学校干部人事档案管理的问题与对策

刘永勤/杭州市总工会干部学校

学校干部人事档案主要记载了全体教职工政治面貌、个人学历、工作经历、职称评定以及奖惩情况、工资职务等重要信息，不仅真实全面地反映了教职员工的真实情况，还能为学校全面考核干部提供重要依据，也是支撑我国人事制度正常运转的重要凭证。随着经济社会快速发展，市场竞争日益激烈，学校对人才的需求越来越高。浙江省委书记、省数字化改革领导小组组长袁家军在省数字化改革第一次工作例会上强调，数字化改革是新发展阶段全面深化改革的总抓手，必须把数字化改革摆上关键位置，以数字化引领、撬动、赋能现代化，认识到数字化改革是现代化先行的关键路径[1]。在数字化改革背景下，学校应抓住数字化机遇，推进干部人事档案管理数字化改革，不断提升学校人事管理工作水平。当前学校干部人事档案管理工作存在一些问题，需要正视并加以解决。

1 学校干部人事档案管理存在的问题

1.1 学校干部人事档案管理意识薄弱

学校干部人事管理者对档案并不重视，没有意识到档案对人事调动的重要性。随着学校办学规模不断扩大，学校越来越重视提高自身办学条件，却忽视了干部人事档案管理工作。干部人事档案管理意识淡薄影响了整个档案管理工作，也影响了档案管理工作人员工作的积极性，制约了干部人事档案管理进一步发展[2]。此外，学校一些教职员工对干部人事档案重要性的认识不足，不清楚干部人事档案和自身职业发展的关系。

1.2 学校干部人事档案材料不健全、内容不规范

干部人事档案是记录个人经历的重要凭证，不论是书写格式还是内容，都有相应要求，有的材料还需要相关部门签字、盖章等。然而许多学校的教职员工填写履历表、年度考核表等时敷衍了事，使得材料不能反映真实信息，有的甚至谎报、乱填工作经历、学习经历、出身年龄、工作年龄、入党年龄等；有的甚至把反映自己学历、职称等的材料自行保管，拒不移交归档。这些都给学校核查干部人事档案带来麻烦。

1.3 学校干部人事档案管理方式落后

目前，学校干部人事档案管理方式相对落后，具体表现在：许多学校还处于手工管理纸质档案的阶段，这样做不仅劳动强度大、效率低下，而且与信息时代严重脱节，还增加了学校的人力成本，也不利于学校综合效益的提升。

1.4 学校干部人事档案管理硬件较差

当前，学校虽然设置了专门的档案室，配备了专门的档案管理人员，然而许多档案室不具备档案保管条件，表现为室内阴暗潮湿，没有配备防火、防潮等设施，档案安全性得不到保障。档案管理硬件较差，严重阻碍了档案管理效率的提高。

1.5 档案管理人员业务水平普遍较低

在我国，干部人事档案管理是一项专业性、政策性、机密性较强的工作。许多学校没有意识到干部人事档案管理的专业性，在招聘档案管理人员时没有聘用专业的管理人员，致使管理人员普遍缺乏业务素质与业务能力，工作中没有意识到干部人事档案管理的重要性，在进行档案管理时缺乏责任感，容易造成档案受损或丢失，严重阻碍了学校干部人事档案管理工作正常开展。

2 加强学校干部人事档案管理的有效策略

2.1 增强干部人事档案管理的意识

学校干部人事档案管理水平的高低，对于整个学校能否深化改革具有重要影响，还直接关系着学校工作人员的利益。因此学校各级领导要增强干部人事档案管理意识，定期监督、检查与干部指导人事档案工作。学校各级领导还要大力加强对干部人事档案及干部人事档案管理工作的宣传，让全体员工都意识到档案对于自己职业生涯的重要性，努力营造人人关心并自觉支持干部人事档案管理的良好氛围。

2.2 完善干部人事档案管理各项规章制度

针对干部人事档案管理存在的档案材料失真、档案不完整等问题，学校必须推行责任追究制，及时整改工作中存在的问题，提高干部人事档案管理效率。为此，必须完善干部人事档案管理各项规章制度，特别要注重完善档案保管、查阅利用方面的规章制度；务必确保档案的真实性，严格审查、核实职工身信息的真实性，并且保证各项手续的齐全完整[3]。建立健全档案管理人员的各项规章管理制度，实行责任制，推动干部人事档案管理规范化。

2.3 提高干部人事档案管理的信息化水平

随着经济社会的快速发展，科学技术日新月异。学校应该紧跟时代步伐，推动干部人事档案数字化改革，把先进的信息设备、前沿的管理理念运用到干部人事档案管理中。党的十九届五中全会强调加快数字化发展，坚定不移建设数字中国。浙江是推动数字化改革的先行省份，学校推进干部人事档案数字化改革具有先天优势。建设学校数字档案室是学校开展档案信息化管理的重要途径，也是贯彻落实新修订档案法相关要求的重要举措。学校应当强化数字化思维，充分运用数字化技术，整合学校数据平台上的人事信息，建立学校干部人事档案信息数据库，加强信息互联互通。利用数据统计和分析功能，对个人业绩进行综合研判，为人力资源部门对人才的评价、考核等提供量化依据，从而提高人力资源部门的工作效率。建立“互联网+档案”工作模式，干部人事档案由原来的纸质形式转为数字形式，既能提高干部人事档案管理效率，也能提高学校对人才管理的水平，还能提高学校的办学水平。

2.4 改善学校档案管理环境

学校应加强干部人事档案管理的设施与资金投入，夯实干部人事档案管理基础。具体要按照干部人事档案管理规范标准，为档案管理人员配置档案管理设备，配备足够面积的档案管理及查阅场地等。还要加强档案安全管理，确保档案实体及档案信息绝对安全，尤其要做好防火、防盗、防霉等工作。良好的工作环境能使档案管理人员心情愉悦地从事干部人事档案管理工作。

2.5 提高干部人事档案管理人员的业务水平和素养

学校干部人事档案管理人员业务水平的高低，会直接影响干部人事档案管理水平，影响学校对人才的利用效率。因此，学校要加强对干部人事档案管理人员的政治素质和业务素质的培训，提高管理人员政治水平和专业技术水平。首先，干部人事档案管理人员要有较强的责任心，能够不断学习新的档案管理方法和先进的档案管理技术，如学习大数据处理技术等。其次，学校可以通过择优录取、竞争上岗等方式，选拔优秀的专业人员从事档案管理。最后，学校要通过提高干部人事档案管理人员福利待遇的方式，提高人员工作积极性，让他们充分发挥主观能动性，提高干部人事档案管理水平。

3 结语

综上所述，加强学校干部人事档案管理是学校深化改革的关键步骤，关系着学校对人才的利用和培养，对于学校未来的发展具有重要意义。当前，浙江已步入数字化改革阶段，数字化渗透到社会生活的方方面面。我们的数字化改革既立足于现在，更着眼于未来。学校干部人事档案管理数字化转型升级也是学校进行数字化改革的重要组成部分，针对目前学校干部人事档案管理存在的问题，将不断探索运用大数据、人工智能、语义分析等新技术，在确保档案绝对安全的前提下进一步开发更为主动和便捷的档案利用模式，让学校干部人事档案管理更为智能，为学校提供更为成熟可靠的、更具利用价值的干部人事档案信息和研究成果，为经济社会发展、为每个人的全面发展发挥应有作用。