档案管理过程中的主要问题及解决路径

文·林玉芳

档案是企业规划、管理工作开展的重要依据，是企业科研的重要参考，也是企业发展的真实记录，属于企业的无形资产，在企业管理中处于重要位置。因此，全面强化企业档案管理，有效推进档案工作稳定开展，是企业发展中不能忽视的问题。对企业档案管理，要注重对各种档案信息资源进行集中整合，做好档案资源开发利用，并激发管理人员工作创造性，保障档案工作能朝着科学化、规范化方向发展[1]。

一、档案管理过程中的主要问题分析

（一）管理重视度不足，制度设定不完善

在档案管理实践中，档案工作重要性被不同程度地忽视掉。首先，管理层在企业长期发展中多半是关注经济效益的提升，对档案管理工作缺乏有效认知，对于档案管理中的人财物投入相对较少，导致档案工作相对落后于其他工作。其次，由于管理层对档案管理的忽视，导致档案人员的档案意识也相对较低。在档案管理中还是因循守旧地采用传统档案管理办法，无法有效开发档案信息资源，使档案作用的发挥受到影响，又反过来加剧了管理层对档案工作的不重视。

在企业档案工作开展中，尚未建立科学规范、切实可行的档案管理考核体系，致使档案管理制度不规范，档案组织机构划分不科学，档案管理考评不合理，档案管理职责不能有效落实，严重影响档案管理人员的工作积极性和能动性，同时对档案管理质量提升以及管理推广产生负面影响[2]。

（二）管理工作不规范，信息化建设力度不足

首先是档案收集不规范。文书档案收集量较多，部分项目档案收集存有遗漏。内部档案收集较多，外部档案信息收集较少，诸多档案收集还处于空白情况。其次，档案收集类型相对单一，纸质档案数量较多，其余类型档案量较少。再次，档案收集内容不够规范，多种档案信息缺失严重，档案审批不满足规定要求。还有部分档案资料混乱放置，致使诸多价值较高的信息资源应用不能得到较高关注，对档案管理活动整体质量产生较大负面影响[3]。

在档案信息化建设中，部分企业对档案信息管理的资金投入有限，多项硬件配置不规范，网络设施设备应用落后，诸多软件和系统应用开发速度难以有效对应。单方面通过人力资源整合实现档案资源收集与整理，与目前信息化时代发展速度与各项需求难以对应，而片面化依照传统程序实施管理也难以满足当前社会快速发展要求。

（三）监管机制不健全，内部与外部环境不达标

在档案管理中，由于档案管理监管机制设定不完善，致使管理过程中诸多单位均实施自主化管理，尚未建立系统化的档案监管机制，难以有效发挥档案信息资源整体优势。档案管理属于相对专业的业务工作，要求专业人员对各类档案资料集中整理控制，提高档案资源综合利用效率。但是目前部分管理人员综合素质较低，对档案管理流程未能熟练掌握，不懂计算机操作应用技术，加重了档案管理活动复杂程度，限制了档案管理活动效率的提升[4]。

二、档案管理问题解决路径实践探究

（一）转变传统管理理念，更新档案管理手段

企业管理部门以及相关管理人员要强化对档案管理工作的认识，研判档案管理重要作用与主要工作内容，依照科学化要求实施管理，提高管理活动整体成效。要遵循自上而下的原则，进行档案管理专业技术与知识培训。在可行性较高的科学化培训中，确保档案管理趋于规范化、标准化发展，适应现代经济发展要求。在档案工作开展中，全面实现各类档案有效转接，对诸多涉密档案集中管控。要适度调整档案保管条件，对各类档案有效划分，提升管理的有序性。在管理阶段还要遵循高标准的管理要求，全面实践领导人审批管理机制，做好登记确认与责任人签字，及时做好管理档案完整度检查与归档管理监管[5]。

（二）推动档案信息化建设，配备专业化档案管理硬件设施

在企业档案管理信息化建设中要注重发挥技术、人才与设备的作用，对各类档案资料集中收集，提高档案管理的效率，做好档案资料分类存储，建立完善的档案信息共享机制；要对多项档案信息进行有效整合，并对档案资源应用、整合情况集中分析，将档案信息有效转化为知识型应用材料，强化档案信息资源整合效果；要注重拓展档案管理空间，设定专业化的管理部门，提高管理成效。此外，还要补充足够的档案管理应用工具，比如文件框、文件袋、文件夹等，配置专业化的电脑设施等，有效适应新时期社会发展要求，保障档案管理工作规范化开展[6]。

（三）确保档案信息安全，完善档案存放环境

要认识到机密档案泄露的重要危害，对档案的保密性进行有效控制。要定期对档案管理人员展开保密常识培训，促使其在工作中提高档案安全管理意识，坚守职业道德，不随意与外部人员讨论档案内容。要对档案资料规范化保存，对各类档案规范化分类，实施安全保密分级保存，设定较为完善的机密泄露以及档案泄露惩处措施，从机制制度上降低档案资料泄露几率，保障档案管理水平与档案服务质量全面提升，实现企业全面发展。