国有企业档案管理中的问题分析及对策建议

文/李海霞

档案管理是国有企业管理的重要一环，它的发展与企业实现现代化息息相关。基于此，笔者通过分析研究，针对新时代下国有企业档案管理工作中存在的问题进行了分析研究，并提出了三条解决建议与对策，以期为国有企业档案管理工作的创新发展提供新的路径

国有企业档案是企业研发、生产、经营、管理等各项活动的原始记录，是国家档案资源体系的重要组成部分。档案工作与党和国家核心利益息息相关，事关企业的核心竞争力、职工群众的切身利益和社会的安全稳定。[1]新时代，我国互联网飞速发展。在这样的发展背景下，国有企业档案管理也迎来了全新的机遇与挑战。面对新时期、新任务、新形势、新特点，笔者通过思考与分析，找出国有企业档案管理中存在的问题，并提出了相应的对策与建议。

一、新时代下国有企业档案管理中的问题分析

毋庸置疑，经过多年的改革与发展，国有企业档案管理工作已经取得了很大成绩，这是主流；然而，面对新时代的创新发展要求，通过分析研究，确实还存在一些问题，诸如：

问题之一，企业档案管理理念跟不上时代发展潮流。互联网的飞速发展在无形之中影响了很多行业，企业档案管理也在其中。在电子信息科技普及之前，企业档案管理制度和保管条件都很落后。传统的档案保存以纸质为主，主要依靠的还是人力，在整理和查找等方面存在很大的劣势，比如：效率不够高、收档不及时、保存不完整、档案内容常有损坏，等等。与此同时，档案管理短期内也很难看到可观收益，大多数企业更重视企业生产经营活动，致使档案管理工作在企业越来越得不到重视。[2]笔者认为，有效利用企业档案资源对企业的发展至关重要，企业档案管理早已不是一个部门的事情，而是整个单位、乃至整个行业的事情，实现档案资源共享就是未来档案管理的归宿。2021年是实施“十四五”规划的第一年，时代的发展给企业档案管理赋予了全新的使命。档案管理在“十四五”规划之中肩负重要职责，企业应高度重视档案管理工作被逐步边缘化的窘境，面向新时代，重新塑造企业档案管理的新形象。

问题之二，企业档案管理人员综合素养不高。据调查，当前，人才缺乏，特别是缺乏优秀的管理人才，这是企业档案管理中存在的普遍而又突出的问题。有些企业并没有按照要求配备相应数量的专业档案管理人员，甚至由企业其他部门的人员兼职管理档案，这极不利于企业档案的及时收集、整理、修复和保护。除此之外，企业大多数非专业档案管理人员缺乏信息技术知识，很难适应新时代电子信息化的档案管理工作，对音频和视频等多媒体文件进行扫描、分类、整理时难免力不从心。除此之外，企业档案管理岗位职责不明确，培训未见实效，甚至出现学用脱节、理论与实践结合不够紧密等现象。企业档案管理人员的综合素养提升已经迫在眉睫，这个问题应该引起有关方面的高度重视。

问题之三，企业档案管理信息化程度不够。党的十八大以来，国家档案局陆续发布了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《档案移动服务平台建设指南》等文件。2021年，企业档案信息化建设也纳入了《档案法》。由此可见，国家高度重视企业档案信息化建设，“互联网+档案”成了新时代发展潮流。但是，受企业自身人力和财力的限制，很多企业依然存在基础设施不完善、档案信息化标准规范体系不完备、档案信息服务能力有待提升以及档案信息安全工作开展缓慢等诸多问题。比如：很多企业档案室维护设施未配备，对档案数字化扫描工作不重视，网络信息未安排存档，电子档案收集缓慢，对生产经营中的重大活动未进行完整的多媒体记录，微信、微博、手机应用等移动服务平台上的档案信息更新不及时，影响与制约了档案信息服务功能与有效利用。

二、新时代有效提升国有企业档案管理成效的对策建议

面对新时代，特别是面对大数据信息化时代发展的总趋势，如何提升国有企业档案管理成效，特提出以下建议与对策：

建议与对策之一，创新企业档案管理理念。创新企业档案管理理念是紧跟时代发展步伐的重要一步。首先，企业要结合社会发展，更新企业档案管理制度和保管条件，不拘泥于传统档案管理。比如：档案管理应改变以往不重视、不到位、不完整的旧观念，从业人员应从思想和行动上引起双重重视。[3]其次，企业管理者要改变传统的档案管理观念。要从思想观念高度上认识到档案管理不仅仅是文档的收集和整理，更是企业发展的重要推动力，“让历史说话、用史实发言”就是档案管理的真实写照。比如：企业管理者要重视档案管理工作，做好档案管理制度建设和制度落实工作。特别是当前，要以建党百年为契机，以企业档案为素材，讲好党的百年故事，用档案资源展示企业的发展风采。

建议与对策之二，培养优秀的企业档案管理人才。人才，是企业的“宝贝”，是企业的核心竞争力。时下，大多数企业缺乏高素质、专业化的档案管理人才，而这正是企业档案管理实现现代化的关键问题所在，应该引起有关方面的高度重视。为此，首先，企业要积极开展多渠道提升档案管理人员的专业化水平。比如：企业可以结合发展经营定期开展科学归档专题培训、电子档案技术培训、档案管理理念培训，不断提升档案管理人员的理论素养、政治素养和职业道德素养。其次，我们要将档案管理工作进行明确分工，制定岗位职责以及合理有效的人才培养计划，对档案管理人才实施规范化管理和激励政策。比如：企业可以从档案人才培养、人才求职等出发和高校开展合作交流，通过激励政策吸纳档案管理专业性的人才，特别是信息技术人才，借助网络实现档案资源共享。

建议与对策之三，提高企业档案管理信息化水平。当前，互联网时代下档案管理实现了电子信息化，企业可以从基础设施建设和档案管理网络服务两个方面出发，持续推动企业档案管理规范化、有序化。企业应成立专用的档案室，配备专业的档案管理人员，定期维护档案信息化设备，延伸档案收集途径，细化档案管理门类，化被动收集为主动服务，让档案管理工作“活”起来，用档案讲好企业发展故事，传承企业历史文化。[4]针对档案管理网络服务，企业应尽快完成档案的数字化转型，将档案分类、分密级、分轻重逐次进行扫描入档，丰富电子档案资源，做好电子档案归档保存工作，从而实现全集团乃至全行业电子档案信息共享。企业也可根据自身发展情况，逐步引进档案管理专用软件，推进业务信息系统和档案管理系统的有效衔接。

综上所述，新时代下国有企业档案管理既有挑战也有机遇。企业应树立创新档案管理理念，注重培养优秀的企业档案管理人才，提高企业档案管理信息化水平，谱写新时代国有企业档案管理工作高效率、高水平创新发展的新篇章。