中小企业劳动合同的法律风险揭示及管控

2021-11-26段明

法制博览 2021年5期

关键词：规章制度劳动者劳动

段明

（顺德职业技术学院，广东佛山 528000）

中小企业在我国经济中占有重要地位，是解决劳动就业问题的主体。中小企业应积极应对劳动合同法律风险，构建符合法律规定的内部规章制度，在保护中小企业和劳动者权益的基础上，控制与防范劳动用工风险，确保中小企业健康运行。

一、中小企业在签订劳动合同前的法律风险及防范

（一）不签订书面劳动合同风险

合同法规定，用人单位若不与员工签订书面劳动合同，将面临赔偿等民事责任风险。员工在企业工作过，其工作成果、工作证、出勤表、工资条、同事证言、监控录像等证据都可以为其证明，而企业不与员工签订书面劳动合同则被认定为企业没有履行基本义务，从而导致企业不能够与员工书面确认其与企业存在劳动关系。一旦员工去相关机构维护自身合法权益，企业面临双倍赔偿风险。

（二）未建立职工名册风险

《劳动合同法》第七条明确规定，企业应当在员工入职之日起，就为其建立员工名册备查，否则将面临相应的行政处罚。职工名册的内容应当包括员工的姓名、住址、联系电话、身份证号码、户籍地地址、用工始末时间和合同期限。如果企业违法了这条规定，劳动行政部门将责令其限期改正；逾期不改的，会被行政部门处以两万元以下的罚款［1］。

（三）企业未履行告知义务风险

根据《劳动合同法》第八条的规定，用人单位在招聘员工和与员工签订合同时，应当告知员工企业的劳动性质、工作具体内容、工作中可能遇到的问题、职业安全性、职业健康性、工作条件、工作地点、劳动报酬和其他在工作中将要遇到的问题。因此，用人单位必须主动将情况完全告知劳动者，以给予劳动者更多权衡与选择的时间和空间，避免因为不了解情况而导致员工安全性、兼容性和劳动积极性受到影响，甚至耽误其自身和企业的正常运行。如果是因企业告知没有履行而导致的用工问题，企业将面临处罚；由此引发的对劳动者产生的损失，由企业承担责任。

（四）扣证或担保风险

《劳动合同法》第84条明确规定，企业不得以扣押员工证件或令其缴纳保证金作为要求来进行对员工的限制，违反相关规定的，将处以2000元以下的罚款。在与员工签署劳动合同之前，企业人力资源部门应当对员工与岗位的匹配度进行综合分析判断，最终决定是否录用该劳动者作为企业的员工，一旦录用，则意味着企业与劳动者形成了劳动关系，则应当保障员工的基本权益不受侵害，因此企业应当杜绝扣证或要求担保金等行为的发生。

二、企业劳动合同签订过程中应该注意的事项

（一）审查劳动者的主体资格

企业在劳动合同签订过程中，应当对劳动者的身份、年龄、学历、工作经历等基础信息内容进行综合性审查，以确定劳动者所填信息的真实性，并且应当要求劳动者对证明其身份的证件进行复印上交，以作为备份和备查使用［2］。如果劳动者所提供的证件和信息经准确验证后判定为虚假，企业可以要求劳动者承担相应的法律责任，并且应当收集相关证据作为备用，以防止劳动者与企业产生纠纷时无证可用。另外，由于可能涉及员工身体健康对工作的重要影响，以及存在职业病的可能性，企业应当定期对员工身体进行体检，帮助员工更好地了解自己的情况，应当让员工展示定点医院出示的健康证明。

（二）劳动合同的订立、履行、变更及解除

企业应当在符合平等、等价有偿的基本前提下，与劳动者签订劳动合同。《劳动法》规定，企业从用工之日开始一个月内必须要和员工签订劳动合同。并且，员工在试用期期间，企业如果没有及时支付相应的工资，那么企业也要承担一定的风险，因此应当及时支付。企业在和员工签订了劳动合同之后，这份合同也就具备了法律效力，双方应该严格遵照合同内容来履行义务和行使权利。如果企业需要变更合同的内容或者细分条款，应当提前与员工协商并获得员工的认可方能进行变更，否则不能进行变更［3］。此外，企业若因员工的身体、心理等变化而认定员工不再满足符合该工作岗位的条件，需要解雇员工，若是企业单方面的意愿，则必须满足合同中的必要条件方能够执行，否则应当支付一定的赔偿金，并且有需要承担一定法律责任的风险。

（三）处理劳动争议和纠纷时

在面临劳动争议和劳动纠纷时，企业如果处理不当，也很容易发生法律风险。以企业裁员为例，如果企业需要裁员，则应当先进行备案，使得裁员的过程能够为劳动局和工商局所知悉，并能够作为审核的对象来进行才能够正常开始裁员程序。对于员工并无过错和不适宜岗位的情况，企业要进行裁员则必须给员工支付经济补偿金或是失业保障金。如果企业拒绝进行补偿或赔偿，那么容易引发员工的不满而投诉，这就导致容易引发法律风险。

三、中小企业劳动合同的法律风险管控措施

（一）完善组织机构的保障机制

中小企业可以采用外包法律顾问的方法来对企业可能面临的法律风险进行管控，或者在企业当中设置法务机构、配备相应的法务专员来负责解决法律风险问题。在面临复杂法律问题时，则可以聘请具有实战经验和专攻法律诉讼类型问题的律师来进行问题解决和调控。企业应当设立相应的人力资源机构和劳动关系管理机构，使其专业处理劳动合同问题，不隶属于人事部，而直接对企业的决策机构负责，中小企业适合设立专职法务岗位。实施依法管理，确保企业各组织劳动关系的合法化、规范化、制度化。

（二）制定规章制度的规范机制

一般认为，企业的规章制度是企业制定的为促进企业高效有序运营而对员工行为进行约束的条例，它既具有普遍性，又具有特殊性，企业应当具体问题具体分析，在满足基本劳动法规定的前提下，有针对性地制定出适合自身企业发展的规章制度。企业的规章制度作为企业与员工双方互相契合的保障，可以对法律未写明的事项进行相应的规定，从而更好地促进员工与企业的适应性，促进员工的发展和企业的正常运转。当前企业的劳动规章制度容易引发的法律风险，主要是因劳动规章制度不具有法律效力而发生的争议案例，以及企业的规章制度不符合法律规范要求而所要面临的赔偿风险［4］。因此，企业在制定或修改有关劳动时间、报酬、安全卫生、职工培训等项目条款时应当经职工代表大会、多数管理层或者全体职工共同讨论这一环节，来进行协商决定，以满足绝大多数员工的共同要求，实现“求同存异”。企业管理者在提出相关的意见和建议时，应当参考企业的整体工作氛围、企业文化和职工心理与其职业发展要求的关系，进行综合性合理决策，并及时将涉及劳动者切身利益关系的规章制度和重要事项进行通知和公布，以防止员工因没有及时沟通而产生的违反企业条例的问题，从而对企业的利益造成影响或发生新的劳动纠纷。

（三）搭建劳资矛盾的沟通机制

制度化的沟通协商机制可以缓解矛盾，匹配企业和劳动者双方的需求，尽可能避免发生法律纠纷。中小企业应当制定出一个高效率的内部沟通机制，积极拓展沟通渠道，摒弃传统的命令式沟通机制，逐渐转变为多向沟通机制，把劳动者的所思所想更好地集中起来，便于决策者归纳和运用这些信息并根据这些信息得到更加准确地判断，优化企业的决策机制和矛盾解决机制，从而给企业决策提供更多的实际性依据。

企业还应当重视非正式沟通的作用，对员工的潜在性需求和建议进行互动和引导，使得能够从非正式渠道熟悉员工可能触发的潜在性问题，并给出相应的解决措施，从而将法律风险扼杀在摇篮之中［5］。企业还应当建立多样化的沟通渠道，例如意见收集箱、信访接待制度、定期对话制度和公司内部网站论坛等等，方便企业及时了解形势，在法律风险发生之前就提前做好预备，或进行提前解决，降低风险，化解劳资矛盾。