探究机关事业单位档案管理的重要性

2021-11-26章玲

魅力中国 2021年17期

章玲

（浙江省杭州西湖风景名胜区凤凰山管理处，浙江杭州 310002）

一、机关事业单位档案管理的重要性

机关事业单位档案管理工作能够实现档案资料的科学管理，从而促进单位的良性运行与发展，笔者认为，机关事业单位档案管理的重要性主要体现在以下五个方面：

第一，通过档案管理能够将人员的信息进行整理、归纳，从而能够有效的记录，也就是人员的姓名、年龄、学历、家庭住址、工作岗位、调动情况等等都有记录，可以让单位内部的工作合理有序的推动。第二，档案管理工作还包括工作人员的调动、升职、离职档案信息都能够统一并集中储存，然后保证安全的前提下高质量的进行信息的收集、管理以及鉴定。如在对工作人员进行调查时可以查看他们的工作档案，从中可以了解清楚他们的详细信息。第三，在工作岗位之中有空缺时，能够根据这些工作人员的所有信息进行择优录用，让最适合岗位的人进行填补。第四，通过档案的管理工作能够对员工的档案信息价值进行衡量，在设置保管期限后能够知道如何去储存和保管信息，将大量的信息从繁杂的状态转化为简单明了的状态，对于超过管理年限的档案进行及时的删减，对于重要的档案信息可以保证它的安全性，方便日后提取使用。第五，通过档案管理人员的档案能够及时的将信息进行搜索和验证，在调取档案时可以通过网上直接下载，通过科学有效的管理，可以让档案的管理变的有条不紊。

二、机关事业单位档案管理中存在的问题

（一）缺乏科学规范的档案管理制度

由于对档案管理工作的不重视，很多工作人员被安排在了其他的工作岗位之中，而负责档案管理工作的人员也是身兼其他职位，比如同时负责公司的财务管理工作，采购工作，归根结底是因为管理工作者对于实际工作没有安排适当的档案管理规定。所以档案管理工作没有一个良好的管理局面，也导致了内部工作混乱、无序。当前政府所下达的政策之下提升了对档案管理工作的管理程度，但是档案管理工作部门没有跟随管理的趋势，在收集与管理的过程中，工作人员对管理制度置若罔闻，资料遗失、排序混乱、资料借出不按期偿还的现象频频发生，因此档案管理部门仍然存在着档案收集不规范、整理不规范等问题。

（二）人事档案管理信息化建设缺乏

如今绝大多数机关事业单位都引入了信息管理系统，但是当地的信息化技术并未完善。一方面单位内部工作环境落后，工作适应不了网络环境的变化，机关事业单位的管理内模式依然还是沿用传统的一套，没有随着社会的发展作出创新与发展，这种落后的管理模式难以和日益增加的档案数据信息无法相适应，就导致了档案管理工作难以继续开展，因此，很多工作人员不得不靠落后的人力去进行信息搜集、归档。另一方面，如今随着数字化的不断发展，档案管理工作本身也发生了变化，档案的信息量相较于从前更加繁多，通过这种落后的方式自然难以提高工作效率，档案的真实性也难以通过科学的方式去检测。由于落后的管理方式，难以适应档案管理现代化的要求，给机关事业单位带来了很多消极后果。因此，相关单位应该提高档案管理工作的信息化程度，将传统的管理模式向信息技术管理模式转化。

三、机关事业单位档案管理工作的对策

（一）完善机关事业单位档案管理信息化建设

在信息化技术广泛的普及与利用下，档案的管理和收集都出现了更多的方式，尤其可以通过信息技术进行档案管理，信息技术有强大的数据处理功能，可以将录入的数据通过音视频、影像的方式进行呈现，这样就为管理、存储和提取档案提供了方便的条件。在传统的档案管理工作中，工作人员要将琐碎的档案都整合到一起，按照一定的分类标准进行归类，因为资料数据量大，内容很繁杂，在对数据进行整理的时候也比较繁琐，需要几个工作人员共同整理，依然还是会出现差错，比如在操作过程中容易造成档案失真，造成难以弥补的损失。

（二）提高机关事业单位档案管理工作人员专业素养

人才队伍是机关事业单位档案管理工作开展的有力支持，作为档案管理的人员，他们的工作专业素质将直接决定着档案的质量。从整个机关事业单位档案管理工作来看，无论是人工操作还是如今实现了信息化管理，都需要工作人员具备良好的专业水平，这直接影响着档案管理工作的质量和有效性。但是目前各单位对于档案管理部门没有引起重视，也容易让他们对工作的重视程度和自身专业技术能力的提升都不重视，因此机关事业单位的档案管理整体质量难以提高。一方面很多机关事业单位对于档案管理工作的人员聘用并不重视，由于薪资待遇的问题，单位中的工作人员基本上都是没有工作经验的，他们的专业素质低，整体文化水平也不高，因此工作难以进行开展，另一方面，由于没有一定的激励机制，工作人员也没有良好的工作积极性。因此，为了提高档案管理水平，机关事业单位应该提高档案管理工作人员的工作素质。可以相应的提高对档案管理岗位的重视提高招聘的条件要求，提升薪资待遇，从而吸引更多优秀的人员到岗。对于机关事业内部档案管理工作，可以对他们进行在岗培训，一方面应该通过培训使工作人员意识到工作岗位的重要性，使其树立起责任意识并按照一定的标准完成自己的工作，不断提高工作能力。另一方面通过培训应该使工作人员学习先进的现代化信息操作技术，在熟练的计算机操作技巧下可以把档案工作顺利完成，因为通过先进的手段在归纳整理时更加高效，就算出现问题也能够及时的发现和处理，从而有利于促进档案管理工作的稳定运行[1]。

（三）提高档案的服务水平

机关事业单位应该转变传统的管理理念与服务意识，增加新的服务管理理念。可以通过结合单位的档案管理模式，将单位的发展现状和管理理念的制定相结合，从而能够提高管理的服务质量。工作人员也应该树立起为人民服务的理念，站在人民利益的角度上形成积极的工作态度，进最大可能高质量的完成档案管理工作。机关事业单位管理工作者还应该创新管理理念，转变传统的思想观念，创新管理服务的方案，通过丰富的手段实现对档案管理事宜的信息进行更新和搜集管理，从而提高信息管理与服务的质量与水平。此外，很多单位工作人员没有树立起一个良好的服务意识，在工作过程中没有充分的发挥管理服务的功能，通过相关工作人员的领导，应该开创新的档案管理服务方式[2]。

（四）建立良好的档案管理制度

由于单位内部没有严格管理工作人员遵守规章制度，很多管理工作没有按照一定标准去进行，因此就会出现信息不全、档案丢失等问题，而且很多数据信息并不真实却无从追究，这就加大了个别人员敷衍工作、弄虚作假的力度。这是因为没有一个良好的管理制度与标准，因此应该落实好这项工作，决不能让弄虚作假、的工作继续存在。相关管理工作人员应该从资料的收集、管理、归类、储存、调取、传输、节约等都应该做好管理和规定，通过制度去严格要求工作人员，保障好工作的执行力度。科学的管理制度体系能对各工作人员形成约束，提高此项工作的规范性，使管理工作每个环节都有章可循、有法可依，一旦发现工作人员有不纯洁的动机，或者在自己所负责的领域中出现了错误将严惩不贷。通过严厉的惩罚制度能够保证工作人员不再犯，也能够科学的去警醒其他工作者，从而提高人事档案管理的规范性，档案管理工作的科学性将会大幅度提升[4]。