企业数字化档案建设的优势与困难

全雪莉

（国营川西机器厂，四川 彭州 611930）

现阶段，在信息化数字时代，随着信息技术的快速发展，使得档案管理水平日益提升。在企业档案管理中，对文件信息进行数字化管理，有利于数据管理的集中化、快捷化，提升了信息查询和检索速度，使得传统档案管理时间、地域限制被打破。笔者按照自身多年档案建设和管理经验，主要分析企业数字化档案建设的优势与困难，探讨相关优化措施。

一、数字化档案建设与管理

（一）档案数字化

在档案建设中，利用数字化技术，整合传统文件和电子档案，建立档案管理信息库。通过数字化处理技术，实现信息的网络化传输。同时，借助网络管理软件、计算机应用，提升档案资源的共享度。

（二）数字化建设内容

在数字化档案管理中，主要是扫描传统纸质文件，再通过加工处理，转化为现代化的数字档案，形成电子文档进行归档与保存，以确保档案真实性、完整性。另外，通过数字化建设，建立目录信息，通过计算技术进行信息的储存、分析和利用。

二、企业数字化档案建设的作用

在档案管理中，主要是企业活动的真实反映与记录，档案管理作为企业建设的重要内容，对企业效益具有重要作用，是科学管理、绩效考核和企业文化建设的重要依据。

（一）为促进企业现代化，必须提升档案建设的数字化水平

在企业管理中，档案通过数字化建设，可建立信息反馈的重要资源、渠道，对于企业决策的制定和调整，可提供主要的依据。同时，因档案管理较为复杂，为适应现代化发展步伐，企业必须提升档案建设的数字化水平。

（二）数字化是企业档案事业发展的重要保障

近年来，我国档案建设取得了长足发展，企业档案建设也日益完善。立足管理类别技术、权责范围来说，随着信息技术发展，企业档案建设的数字化水平尚未实现现代化。加上档案数字化建设的机制不完善，档案人员素质不高，建设手段比较落后。企业档案事业要想发展，必须实现数字化建设。

三、企业档案管理的数字化建设内容分析

对于企业档案管理，主要包含纸质资料、磁带音频、录像视频、实物档案等内容，在传统档案管理前提下，数字化实现传统数据转化为数字化文件，通过转换、压缩以后，再进行分级储存和管理，可有效提高文件的检索效率。利用数字化技术，构建数据档案管理系统，可实现数据查询的快捷化、精准化。

（一）目录管理

对于企业档案管理实行目录管理方式，主要是指资料分类、编排目录和检索工具。对于企业的经营、财务、人事等相关信息，都可通过数字化生成。利用数据库系统，根据客户需求，对信息检索进行定义后，可满足各类目录管理的特殊需求。

（二）系统目录

对于档案人员来说，根据系统应用，生成目录表格以及信息等级，实行权属档案的数字化，设置档案存取的唯一入口。并根据服务对象情况，利用电子目录方式，即可判定用户能否进入。同时，根据不同文件的类别，建立文件管理器，可为企业提供及时和准确的决策信息。

（三）档案管理的数字化

为提升建档质量和效率，尤其是财务、人事等信息，如果文件扫描的时间过长，必须会影响正常工作。利用数字化技术，实现文件模式简洁化。同时，需提升检索速度，对于大文件输入，在保存档案同时，需扩充系统的储存容量。

（四）网络化建设

对于企业档案数字化建设，必须实行网络化管理，才能发挥数字优势，为客户提供更多的信息服务，例如业务交易、合同仲裁、信息等级等，利用网络化建设，可打破传统的档案时间和空间限制，提高企业信息档案的信息共享度，促进企业资源得到最大化利用。

四、企业数字化档案建设的优势分析

（一）数字化条件日益成熟

目前，在我国企业发展中，档案建设的数字化，由技术条件成熟度所决定，但现阶段的信息技术尚未实现精密高度扫描以及模糊识别计算。随着网络信息技术的不断运用，企业档案管理实行数字化建设的条件也日益成熟，在档案管理中，数字扫描成为常见处理方法。通过扫描技术的运用，可实现快速成像，促使档案信息更加科学化和直观化。

（二）大容量储存条件完善

对于企业档案管理中，由于信息量较大，大容量、大效率的信息储存条件十分重要。以前由于技术条件约束，档案硬盘储量容量不大，所花费成本较高。但随着硬盘技术日益成熟，储量容量已得到快速扩展，储存成本花费减少。此外，针对企业档案建设，需要依靠专业人才，随着国民学历素质的不断提升，档案管理队伍建设也在不断加大。

五、企业数字化档案建设的问题分析

（一）档案管理的基础设施不完善

在企业档案管理中，如果数字化硬件设施不完善，必然会影响到数字化建设的效果。想要实现数字化，必须依靠硬件设备支持，例如电脑计算机、文件扫描仪、储存设备等，通过这些硬件设备，可实现信息传输和存储。然而，我国诸多企业因硬件设备不够齐全，企业一味追求经济利润，对档案管理不愿花费更多投入，使得档案数字化管理存在阻碍。

（二）信息化标准的缺乏

想要保证企业的数字化建设质量，必须建立一个统一的参考标准，然而在企业档案建设中，企业注重自身利益，并未建立统一标准，导致信息管理处于混乱状态，不能促进信息资源的共享。

（三）档案人员的素质较低

对于企业数字化档案建设，档案人员的素质和数字化水平，对档案建设的质量具有重要影响。然而，在目前情况下，企业档案数字化建设不注重数字化人才培养和引进，增加了档案信息的风险，不能满足数字化管理的相关要求。同时，由于档案人员在操作中的不当行为，极易影响档案信息的真实性。

六、企业数字化档案建设的优化对策

在企业档案建设中，数字化作为重要发展手段，虽然目前仍处于探索阶段，但数字化建设与管理是企业档案事业发展的必然趋势。

（一）转变传统观念，树立数字化建设档案管理理念

在企业管理中，档案建设科学先进与否，需依靠大家树立数字化的建设理念，不断完善管理机制，主要包含数字档案的归档、利用以及档案保密和处罚制度等等。对于数字化建设，须设置专岗专人，采取档案管理和部门分管的方式，采取多层次运行，实现分层建档管理，通过科学化管理方式，促进档案数字化建设的有序开展。

（二）建立统一的档案管理标准

目前，我国对于电子文件、电子档案，制定了相关标准和规范。在企业档案的数字化建设中，部分企业由于缺乏统一规范和标准，数字化建设效果不太理想。为此，我们必须建立统一档案建设标准，促使数字化建设的规范化、标准化、系统化。

（三）实现总体规划的数字化

目前，我们身处信息化管理阶段，档案管理要想促进数字化建设，必须与现代技术、信息技术相结合。在传统档案管理中，主要采取人工纸质方式，而现代化的档案记载和储存，主要采取数字化设备，特别是计算机和网络技术的运用，突破了传统信息管理方式，由传统“面对面”服务，转变为网络信息服务，档案建设工作应提升数字化水平。此外，企业档案的数字化建设，作为一项复杂的系统建设工程，在短期内难以完成，必须构建整体的管理规划，通过系统指导，分阶段和分层次建设。

（四）提升数字化人才的培养力度

在企业档案管理中，数字化建设作为一项综合性系统工作，在信息时代背景下，档案管理工作人员更为广泛，技术先进性也更强。这要求档案人员具备数字化相关专业知识，档案人员在科学处理纸质资料的同时，又可利用数字技术和数字设备，通过专业知识，了解各类专业学科，为咨询者提供准确的资料信息服务。同时，档案人员属于数字化建设的重要参与者，数字化水平高低，对数字化建设情况具有直接影响。所以，需加大对档案人员的数字化培训，提升档案人员的数字化管理能力，引进一批技术综合性的专业人才，要求档案人员具备信息技术、数字技术的相关业务知识，进而有效促进企业档案管理的数字化建设。

结束语：综上所述，数字化建设作为档案管理的重要内容，属于一项系统性和复杂性的数字工程，企业发展想要跟上时代步伐，必须立足档案建设的数字化。但目前，企业档案管理仍存在基础设施不完善、信息化标准的缺乏、档案人员的素质较低等问题。要想促进数字化管理，实现档案资源的优化配置，减少档案成本，必须转变传统观念，建立统一的档案管理标准，实现总体规划的数字化，提升数字化人才的培养力度，促进企业档案管理数字化建设的规范化、标准化、系统化。