规范公路工程档案管理的思考

文/孙调换

公路工程档案管理涵盖项目策划、立项、审批、勘察设计、施工、交竣工全过程，包括文字、图纸、图表、声像等，不仅对工程建设过程控制发挥着重要作用，而且对工程全生命周期管理和使用也发挥着极其重要的作用。本文针对公路工程档案管理的特点、现状和问题进行分析，提出了规范公路工程档案管理的具体措施

近年来，随着社会的飞速发展，交通行业发展迅速，公路建设规模、里程和等级都在不断提高，不仅为中国社会的发展提供了重要支撑和强力保障，也逐渐成为国民经济的基础产业。作为公路交通发展的历史记录者和见证者，公路工程档案是公路交通事业发展的不可或缺的重要一环。对内容繁杂，数量浩大，来源广泛的档案材料如何进行科学、规范、系统的整理，深入挖掘潜在价值，最大限度发挥实效，使其在“交通强国”建设的征程中发挥更大的作用，贡献更大力量，是公路行业档案管理人员肩负的一项重要职责。

一、概述

（一）公路工程档案的定义

公路工程档案是指在公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、交工、竣工全过程形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料，是公路建设的真实记录，是公路建设和管理的重要依据，是具有丰富性、多样性的一种科技档案。

（二）公路工程档案的特点

一是专业技术性强。作为科技档案的一种，公路工程档案具有科技知识的专业性和技术性，不仅在内容上各不相同，而且表达内容的方式也不一样，需要按专业特点整理。它有特定的工作对象，即公路工程建设、管理；有既定的内容，即收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等；需要较强的专业知识，包括机械、建筑、勘察、设计、桥隧、养护等，部分较大的公路项目，常由多家单位分别完成，涉及到更多专业和学科。

二是必须完整成套。公路工程档案反映的是一个工程项目全生命周期、全过程，是一个有机联系的整体。从项目建设的投资立项、勘察设计和施工竣工等阶段必须连续，文字材料和图纸配合成套，项目建设中各项专业内容紧密关连，是一个成体系的、有机联系的整体。

三是可以现实利用。公路工程档案中的大量图纸、图表、声像、文字等，包含有大量的科技信息，即具有档案的一般特性，可成为追溯的原始根据及凭证，也可转化成现实生产力，提高工程建设的质量和效率，创造经济效益。

四是经常重复利用。原有的工程档案作为重要记录和凭证，是后期公路使用、维护、管理、扩建及改建中最直观和最重要的依据，无论在设计、养护、质量、安全，还是路产路权维护等方面，都需要反复参考利用原始档案成果。

五是形式多样，数量庞大。公路工程建设经常涉及多家单位，工程建设周期长，载体多，在不同阶段、不同专业领域形成大量的文件、文字、表册、照片、音像等原始记录，都需要分门别类收集整理归档，具有明显的复杂性、多样性。

二、公路工程档案管理现状

不言而喻，近年来公路工程档案管理日趋规范，但在实际工作中，仍然存在很多问题和短板，具体表现在：

（一）重视程度不够。在公路建设过程中，做好工程档案管理能够有效提升项目管理的规范化，但很多单位往往把精力集中在工程建设的“硬指标”上，忽视了工程档案收集和管理。某些工程项目管理人员，缺乏《档案法》及工程建设档案相关规章和制度知识。因不重视档案工作，导致工作积极性差，产生懈怠心理。

（二）管理水平不高。工程建设过程中，缺少专职人员负责档案相关工作，未按规定确立档案工作领导负责制。由于工程管理部门、工程质量监督机构和监理部门对档案管理的措施不够，致使监督和监理“宽、松、软”。

（三）专业人才缺乏。公路工程档案的专业性特点，不仅要求相关人员能熟练掌握运用档案专业知识，还必须熟悉公路工程相关专业知识，工程档案人员的专业素质直接影响到档案管理的质量及水平。在实际工作中，公路行业档案管理人员往往是专业技术人员兼职，愿意从事档案工作的人员有限，专职档案管理人员更加匮乏，导致一些档案工作仅仅是收订入库，质量参差不齐，规范程度不高。

（四）制度建设滞后。虽然《公路法》《档案法》《档案法实施办法》《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》《公路工程竣工验收办法》等相关法规制度已实施多年，但在实际工作中，在公路工程档案管理上缺乏规范和专业标准，与之相关的配套制度很少，岗位职责不明确，组织架构不完善，难以从基础上保障档案收集、整理和归档的质量。

（五）信息化程度较低。随着科技信息化时代的到来，档案管理在信息化方面不断发展，对档案管理从业人员专业技能知识和信息化技术提出了更高、更复杂的专业性要求。但在实际中，很多工作人员对灵活掌握和使用各类信息化技术手段进行档案管理工作相对艰难，仍以传统的方式进行工作，同时相应硬件设施跟不上，信息化程度不高，效率低下，使得档案管理效果不佳。

三、规范公路工程档案管理的措施

针对上述问题，特提出以下措施对策：

（一）提升人员素质，打造专业队伍。相比其他管理工作，公路工程档案管理工作量更大，专业知识要求更高，处理流程更加复杂，人力因素是保障档案管理效果的决定性因素。要实现公路工程档案管理的规范化水平，必须提高从业人员自身素质，尽快打造一支业务高超的专业档案管理人才队伍。一方面档案工作人员要通过继续教育和业务培训等方式，切实提高业务素质和专业技能水平，以适应新时代档案管理工作要求。一方面公路工程相关单位要有计划地培训档案管理专业人员，设立档案管理机构，使之适应单位档案管理工作现实的需要。

（二）转变工作理念，创新工作方式。要不断提升领导者和管理人员的思想认知，认识到公路工程档案的重要性，转变传统的管理工作理念，打破传统档案管理思想束缚，树立正确的档案管理发展方向。强化责任管理，完善工作体系，落实档案管理工作的领导责任制和岗位责任制。强化监督管理，在项目实施过程中，同步落实自检、互检、交接检三检制和档案验收移交制，加强全过程档案管理监督。针对公路工程的特点，创新档案收集、整理和归档的方式方法，更加注重传统纸质档案之外，充分利用科技和信息化手段，加强对图片照片、音像、电子文档等能够直接客观反映公路建设过程的资料收集，为档案成果利用打好基础。

（三）完善管理制度，规范从业行为。加强档案管理制度建设具有现实意义，但行业内存在着制度不完善的问题。基于此，针对工程项目的实际，采取对应措施，保障档案完整、系统、准确。首先，建设单位在与施工、监理、勘察设计单位签订有关合同时，制订有关档案移交及违约处罚的条款，提高施工、监理、勘察设计等单位档案形成、积累、收集、整理的积极性。其次，要持续健全档案管理相关制度，按照档案管理有关法规要求，结合本单位工作性质和特点，制定完善档案管理工作的规章制度，建立档案管理的领导责任制和岗位责任制，健全文件材料的整理、保管、利用、保密、鉴定、销毁等管理制度。

（四）打破行业壁垒，实现成果转化。虽然目前公路管理单位工程档案按照相关法规收集较为齐全，但完整性仍有欠缺。在实际工作中，由于项目的立项、审批、勘察、设计、监理、施工、监督等各个环节分属不同单位和部门，各单位档案管理“自扫门前雪”的现象较为普遍，跨行业和领域的档案资料收集难度很大。如何形成一套贯穿项目始终的档案资料，就要加强各有关部门和单位，以及相关工作人员协作配合，在项目实施之初就统筹规划好档案管理的目标，明确各部门、单位的职责任务，打破“各自为政”的壁垒，实现共建共享，保证部门和单位间、项目建设从业单位间、项目建设各阶段间、档案工作各环节间协调运作，提高公路工程档案工作质量效率，推进成果转化利用。

（五）加强保障支撑，提高科技水平。在新时代背景下，各行业都离不开信息技术的支撑和保障，公路工程档案管理要在质量以及服务效率方面取得突破发展，就必须与时俱进，加强对现代科技手段和现代管理方法的运用，不断提高信息化、智能化水平。要加强软硬件建设，提升硬件配置，包括对存储空间的建设，计算机及配套设施的购置等，加大软件投入，包括数据库的建设和维护，档案信息检索平台建设等，形成集约高效信息化档案管理体系。大力推广应用高速扫描、数据压缩、云数据平台的先进技术手段，实现档案信息管理的接收、传递、存储和利用的一体化管理，实现档案资源利用和成果转化的效益、效率最大化，提高公路工程档案管理的科学性、可持续性。

总之，可以预见，通过分析研究公路工程档案管理现状，指出存在的问题并提出相应对策，切实有效地助推公路工程档案管理水平的提高与服务功能的发挥，无疑会为加速公路工程建设提供有力的保障，为公路工程建设加速发展做出新的贡献。