档案信息化建设与档案管理的思考

2021-11-26张希

魅力中国 2021年22期

张希

（中国铁建国际集团有限公司，北京 100855）

引言

档案信息化建设中，工作人员需要积极创新档案保存和管理方式，做到实体档案向数字化信息档案保存与管理的过渡，以达到长期保存档案信息的目标，实现档案资源的实时共享，便于档案查阅，有效提升档案管理的整体水平。目前，虽然诸多部门已经开展了档案的信息化管理，但是档案管理水平依然不够理想，还需相关部门加大研究力度有效处理当前困境。

一、档案信息化建设的意义

档案信息化建设与信息化管理的价值采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

二、档案管理信息化运用的现状

（一）档案工作的重视程度不够

目前很多企事业单位都在向互联网媒体转变，现在较火的短视频平台就是一些企事业单位宣传和拓宽业务的好渠道。对于档案管理工作而言，单位相关负责人的重视程度存在一定的问题，尤其是对档案管理信息化建设的意识和重视程度十分欠缺，导致档案管理的改革创新受阻，此外，许多企事业单位的档案管理人员年龄较大，他们对于新事物的接受能力较差，思想观念比较保守，这对于档案管理的发展有着严重的影响，而且他们一直在使用纸质的档案管理模式，对于新型的网络技术的使用并没有很大的意愿，更谈不上档案管理信息化建设。

（二）档案管理的数据组织结构存在的问题

针对不同的档案信息来说，来源以及存档的格式都存在一些差异，这种情况造成了档案部门接收的档案数据的组织结构存在很大的差异，所以对档案信息的统一管理会产生很大的影响。这些组织结构方面的差异问题主要是信息特殊性质和传输的方式，以及信息内部结构等因素造成的，对档案资料也极其容易造成缺失，进而对档案管理增加了更多的复杂性，同时对档案管理的科学性也会产生很大的不良影响。因此对档案管理工作的发展也会带来严重的影响，档案信息化的建设也无法凸现出理想的效果。

（三）专业人才的缺乏

人才是档案信息化建设事业中最重要的建设资源,档案信息化建设是庞大的系统工程，各方面各层级都需要大量的信息化人才，引进档案信息化人才，人才兴档是档案事业发展战略转型的关键因素之一。现今很多档案工作者仍抱有传统的理念，自身综合素质偏低，未能掌握档案信息化建设技术，现有的技术能力、管理经验等难以适应档案信息化建设的发展需求，档案部门也受自身和社会地位限制，难以引进信息化人才，并且，档案部门现有的信息化人才还在逐渐流失,导致了档案信息化人才缺乏。

（四）管理的滞后性

档案管理在档案工作中的地位不容置疑，除了做好档案信息化的基础性工作以外，做好档案管理工作也对档案信息化的建设具有重大意义。优化档案管理业务流程，精简工作环节，大量融入信息化，是档案建设工作大力推进的有效保证。现实生活中，许多机关、企事业单位存在管理滞后性的问题，档案管理迟滞、落后于信息化的脚步，会对档案信息化工作的开展产生严重不良的影响。

三、加强档案管理信息化建设的建议

（一）深刻认识档案管理工作的重要性

在新形势下，档案管理部门应对档案管理工作引起重视，将其作为一项长期坚持的艰巨工作，深刻认识档案管理工作的重要性，意识到档案管理对工作决策的合理性和企事业单位的持续发展有着重要作用。这就要求档案管理部门应在实践中将档案管理工作纳入重点工作范畴，有序落实各项档案管理工作，及时发现其中的不足，并采取有效方法进行防范和解决，才能保证档案管理工作高质高效地开展。档案管理工作人员自身也要在日常工作中端正态度，自觉做好部门分配的岗位工作任务，严肃对待档案管理工作中的各项细节工作，才能避免档案管理工作形式化。另外，档案管理人员应将档案管理意识深扎根大脑意识当中，确保相关人员能够积极参与到档案管理工作中，以形成良好的档案管理氛围，为提高档案管理工作水平提供保障。

（二）加强电子文件档案的管理

随着当前网络信息技术的快速发展，在社会的各行各业中信息技术也到了广泛的应用。档案信息化的建设很大程度上提升了档案工作的时效性，管理的水平也进一步得到提升，通过网络传输的模式对档案信息进行整理，数据的查询以及管理，使得档案信息能够更具科学性，同时档案管理过程中的工作流程也得到了进一步的完善，从而推动了档案管理的持续发展。电子文件档案可以通过网络传输对企业内部重要的信息进行整理归纳管理，同时还可以对各部门间建立相关的往来系统，将重要的信息利用网络传输管理，进而提高了工作效率。另外电子文件的管理工作还需要相关的部门加大管理的力度，将电子文件的准确性以及可靠性进一步的提升。

（三）提升档案信息工作素能

档案信息化建设与管理是一项长期工作，离不开一支高素质的档案工作队伍具体执行。首先，要成立档案信息化建设工作领导小组，配齐配强档案信息化管理队伍，把信息化建设与管理成效作为业务工作考核的重要指标之一。其次，加大档案人员信息素养培训，通过定期培训、选派锻炼、交流学习、业务竞赛等形式，有针对性地加强档案人员信息技术培育，培养一批既懂信息技术，又熟练掌握档案业务的复合型人才。再次，根据档案信息化管理的实际需要，有针对性地加大信息技术人才引进力度，将新引入的人才充实到档案管理岗位一线，以满足日益增长的档案信息化管理需要。

（四）提高现代化管理手段，实行资源共享

加快推动档案信息化建设，需要加强对现代化管理方法的应用，应用多元化以及统筹化的现代管理方法势在必行。当今社会是资源共享的社会，充分运用档案信息化建设过程中的现代化管理，实现资源共享，对档案资源在社会范围内的有效流通、合理利用有着巨大作用。

（五）将档案信息化与传统方式联合起来

档案的信息化建设过程中，传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。部分原始的纸质档案具备较高的历史价值与学术价值，因此需要档案管理人员加以重视，避免档案管理的片面化。

（六）建立完善安全的档案管理网络

相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。