服务中心，山东 菏泽 274300）

随着包含互联网技术在内的各类信息技术获得了日新月异的发展，我们进入到“互联网+”时代，在此时代下各个行业都尝试在日常工作中融入互联网技术等信息技术，以使自身各项管理工作得到优化，其中就包含了事业单位内的档案管理工作。档案管理与“互联网+”碰撞融合，既有助于显著提升事业单位的档案管理工作效率及质量，又有利于档案利用率的提升，从而促使事业单位能为人民及社会提供更为良好的服务。

一、“互联网+”时代事业单位档案管理的实际需求

（一）建成高水平档案信息化管理体系

现如今，档案管理中互联网相关科技成果的最重要体现，便是信息化管理体系的构建。具体而言，即采用电子存储的方式替代纸质档案，然后借助多种信息技术，完成电子档案的调用及管理。各种现代技术在此过程中，以具体的设备和程序的形式进行展现，逐步完成互联网+档案管理体系的建立。同时，集中管理、统一指挥和分布广泛，均为事业单位的显著特点，在推进档案信息化管理中，事业单位积极发力，有助于推动我国“互联网+”的良性发展[1]。总之，高水平档案信息化管理体系的建成，对于减少人员工作量，整合及使用档案资料均有着很大裨益。

（二）管理模式个性化

档案管理工作的一个重要发展方向，便是个性化管理模式，其主要体现在办事调用的多样及管理工作的足够灵活。首先，事业单位档案管理业务，在“互联网+”时代下的类别变多，需要整合和调用的内容，不再局限于财务档案、人事档案，还会涉及到数据档案、科技档案。同时也不再只通过人员与时间，划分档案管理门类，还需包含运用信息化管理系统，结合所需数据或是管理人员的个性化要求，竭力实现诸多功能，如数据的总结统计与细粒度筛选档案等。其次，在进行对外服务提供，或是内部档案调用的时候，借助信息化档案调用系统，能够通过多样方式，使不同服务需求得以良好满足，如微信软件小程序、网上办事系统及现场自助设备等[2]。同时，可以结合客户端权限和档案的具体请求情况，提供个性化的电子档案使用及查阅服务，让相关人员能够通过远程的方式，进行非涉密档案资料的调用，如此一来既优化了调用的方式及流程，又为全方位业务体系的改进形成了有效促进。

（三）确保档案数据充分安全

确保数据资料的安全、可靠，是档案管理的一个重要问题。大部分事业单位都有一些保密档案。诚然在“互联网+”下，在信息化系统的帮助下，档案管理更为便捷，取得了更为显著的管理效率，但也随之加大了档案信息外泄的可能。所以，单位在重视信息化档案体系的建立时，也要注重涉密数据保护意识的不断加强。针对保密档案，尽量不上网或进行内部网络管理，同时做好系统安全建设，以使黑客入侵行为得以良好遏制。此外，档案若与外部网络相链接，要采用精细化管理，利用先进技术完成安全网的构建，比如借助区块链技术加密数据，坚持做到精准管理，不留漏洞，有效提高档案信息数据的安全性。

二、“互联网+”时代下事业单位档案管理现存的主要问题

（一）信息资源利用率偏低

对于事业单位的发展而言，档案信息发挥着不容忽视的作用，它是确保事业单位效益稳步提升的要素之一。这是因为事业单位在制定决策、计划时，能从档案信息中提炼出具有参考价值的信息，从而保证决策、计划的科学性。然而，现实中不少事业单位都较少深入探究档案资料的使用价值，更重视档案资料的收集、保管及分类，“轻用重存”的问题在我国事业单位档案管理中存在普遍性[3]。

（二）档案信息泄露风险较高

诚然，信息化档案管理为事业单位发展提供了新的思路，但也带来了一些新风险。例如，信息化管理方式相较于传统管理方式，更易出现人员信息资料泄露的情况，这既可能会损害到单位的经济效益，又可能威胁到国家的安全。并且，对于如何有效开展档案安全管理工作，一些事业单位给出的指导缺乏规范性，进而致使时常出现电子信息资料被盗用的情况，如此一来，既可能给单位带来经济上的损失，又会阻碍其他工作的有序开展。此外，人员缺乏信息安全知识的情况，在事业单位较为普遍，这就加大了相关人员被不法分子所蒙蔽的概率，进而给单位的长远发展带来不利影响。

（三）缺乏专业档案管理人员

当前，不论是一般企业或是事业单位，很多档案管理人员都为人事兼职，并非科班出身，多职位都由一人担任。这部分人员缺乏实践经验，所掌握的档案管理相关技术较少，且时常会在展开档案管理工作时，生搬硬套其他部门的业务运行方式，从而导致业务发展慢、效率不高的情况出现。此外，不重视培养现有的档案业务人员，造成人员队伍专业水平不足。

三、“互联网+”时代下事业档案管理工作的优化路径

（一）持续优化网络数据，提高归档质量

伴随信息技术的日益发展完善，大数据、云计算与种种社交媒体，不断被应用到我们日常生活、生产之中，在此背景下档案管理所面临的环境，也愈加复杂。因此，怎样良好保证网络数据的归档质量，是事业单位日常开展档案管理工作时，所不能逃避的一个严峻问题。对此，事业单位档案管理人员应注重与时俱进，时刻紧跟互联网+的发展，立足档案管理、新媒体及用户，对网络数据做高效利用，逐渐完成事业单位归档创新模式的构建[4]。采用此种方式稳步提升归档质量。简单来讲，档案管理人员注重对新媒体的灵活运用，在获取及分析了网络数据之后，要注意精准把握网络数据应用特征及用户网络数据的下载行为，据此批量归档档案。

（二）建立档案信息体系，促使信息共享

“互联网+”时代下，要想高效开发与利用单位档案资源信息，确保单位系统之间能够沟通顺畅，高效共享档案信息资源，就需完成高效信息管理体系的剑来，从而推动事业单位档案管理工作水平的稳步提升。具体而言，一方面要根据单位档案信息资源展开细致整理与分类，再基于此前提，优化完善单位档案管理信息资源库，进而能够提供更为良好的档案信息服务。另一方面，档案管理工作的实际开展过程中，针对档案资源的采集与管理，要实现电子化，同时对各种先进信息工具进行充分利用，高效处理档案信息资源。同时，结合自身档案信息资源库，事业单位应积极和相关单位展开连接，进而实现档案信息资源的良好共享。如此一来，既可以有效提高档案管理人员的工作效率，又有助于良好控制档案工作所需的费用，实现档案管理工作实效性的显著提升。

（三）注重营造信息化环境，保证信息安全

在“互联网+”时代下，事业单位应从多个方面，来稳步推进信息的保密工作，做好档案管理信息化安全工作，如规章制度和系统运行环境等。比如，在互联网不断普及的北极下，在传播和共享信息的时候，所表现的开放性较强，这也进一步加大了日常档案管理中保密工作的难度。针对此情况，为了提高档案管理信息保密工作的成效，建议做好如下几点：第一，建立健全单位内部管理体制，严格管理档案管理人员。第二，不断强化信息系统安全，设置档案管理系统的访问权限，这样能够良好防止不法分子的入侵，保证档案信息不被盗用、篡改或销毁，促使信息化档案管理安全性的提升。第三，积极应用防火墙技术，依托这项技术可以建立起自身网络和其他网络之间的“屏障”，使自身想要保护的网络不被其他网络随意访问[5]。同时，事业单位能够依托这项技术，来设置档案管理系统，实现对其他网站访问的有效控制。第四，做好病毒防护。一旦遭遇病毒攻击，就会很大程度破坏档案管理系统，导致系统操作受限、瘫痪，以及信息被泄露等，尤其是伴随计算机技术的日益发展，病毒的种类也越来越多，对此应做好防毒软件的安装及定期更新。

（四）加强专业人才的引进，搭建人才队伍

事业单位各项改革措施的执行及落实，都不来人才的支撑。并且，当前国内很多企业之间所展开的竞争，归根结底就是人才层面的竞争。因此，事业单位要想跟上“互联网+”时代的发展步伐，良好优化档案管理工作，在保证充足的资金支持、先进的技术支撑下，也不能缺失专业的人才队伍发力。因此，事业单位可通过如下几点措施，实现自身人才队伍的搭建。第一，在条件允许的情况下，事业单位要注重外部专业人才的引进，进一步优化现有的档案管理人员队伍。第二，单位要重视定期开展相关的档案知识及技能培训，不断提高现有档案管理人员的专业水平。同时，在注重知识和技能培训的时候，也要注重培养档案管理人员的道德素养，使之能够在日常工作中形成一种使命感和荣誉感，能够真正为自身工作尽职尽责。此外，在培训内容中还应纳入现代信息技术的相关培训，对此可采用新老员工分组配合的方式，让新员工的“创新”和老员工的“经验”良好融合，通过互相帮助、互相学习，保证每个档案管理人员能对现代信息技术做灵活运用，能够自如应对工作上出现的一些问题。第三，为了使档案人员的工作热情得到有效激发，单位应注重档案管理考核制度的建立及完善，对档案管理人员的日常工作进行定期考核，并灵活应用正面激励的作用，针对日常绩效、月度考核及年度考核成绩突出的员工，在予以适当物质奖励的同时，也可提供更多晋升机会，从而能够更大程度发挥出员工的工作主动性、积极性，确保档案管理工作高效开展。

结语

总之，伴随社会经济的快速发展，以及科学技术的日新月异，互联网已与我们的日常生活、工作及学习，形成了不可分割的联系，其带给了国内众多行业实现创新发展的路径。就事业单位来讲，跟上“互联网+”的发展浪潮，能让档案管理工作以更高效化、科学化的姿态迈向未来，促进单位可持续发展目标的实现。但客观而言，在“互联网+”时代下事业单位档案管理，还存在着诸多问题和不足，但只要我们能够始终认清现状，深入分析各种问题，就能够及时找出解决问题的方法、措施，从而将档案信息资源的作用最大程度发挥出来，实现单位档案管理水平的全面提升，从而提供给单位其他各项工作的开展有效依据，实现单位的良好发展。