城乡建设档案利用工作现状及改善

杜洪卫

（郯城县城乡建设综合服务中心，山东 郯城 276100）

城乡建设管理是国家和地区行政管理的重要内容，城建档案工作可为地区建设与发展提供有力的数据支撑,产生巨大的经济效益和社会效益。笔者在从事城乡建设档案管理工作的十多年来，累计提供档案利用1700多人次、11000 多卷（件）次。通过提供档案利用服务，为单位直接或间接节约资金120 多万元，避免合同损失300 多万元，同时根据档案资料解决了十多起合同协议纠纷事件。随着我国经济的飞速发展，各行各业都出现了新的转变，城乡建设领域发展对城建档案管理提出了新的要求，特别是城建档案利用工作亟待改善。相关部门应及时调整城建档案利用工作策略，深化城建档案利用工作改革，促使档案利用工作更加精密与准确，为国家发展及城乡建设提供有力保障。

一、城乡建设档案利用工作现状

（一）未掌握城建档案特点，利用效率较低

城建档案利用过程中最为显著的问题就是档案利用效率较低，主要原因是未充分了解城建档案的具体内容及特点。城建档案分类繁多，档案部门数据更新较快，如果工作者不能及时找到相关档案，将直接影响档案利用效率。利用效率较低关键在于档案未及时进行合理分类与整理，导致城乡建设缺乏指定的数据支撑，减缓或影响城乡建设步伐，阻碍各部门协调工作，降低行政及其他管理部门工作效率。我国设有很多档案管理馆，但城建步伐过快，档案利用工作仍存在较大问题，为解决这一不足，应明确档案特点，及时做到分类与统计。

（二）城建档案管理模式落后

城建档案管理模式与其利用工作相辅相成，档案始于古代官方机构，该体系由来已久，相关工作者也随着时代发展不断改善工作方式。新中国成立后，城建档案管理工作得到前所未有的提升，拥有巨大的档案库，档案管理利用发挥着极其重要的作用。改革开放后，城乡建设步伐明显加快，经济灵活性、城市普及性为档案利用带来新的难题，如今传统的档案管理模式已不再适应快速发展的经济形势。传统档案管理模式未考虑档案需求者的具体所需，未考虑档案利用者心理需求，致使档案利用效率低下。新形势下，为适应崭新的经济体系，应改善城建档案利用工作模式，探知利用者各项需求。

（三）城建档案管理者专业水平较低

档案管理者专业能力与档案利用工作息息相关，诸多城建档案管理人员在传统管理理念的制约下，依然延续计划经济时期的管理理念，为城建档案利用带来诸多不便。信息时代背景下，档案管理的信息技术未及时更新很大原因取决于档案管理者自身观念的问题，档案管理者是改善城建档案利用工作的具体实施者，只有提高管理者的专业素养，才可从根源上加强档案利用工作。

二、城乡建设档案利用工作改善措施

（一）明确城建档案具体特点，做好分类与统计

提高城建档案利用的重要前提是明确城建档案的分类和具体数量，熟知不同种类档案的具体功能，只有充分了解每种档案的功能、内容和适用领域才可为城建档案利用工作提供便利，增强档案利用效率，指明档案服务方向。本文以房屋建设类档案和地下管线类档案为例，具体分析如下：

1.房屋建筑类档案，随着社会的稳步发展，城乡建设速度明显加快，城建档案利用率及查询频次显著加大，在整体建筑行业中，房屋建筑类档案利用占比最高。房屋建设类档案具体包括楼房建设竣工图纸、施工前审批文件及建筑规划文档、招标投标文件、合同协议文件、竣工验收文件、施工过程中管理文件等，此类文件主要应用于工程项目规划、房屋登记、企业资质认证等，同时房屋建筑工程档案还可为后续民事纠纷提供切实证据，也为后续安全建设、硬件设备维护提供文字记录，便于相关工作开展。2.地下管线类档案，地下管线尤为复杂，所以地下管线类档案对其施工、改造及维护有着十分重要的作用。在城镇管线规划过程中，例如污水管线、供电管线等管线规划，都需地下管线档案的支持；市政道路改造、居民区地下管道维修、交通道路管线铺设等工程施工前都需查询相关档案；城乡诸多建设及改造工程也都需要地下管线类档案。

（二）熟知城建档案利用具体需求

为改善城建档案利用工作，需熟知城建档案利用人员具体需求，根据利用者需求提高城建档案利用效率及精准度。

1.洞悉城建档案利用人员心理，改善城建档案利用工作，需把握利用者的利用心理。根据利用者心理更全面地提升城建档案的利用效率。例如，研究型档案利用者的需求主要是齐全及全面的城建档案，查证档案利用者需求主要中快捷和准确地查找城建档案，不同类型的档案利用者其心理动态存在较大差别，充分了解档案利用者心理需求可使城建档案利用工作更为全面和高效。2.预先分析利用者需求，不同城建档案利用者会表现出不同的需求，具体分为可准确表达利用者和不可准确表达利用者。可准确表达利用者，他们可准确的指出档案名称和具体编号，可明确表达自己的需求，针对这部分利用者可为其提供更为精准的档案利用服务。不可准确表达利用者，由于表述较为模糊，真实档案需求和实际供给档案容易出现偏差，影响档案利用查询准确率。对于不可准确表达档案需求的利用者需根据提供的线索认真分析利用者潜在需求，根据利用者提供的有限线索向其提供相关档案介绍，从多角度启发并唤醒档案利用者潜在记忆，从而达到城建档案利用工作优化的目的。

（三）改善城建档案利用工作全过程，增强管理者自身素养

改善城建档案利用工作还需从微观视角出发，将全过程细分为多个环节，从多角度提升城建档案利用工作。档案管理者需从沟通、专业水平及供给方式等角度全面提升自身工作能力，强化自身职业素养，为改善城建档案利用工作奠定坚实的基础。

1.加强双方沟通，提高档案供给准确性，提高档案供给准确性主要指城建档案建设供求双方的吻合，即需求者的需求要与供给者提供的相匹配，为此供求双方应努力加强沟通。提高档案供给准确性有两点益处，首先，城建档案需求者根据自身所需完整准确的表达档案需求的内容，档案管理工作人员依照需求者表述的内容为其提供优质的档案服务。档案工作中，档案管理工作人员需充分了解各类档案的特点，并根据利用者需求精准提供服务。其次，城建档案工作者必须熟悉档案馆各类档案数量、位置，信息化背景下，工作者还需熟练应用电子信息技术，为需求者提供先进便捷的城建档案服务。2.增强档案管理工作者专业能力，城建档案囊括多种城建工作信息，其种类繁多、专业性较强，若想提高档案利用价值，应提高档案管理工作者专业能力，及时掌握新进及已有档案信息，根据档案适用场景将其分类，档案管理者需具备将城建档案转变成需求者档案的能力。此外，根据城建档案利用现状，管理者需积极利用信息技术，结合开放性平台改善城建档案利用效率。3.了解档案利用供给方式，所谓档案利用方式，具体指档案管理工作者根据应用者需求进行城建档案查询、打印和借阅等服务。增强档案利用供给应提升管理者自身素养，使其具备借助信息技术查询服务等相关能力，各地区应加快数字化城建档案建设步伐，将档案资料进行数字化存储，了解各类档案应用场景，全面提高检索效率，实现一体化、高效化、人性化档案利用工作服务体系。管理高层需定期对中低层管理者进行专业技能培养，提升城建档案工作者业务能力及专业素养，从而实现优质档案利用服务工作。

结束语：综上所述，伴随城市化进程的加快，城建档案利用工作也产生了较大变化，为顺应时代发展，城建档案利用工作者需不断提升自身专业水平，对城建档案进行科学统计和分析，充分了解利用者需求，逐步加强服务理念，通过先进的科学技术手段全面提升城建档案利用工作水平，更好地发挥城建档案的作用。