企业档案数字化管理的探索与研究

杨靖

（中海油能源发展装备技术有限公司，天津 300452）

一、前言

随着数字化经济和市场经济发展的不断深入和完善，企业的发展与企业数字化水平息息相关，良好的信息资源开发能力和信息资源管理水平已然成为企业间竞争与合作的重要优势。传统的企业档案多是以纸质档案的形式施行管理，投入人力物力较多，档案维护繁琐，档案调动的程序复杂，同时对档案的统计和整理工作很难做到高效准确的施行，这些档案管理中存在的问题同时也大大降低了企业人员管理和岗位分配的效率。企业档案数字化管理系统的建设可以很好地解决传统纸质档案管理中存在的各类问题，而如何根据每个企业自身的特点和情况，更好地开展企业档案数字化平台的建设，推进档案数据高效有序的利用，也是很多企业需要思考和解决的问题，本文针对这一问题进行具体的探讨和研究。

二、档案数字化管理的意义

（一）更好地保障档案信息的安全

员工档案无论对企业来说还是对员工个人来说都是重要的信息资源，其关乎企业的成员构成、产品信息和商业机密，企业中掌握核心技术员工的档案信息泄露会给企业造成重大的经济损失，同时员工档案的丢失会严重影响到员工社保和退休金的领取，会给员工造成生存和生活权益的损失。因此保障企业档案存储的安全性一直是档案管理的重要目标，而企业档案数字化系统的建立可以很好地保障档案信息存储的安全性，其改变了传统档案管理中纸质化存储的方式。并且通过网络加密算法和访问权限的设置[1]，可以很好地保证员工档案信息的安全性。

（二）提高档案管理的工作效率与服务质量

传统的企业档案管理工作是一项十分繁琐复杂的工作，尤其是对员工众多的大型企业而言，其需要将所有员工的档案统一放置在档案室中，并需要专业档案管理人员对档案的归类和放置进行一一的标号和排序管理，档案的调用和查找工作也十分的复杂，其需要在众多的档案中找到所调用的材料，常常会出现档案误拿或档案遗失的情况。而数字化的企业档案管理系统可以大大提升档案查询和调取工作的效率，档案管理人员只需在档案管理平台上搜索想要调取档案的关键字节，便可快速查找到需要调用的员工档案，大大提升了企业档案管理的工作效率和服务质量。

（三）有效地避免了档案的破损

传统企业档案信息的存储通常是将员工档案信息的纸质文件放置在专门的档案盒或档案袋里存储在档案室中，而纸质档案受温度、湿度和存储条件的影响较大，也容易遭受虫鼠的损害，导致企业档案的破损，这就给企业档案存储的环境提出了较高的要求。另外，由于个人或工作需要对档案进行人为的查找和翻阅也会对档案材料造成损坏，需要档案管理人员定期地进行档案文件的清洁保养工作，无形中耗费了过多的人力和物力。而数字化的档案管理模式可以很好地避免传统纸质档案容易破损的问题，其将企业的档案信息，以数据的形式存储到专业档案信息存储的服务器中，通过网络进行数据的传递，大大降低了企业档案的维护成本，很好地维护了档案信息的完整性和机密性。

三、企业档案数字化工作现状分析

企业档案数字化是企业档案管理的大趋势[2]，各类企业也纷纷开展企业档案数字化系统的建设工作。各现代化企业的档案数字化平台的建设工作主要分为两种方式予以开展，对于大型企业而言，其为了更好地保障企业档案信息的机密性，通常建立专业的档案信息系统的研发团队，致力于企业档案数字化平台的建设；对于中小型企业而言，其往往将企业档案数字化系统的开发外包给专门的网络技术公司，通过租用专业的服务器来开展企业档案数字化平台的建设。

档案数字化建设的工作内容主要分为两个部分[3]，一方面是企业档案信息的数据化，另一方是档案管理方法的数字化，这两方面的工作内容都需要专业的数字化技术人才在一定的研发标准之下予以开展。但由于各企业间技术人才的水平参差不齐，企业管理模式的数字化程度和网络基础硬件的建设方面往往也具有较大的差距，使得各企业间档案数字化系统的建设很难具有一个统一的标准。但在各类企业数字化建设的过程中都暴露了一些普遍存在的问题，首先是档案数字化管理系统和企业的办公系统未能做到数据传输方面和操作方面很好的衔接，从而导致所搭建的数字化档案平台未能很好地融入公司的管理平台，大大折损了其在公司人员管理中所能发挥的作用；其次是档案管理人员的数字化素质有待提升，很多企业在搭建数字化档案管理平台后任用的仍是之前的档案管理人员，其往往很难熟练的操作网络化的档案管理系统，使得数字化档案管理服务大打折扣。

四、企业档案数字化建设的措施

（一）加强对企业资料数字化的转化

在数字化技术和数据分析技术高速发展的时代，丰富的数据资料就是企业进步和发展的重要资源，同时档案信息数据化也是档案数字化系统建设的重要内容。因此，为更好地建设企业档案数字化平台应当加强企业对数据资料的收集，同时推进企业各类信息数据化的转化。企业资料信息的数据化可以帮助企业利用更多的数据信息进行决策分析[4]，增强公司管理决策的科学性和合理性，同时企业信息数据化也是推行企业无纸化办公和信息化管理的重要基础和保障。而对企业资料数字化的转化并不是简单地将企业信息以数据化的方式进行存储，更重要的是对数据的机密等级进行分级，在扩大企业可用数据量的基础上加强数据管理的安全性和机密性，这也是企业档案数字化建设的基本要求。

（二）提升档案数字化管理与其他业务系统的衔接

企业档案数字化建设的根本目的是要实现企业数字化管理和数字化办公，使得企业的档案资料能够更好地为企业管理和决策所使用，因此在进行数字化档案管理平台的建设时，需要做好企业档案数字化管理系统和企业的办公系统数据传输和数据操作良好的衔接。从而可以较大程度地增强企业整体数字化建设中数据的标准性、规范性和完整性，强化企业数字化档案系统的检索能力和数据参考价值，使得企业的档案信息可以被企业的管理平台更为便捷的调用，同时企业管理平台中的大量信息也是企业数字化档案平台所需要收录的数据。只有保障档案数字化管理系统与其他业务系统良好的数据衔接，才能更为高效地实现企业档案数据的收集，从而保证企业档案信息具有较强的实时性和较高的完整性。

（三）提高档案管理人员的信息技术水平

在加强企业档案数字化建设的同时，对档案管理人员的信息技术水平也具有了更高的要求。企业档案管理人员需要熟悉数字化档案的维护和分类等数据操作，同时需要及时更新企业的档案管理资料，对于数字化系统在使用过程中所存在的问题应当予以详尽的记录，为数字化的系统定期的升级和维护提供改进的依据，这就要求档案管理人员具有一定数字化技术水平，因此企业针对档案管理人员展开定期的培训和考核，提高档案管理人员的信息技术水平，保证企业档案数字化系统高效稳定地运行。

五、结语

企业的档案管理是企业信息资源管理的关键部分，对企业人员合理部署和企业资源内的有效分配具有重要的意义，直接关乎现代化企业管理能力和管理水平。同时也有效地推进了数字化平台建设在企业管理工作中的应用和渗透，大大提升的企业管理和企业运营的效率。因此企业应当大力推进档案管理数字化的水平和网络化数据传递能力的建设，为企业高效有序的数字化管理奠定数据资源的保障。