企业档案工作数字化转型的探究

郭松雪

（国营川西机器厂，四川 彭州 611930）

企业档案工作的数字化转型关系到企业的长远发展，因此相关部门要适应信息化发展的大趋势，做好总体设计和分布实施工作，加快企业档案工作的数字化转型。从而推动企业的高质量发展。企业档案工作在企业的生产经营中扮演着基础性的作用，在转型升级的重要阶段，既充满着机遇，也面临着挑战。

一、企业档案工作数字化转型的概念和背景

（一）企业档案工作数字化转型的概念

企业档案工作的数字化转型是指企业将相关档案工作的管理对象和手段等由传统形式向数字化转变的过程，以此来提升企业的档案管理水平和效益。此概念共包含四个方面：其一，进行转型的主体是企业，而不是相关档案部门或档案人员。其二，转型包括管理对象、管理手续和效果三方面，三者相辅相成。其三，档案工作的数字化需要一个过程，不能一挥而就。其四，转型包括多个方面，而不局限于档案工作本身[1]。

（二）企业档案工作数字化转型的背景

1.企业档案工作进行数字化的转型是数字技术发展的必然要求，以“ABCDI”（人工智能、区块链、云计算、大数据、物联网）为代表的数字技术，成为推动全球经济和高质量发展的重要动力，这也广泛应用到了社会企业的各个方面，催生了企业发展的新模式。许多企业正在经历从集成阶段向共享服务与数据分析应用发展的新阶段，这使得数据推动决策的机制基本形成，从而影响到企业档案工作的理念、方法、制度等多个方面，传统档案的管理理念已经无法适应科学技术的发展，数字化转型是必然趋势。2.企业档案工作的数字化转型是企业提高效益的内在要求，现阶段，面对疫情防控的常态化，许多企业正处于调整结构、促进转型的关键阶段，提升自身的效益已经成为许多企业最迫切的任务。对于企业档案工作而言，数字化转型能够有效发挥数字技术在档案资源配置中的作用，从而转变档案的管理、服务模式，形成具有竞争力的专业优势和内在动力，以此提升企业的管理效率和效益，推动企业的发展。3.转型是企业档案工作高质量发展的必然要求，首先，数字技术的推进使得企业的档案管理从纸质文件转向电子文件，为此企业的档案管理必须更新相关的管理思路和手段，建立数字化的档案管理模式[2]。其次，国家治理的现代化和企业治理的现代化对企业的档案管理工作提出了更高的要求，通过档案数字化的转型，才能实现资源的有效整合与优化，才能将档案管理与数字技术进行融合从而推动企业档案管理的高质量发展。

二、企业档案工作数字化转型的原则

（一）规划先行

企业档案工作数字化转型的本质是信息化的工作，因此需要耗费一定程度的人资、物力和财力，并具有一定的技术难度，尤其是涉及一些比较高级的转型工作时，由于其自身具有内外交叉的特征，因此需要进行提前规划，合理分配资源。

（二）对象与手段并行

档案工作中，档案自身是管理对象，电子档案系统等是管理手段。从客观世界的运行来说，管理对象必须依靠相关管理手段来进行管理，而相关管理手段必须通过对管理对象的管理来发挥作用，因此二者相辅相成。

（三）从易到难原则

事物的发展规律都是从简单到复杂，从易到难。因此档案工作数字化的转型也应该遵循此规律。坚持由易到难的原则可以在具体内容的实施过程中获得相关经验，而如果从难到易，则会挫伤积极性，从而造成资源浪费。

（四）需求牵引效益优先

即转型要立足于企业业务的发展需求，将企业的档案信息或进行档案工作的地点作为转型的基点，因此在实施数字化转型前，要对企业的需求进行全面深入的调查，找到企业研发、生产、经营、管理等工作对档案工作的需求。

（五）围绕中心服务大局

围绕中心服务大局是所有档案工作都要坚持的原则，企业档案工作的数字化转型作为档案工作的重要组成部分，也要遵循这一原则。在遵循这一原则时，要将转型的工作目标、着力点等均围绕中心进行运转。

（六）从模仿到创新

企业档案实现数字化转型要借鉴大量的新观念和新模式，但并不是对其进行照搬，而且部分内容需要较少的新观念和新模式，而部分内容却需要大量的新观念与新模式。为了使档案数字化转型工作能够顺利推进，应该遵循从模仿到创新的原则。

（七）前端控制

前端控制即企业档案工作在数字化转型中电子文件归档工作中所倡导的“文件尚未产生之时采取措施”，从文件开始生成时就对其进行介入。根据相关理论，在文件生成时期对其进行有效的价值鉴定和维护监督，是实现电子文件稳定安全的前提。

三、企业档案工作数字化转型的措施

（一）做好转型规划

这是企业档案工作进行数字化转型的前提，档案工作的数字化转型涉及多个方面，种类繁多且数量丰富，因此必须要认真对待。在具体规划时，相关人员要从企业的总目标开始，到各个部门的分目标，以及各个部门的政策和计划、信息部门的活动与发展等多方面进行规划。一个完备科学的规划应该包括企业档案工作数字化转型的目标、约束条件和计划指标等，同时还有数字档案管理系统的功能、组织、相关人员、管理等多个方面，只有进行完整全面的规划，才能保证档案数字化转型成功。

（二）数字化和管理系统同步推进

即在实现档案数字化的同时也实现管理系统的数字化，档案是档案管理的主体，与档案管理工作是相互依存的关系，任何一方出现缺失都无法推动转型的平稳进行。企业在档案工作的数字化转型时，两者必须同时进行，在推进档案管理系统的同时，应该同时进行档案数字化的工作，或者对电子文件进行归档。

（三）实现存量数字化到增量电子化

这是遵循由易到难的原则，如果企业经费相对缺乏，这是档案资源进行数字化转型时应该坚持的路径。由于存量档案进行数字化转型时相对容易，有的通过外包就能实现转型，见效也更快。而增量档案电子化是一项较为复杂的工作，难度相对较大，且见效较慢。因此数字化转型工作选择见效更快的方法，更利于有序工作的进行。

（四）实现局部数字化到数字档案馆的建设

这种方式也适用于企业资源相对有限、档案相关人员不足的情况，也是遵循从易到难的原则。数字档案馆的建设是企业档案工作数字化转型的必由之路，由于其设计的范围广，内容多，因此工作也相对复杂，需要大量的人力、物力和财力。但某些企业并无法支持数字档案馆的建设工作，因此可以从局部的数字化入手，如先将目录进行数字化转型，以此提高检索效率，或者用计算机进行分类和排列，从而实现局部的数字化。等企业资源充裕并取得一定经验时，可以再开展数字档案馆的建设工作。

（五）在数字档案馆的基础上提质增效

这种方法也是遵循由易到难的原则，实现提质增效是企业档案工作数字化转型的目标，也是数字档案馆建设的目标。但若要实现提质增效则必须以数字档案馆的建设为前提，否则将无法实现提质增效。提质增效是企业进行档案管理的需求，没有提质增效的档案工作数字化转型企业不会推行，因此，企业的档案数字化转型工作必须围绕档案工作的提质增效进行，但必须以数字档案馆投入使用为前提和基础。

（六）对电子文件进行系统归档

这是遵循中心服务大局所设计的一条措施。现阶段，随着信息化的全面普及，许多企业都建立了大量的业务系统和相关的数据库，积累了大量的电子数据。这些数据大多处于不安全或是服务器负荷运行的状态，业务系统中电子文件的归档是当前企业实现档案工作数字化转型的最大需求。从另一个方面看，保持业务系统的稳定运行是企业大局和信息化工作需要围绕的中心，做好业务系统中电子文件的归档工作，就是档案工作围绕中心从而服务大局的最好体现。

（七）积极融入业务系统的实施中

这是遵循前端控制原则设计的一条措施。业务系统的电子文件归档在系统实施完成后面临许多困难，反之，如果在系统实施时就提出电子文件的归档要求，则会相对比较容易。主要工作就是要参与业务系统的需求分析、详细设计、测试、上线等多方面的工作，及时提出相关的归档需求，确保归档功能能够有效实现，使得归档的电子文件符合档案管理的相关要求。

结论：作为一项长期又艰巨的任务，企业档案工作数字化转型面临着机遇的同时也有诸多挑战，因此相关企业要树立正确的认知和理念，充分把握企业档案工作的规律和相关特点，进行有效的转型，最终实现企业档案业务的转型升级，从而推动企业稳定发展。