大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革

1.李彩霞 2.丁娜

（1.伊金霍洛旗人力资源综合服务中心，内蒙古自治区 鄂尔多斯 017200；2.伊金霍洛旗人力资源和社会保障局，内蒙古自治区 鄂尔多斯 017200）

一、档案管理在大数据时代的技术发展特征

（一）数据处理技术

大数据时代，档案数据管理逐步朝着电子化方向发展，已经逐步取代了传统纸质媒介的存储方法，借助可被电子设备识别的物理符号进行了表达。与传统存储方法相比，档案数据的电子化管理属于一种新型表达方法。随着计算机技术、网络技术的进步，数据信息处理技术呈现出便捷化、高效化的特点。在进行数据信息处理期间，不会因数据大小、数据种类等有所局限。经由计算机软件，可快速对各类数据进行高效化处理。可在短期内进行数据信息的采集、加工、传输、存储等操作，随后借助对应软件还可进行相关数据的分析，从数据中提取出有价值的信息。档案管理期间，数据处理的重要性较高。新时期，随着科学技术的不断进步，数据处理技术正更加完善，已经实现了系统化档案管理、自动化档案管理。当下，档案管理的数据处理技术主要是依托计算机技术、网络技术等进行处理。根据电子设备的特征，可对相关数据资料进行加工、处理，包括原始数据的计算、分析、编辑等，上述过程中可充分发挥不同软件、硬件的作用。

（二）人工智能

人工智能技术是当今世界的顶尖技术代表，对大众生活产生了巨大影响。在工作环境复杂、工作难度较高的区域中，人工智能机器人的应用越来越多，逐步取代了人的价值。人工智能技术属于计算机领域，经过了解该技术，可生产高智慧的仪器设备，从而创造更大的经济价值。人工智能技术包括图像识别、专家系统、语言识别等多方面。新时期，档案信息资源呈现出多元化的发展趋势，规模上涨较快，借助人工智能技术可快速完成上述要求，从而达到档案管理智能化的目标。

（三）计算机网络技术

计算机网络技术中，可联合不同地区的单体计算机，形成一个整体，借助局域网进行交流、信息检索、自动化办公。当下，国家已经逐步进入了全球化、高速化的时代，形成了一个虚拟化的世界。相关人员在电脑前便可进行交流、互动。档案管理中，借助计算机网络技术，可明显提升档案管理水平、工作效率，从而发挥网络技术的价值。档案信息化建设过程中，借助互联网技术、数据挖掘技术、云计算技术等，可为档案管理提供足够的便利性。突破了时间、空间的限制，可更加高效地发挥档案管理的社会功能。

二、大数据时代档案信息管理面临的挑战和变革

（一）档案管理思维的变化

在进行档案管理过程中，管理层面、管理角度等取决于档案管理人员的思维方式。随着科学技术水平的提升，传统分类、归纳、演绎的档案逻辑思维方法，可能会将档案管理局限于文字馆藏管理方面，面对信息形式的快速变化，以及互联网、电脑等设备的发展，传统思维模式、鉴定方法已经无法在档案管理中快速挖掘有效信息。大数据时代，档案管理工作人员必须积极合理地进行横向思维、扩散性思维的应用，加强档案管理工作的多维化分析。从信息科学的角度出发，逐步改善档案信息服务的管理理念，将智能化、网络化的数据挖掘和分析工作当作主要方法，从而真正意义上的发挥档案信息的价值，满足档案管理工作的社会化需求。

（二）大数据时代档案管理方法的变革

档案管理工作中，需考虑档案信息管理、鉴定、存储等诸多要求，需承担信息服务、文化传承、记忆信息等职责。传统档案管理模式下，档案管理存在扁平化、孤立化、简单化的特点，无法进行海量数据的智能化管理，存在大量低价值的数据管理，这是当下档案管理机构存在的普遍通病。大数据时代下，云计算、大数据分析、人工智能技术的发展，使得主动利用档案逐渐成为现实，不同档案管理机构，可结合档案数据的特点、属性等进行分析，结合数据模型进行软件、硬件的开发。并根据本单位海量数据信息进行总结，得出相关性结果，从而满足档案使用人员的基本需求，提高档案管理工作的价值。

三、大数据时代档案信息管理的措施

（一）档案资源管理方面融入人工智能技术

人工智能技术的发展，使得档案管理工作逐步摆脱了传统纸质媒介的束缚，以数字化形式进行了高速发展。借助数据挖掘技术、语言检索技术等，同时应用相关软件，可快速进行档案资源的高速管理，使得档案资源的分类、存储、鉴定、检索等工作变得更加高效、便捷，明显提升了档案信息管理水平。如企业在进行档案数据的收集期间，可借助人工智能技术进行管理，仅需要输入关键词，便可进行检索、自动分析，在海量信息范围内进行了信息提取、信息搜索，从而明显提升了档案信息的利用效率。

（二）档案信息资源的共享

互联网、大数据环境下，必须及时进行档案信息资源的共享。大数据技术下，海量信息资源可转化为数字化后再进行存储、识别，从而可实现档案信息资源的合理利用。简言之，在大数据、互联网技术下，档案数据将会变得公开化、透明化，社会机构、社会人员可经由网络达到档案信息的合理利用，还可为档案管理工作提供足够的技术保障，进而发挥档案管理的社会价值，为档案信息资源建设、档案信息资源共享等提供保障，从而保证档案管理工作的社会价值达到最大化。

（三）合理开发利用档案信息

当下，国内档案管理工作已经逐步实现了自动化、网络化的发展目标，在档案管理中，必须合理应用计算机软件、网络平台，从而实现海量档案信息的整理、分析，挖掘出相关资料的潜在价值，为社会发展、重大决策等提供参考依据，保证档案数据资源的管理和服务等满足新时期发展需求。当下，国内档案数据管理中，存在挖掘程度低的情况，并未进行深层次信息的利用或开发，其主要原因在于对应技术方法并未成熟，无法大规模进行档案信息的利用。未来发展中，数据挖掘技术将会越加成熟，相关人员只要借助模型、对应算法等便可进行档案数据的深度挖掘，从而有效提升档案资源利用效率。管理机构必须积极合理地使用数据挖掘技术，并逐步进行数据开发模式的升级，力求达到主动提供信息的发展目标。

结语：大数据时代下，云计算、人工智能技术等信息技术在档案信息管理中发挥出越来越明显的价值。档案信息管理机构在新技术的影响下，正面临着巨大挑战和变革，主要体现在管理思维方面，相应人员必须建立大数据观，借助人工智能技术等进行档案信息资源的高效整理，可保证及时加强不同部门、不同群体之间的数据资源共享，利用数据处理技术等便可完成档案信息资源的“数据挖掘”，从而发挥档案的最大价值，对档案管理的信息化、现代化发展而言具有重大价值。