新组建机关档案工作体系建设研究

文/郭 萍

本文从机构改革中档案工作的重要性切入，明确指出新组建机关档案工作体系建设的总体目标、基本原则和主要内容,阐述了标准化档案管理体系建设的基本任务和主要任务，为做好新组建机关档案工作建言献策

档案工作是基础性工作，承担为党管档、为国守史、为民服务的神圣职责和使命，对维护党和国家历史真实面貌以及长远发展具有特殊的重要意义。在机构改革中加强档案工作，理顺各项工作机制，依法依规做好机改撤并部门、单位的档案移交处置工作，是机构改革中的重要工作，也是各级政府、涉改部门的一项重要职责。同步安排、部署档案工作，建设与新组建机关调整后职能相适应的标准化档案工作体系，从而有效地推动各级政府、涉改机构的改革进程，确保国家以及相关部门档案资源完整齐全、安全保障，促使档案提供最佳服务与利用。

一、总体目标

中省两办已经印发了《关于在机构改革中加强档案工作的意见》。按照意见要求应尽快理顺档案工作机制，整合涉改单位机关档案管理资源，2019年底完成档案工作新体系基本框架设计。2020年，新体系初建运行，在各部门职能衔接过程中进行微调，形成运转高效、功能完备的档案管理模式。2021年对标运行，发现问题、不断完善，形成标准化、规范化的工作体系。

二、基本原则

在机构改革中，如何做好涉该部门以及相关单位的档案处置工作，依据的基本原则是：

其一，统一领导，分级负责。从领导职责与责任担当来讲，总体要求是相关各级领导以及管理人员，必须高度重视涉改部门、单位的档案处置工作，密切关注其原有工作体系和特点，以档案工作相关法律法规为准则，对照《机关档案管理规定》，继续将档案工作纳入新组建单位机关工作机制，明确分管领导和专设机构，划分职责定位，实现档案工作有序推进。

其二，兼顾特点，有序推进。档案工作涉及机关以及单位各部门，各部门在机关行政效能运行过程中承担不同职责，履行职能时又会相互影响、相互照应，信息技术、档案资料和设备资金等资源既要实现共享又要尽量向主要部门倾斜，在安排部署资料收集与整理时既要充分考虑部门共性又要突出各自特点。可见，兼顾特点，有序推进，方能更好地落实改革工作，并保证在机构改革中档案管理工作的服务于利用得以更好地实施。

其三，重点建制，规范入轨。以实际工作为根本出发点，起初应将档案工作实施的重点放在建立健全制度、完善相关机制上。这就是以涉改单位新职能为主要依据，结合涉改单位新任务，及时补充和修定档案管理相关的各项制度，健全完善工作程序，规范实施档案管理规章，将新的档案工作体系建设尽快纳入制度化、规范化轨道。

其四，保障为先，有序运作。在制度保障的前提下，对档案工作进行梳理和细化。以档案体系建设的规范性为基点，坚持以问题为导向，首先解决最急迫问题，集中解决最难办问题，确保档案工作章序有致，由重点工作向常规工作不断完善，进而实现严而有序、全面有效地开展。

三、基本内容

机构改革中强化档案管理工作非常必要，必须抓住“基本内容”得以实施，为此：

其一，围绕一个目标。这个目标就是不断强化档案管理工作。相关领导者以及工作人员，必须牢固树立“一盘棋”管理理念，坚持政治导向，以建立科学性、开放式、信息化的档案管理合作体系为主要目标，实现政治和业务深度融合，继承与发展同频共振，人员和技术畅通流动，高效完成档案资源管理服务与利用。

其二，严守一个准则。依法治档是基本准则。《中华人民共和国档案法》和实施办法是档案工作开展的法律准绳，严格按照本省档案管理条例中的各项原则优化档案管理措施，贯彻执行《保密法》，恪守保密工作纪律，有力促进档案工作法制化。

其三，突出两条主线。第一条主线就是要突出档案管理工作重要地位的认知。第二条主线就是突出强化大局意识和服务意识。真正使机关领导者以及工作人员突出认识到档案工作在机关整体工作中的重要地位，强化大局意识和服务意识，以机关办公室或机关档案部门为主导，多部门协作参与开展工作，实现档案资料收集、资源开发、档案服务全覆盖。

其四，做到“三个坚持”。一是坚持档案资源全方位收集，对机关各类档案资料进行收集整理，实现资源最大化。二是坚持档案资源规范化管理，做实做细档案资源的常规入库管理。三是坚持档案资源合理化开发，促进档案资源开放利用，实现档案价值提升，提高档案服务功能和社会影响力。

四、涉改机关档案工作体系建设的基本任务

涉改机关与部门档案工作体系建设的基本任务在于：

其一，目标明确，做好档案清查工作。依照材料归档范围，被纳入新组建机构应对归档文件材料和档案整理情况进行清查，将各门类各载体文件进行再整理，确保档案资料不因机构改革流失。全面、彻底地清查留存在部门、个人手中的文件材料，对查处的散落资料进行综合收集，并做好专项鉴定，同时还要编制归档目录，做到在库底子清，交接情况明。

其二，分步实施，做细档案交接工作。细化档案资料的移交留存范围，明确各门类档案归属和流向，制定档案处置方案，报请上级档案机构批准做好档案移交衔接工作；组建档案移交工作小组，在分管领导和档案工作部门的安排下，合理调整档案用房、配备必要的安全设施，实现被纳入机构档案资料的顺利交接。

其三，完善制度，做实档案规范管理。严格执行国家档案局以及陕西省档案局有关档案整理相关标准与规范，确保管理规范、利用便捷。完善新机关档案工作方案、档案管理与处置方案、档案收集整理要求、档案库房安全应急预案等一系列管理制度，明确调整文件材料归档范围和文书档案保管期限等技术方案，为规范开展新组建机关档案管理工作提供技术保障。

其四，齐抓共管，做全档案管理保障。为此，一是健全领导机构。通过调整成立适应新机关职能的档案工作领导小组，形成小组成员更新的动态模式，加强对档案管理工作的组织领导，促进档案管理措施的有效落实。二是广开财源。加大档案工作经费投入，预留档案交接、档案整理编目、档案工作相关设备装具等处置费用，确保工作顺利开展。三是开拓思路。通过开展各种形式的档案宣传活动，扩大档案工作的影响力，提高档案的社会关注度，争取社会群体的大力支持，以利于开发档案资源和服务利用功能。

五、新组建机关档案工作体系建设的任务

新组建机关档案工作体系建设的任务主要有以下几个方面：

其一，强化培训，实现档案管理体系规范化。档案工作规范化管理是新组建机关面临的新任务之一。这项工作任务重、要求高，必须有针对性地开展档案知识培训，及时传达档案规则新标准，通报档案工作新形势，培训以国档局颁布的各类别档案整理标准为主要内容，重在提高档案专业人员、兼职档案员的专业素质。同时，尽快更新库房管理设施，更换陈旧的管理设备，实现高素质人员、先进技术与现代设备的有机结合，不断加快档案工作体系技术现代化、操作规范化的建设。

其二，强化考核，完善档案工作体系制度化。坚持“统一领导、分级管理”原则，建立多元化的监督体制和机制，完善档案工作体系责任制。按照属地管理原则，档案资料收集的责任主体是新机关的各个部门，第一责任人是部门主要领导，直接责任人是分管领导。将资料收集整理的任务层层分解，形成合理的目标责任体系，确保各项工作落到实处。围绕工作体系建设的目标，确定考评标准，把档案管理纳入部门目标考核机制，确保责任逐级落实。在关键时期，组织开展档案专业人员对各部门督查指导，督促档案部门和有关单位切实履行档案工作职责，稳步推进工作体系的监督制度建设。

其三，强化协作，促进档案工作体系科学化。启动联合工作机制，档案部门加强与其他部门的联合协作，力求实现信息互通、资源共享、平台共用，形成档案工作合力，实现互助共赢。开展部门管理示范建设，稳步增加档案管理专项资金专项投入，划区域分层次推行资金配比管理，改善必要的库房设施，配备足够的、有业务基础的管理人员，稳定档案队伍，确保档案工作人、财、物三方保障。发挥技术引领带动作用，充分考虑档案资料类别特点，有侧重地进行收集整理、资源开发、价值鉴定等技术指导，提倡形成各具专业特色的档案管理模式，为档案工作新体系整体优化积累科学可持续的经验。

其四，创新研究，助推档案工作体系前沿化。提升思想观念，增强创新意识，开展先进的专业技术研究，摒弃故步自封的陈旧观念，借鉴其他领域先进的管理技术，引进信息化技术、引进档案保护技术，实现档案综合使用与技术开发的有效融合，建立必要的科学技术储备。开展档案资源开发利用研究，以服务利用为最终目的，围绕机关中心工作和主要业务，增强档案服务主动性，将“死”档案变“活”档案、让库存资源走向朝外开放。档案的最终价值在利用，随着形势发展与变化，对档案服务利用要求不断更新，只有服务机制随工作职能发挥的实际需要动态演进，建立对未来管理趋势的预测研究，才会实现档案工作体系的加速发展，进而增强新机关档案工作体系的前沿性，面对大数据信息化时代，方能不断创新开拓档案管理的新局面。

综合上述，新组建机关档案体系建设问题，是一个极为重要的问题。只有树立大局意识和正确的思想观念，明确目标和任务，真正把档案管理工作体系的建设放在重要位置，作为重要的工作切实抓好，方能实现新机关的档案系统具备科学化、规范化、有序化，为新机关的开局起步、创新发展做出贡献。