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新时期事业单位档案信息化管理的对策探析

2021-11-26邵明伦

山东档案 2021年5期
关键词:规范事业单位档案管理

文·邵明伦

随着新时代机关事业单位办公条件走向信息化、技术化,无纸化办公已经逐渐普及,传统的人工档案管理模式已经落后,升级换代成为必然。2019年1月起施行的《机关档案管理规定》要求,将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划,建设信息化档案室作为主要形式,开展传统载体档案数字化、文件数据化、管理信息化工作。从制度、设施、系统等方面完善档案的管理建设,加快档案原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累、更新和完善是档案工作保持旺盛生命力的时代要求。笔者认为,事业单位档案信息化管理的对策应着重考虑以下几个方面:

一、提升公文处理现代化手段,提高档案管理水平

国家档案局于2017年颁布了DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》,对纸质档案的有效保护和利用做出了详细规范,使档案工作正式步入系统的信息化管理。使用新型档案管理技术,通过建设信息化档案平台,梳理档案管理流程,规范档案管理系统的完整性和统一性、合理划分档案的门类,确保目录著录的准确性,将使档案管理工作更加优化。例如机关事业单位中“OA”“钉钉”等无纸化办公系统的使用越来越普遍,通过权限的分配、分级与控制,就可以优化办公流程和公文处理效率,明确各方职责。有利于各方对工作的监督与审核,加快了公文流转和规范归档的速度。档案工作作为对事业单位决策、发展历史的最完整记录,涵盖了党建、事业发展、民主决策、制度建设、职能履行、保障服务等领域有重要价值的信息的存储和利用,是事业单位管理的重要基础性工作。随着“互联网+”时代来临,档案资源的充分利用变得越来越重要、越来越频繁,信息化的档案在档案总量中所占的比重也越来越高。档案信息化水平的提升,有利于进一步提高档案工作制度化、规范化、科学化水平,使档案的整理、著录标引、数据的输入和分类、保存和利用、备份和销毁进入现代化模式,系统地提升事业单位档案整体管理水平。

二、加大投入强化基础,改善信息处理能力

随着信息技术的发展,档案信息化建设有待进一步细化和完善。尤其需要与事业单位应用的办公系统新技术、新应用对接,充分挖掘出档案信息资源的潜力,实现文件、档案一体化管理模式。因此事业单位管理层必须加大对档案管理信息平台的重视程度,要时刻关注档案管理的发展趋势与新型档案管理技术,并为电子档案管理发展提供有利条件,制定专业的长远规划,尽量避免短期行为,拿出专项资金和资源,加大对质量过硬的信息化设备,例如扫描仪、电脑、档案管理系统、大容量加密储存设备等适合于档案开发和利用的硬件和信息安全的资金投入,另外还需要拓展配套的存储、检索、展示的场所,来建设高效、合理、科学的档案信息化平台。以符合定位的数据库作为基础,发挥高效整合作用,结合单位实际,建立和执行严格、规范的质量管理体系,为提高档案使用效益提供保障。把档案人员从繁杂的档案处理工作解放出来,有充分的精力和时间,变被动为主动,深入发掘各部门产生的有价值的档案资源,随时归档存储,便于相关工作的快速查询与获取,提高档案利用水平。

三、确立严格的标准规范,保障各项工作的运转执行

(一)建设合理流畅,安全便捷的一体化系统平台是档案信息化的“软要求”

依托长远规划,探索实体、非实体档案归档和管理的一体化可行模式,完善档案系统信息化水平。档案管理的信息化是以数字档案室为核心的系统工程,它包括档案的整理、著录标引、数据输入和分类等基础工作,2016年国家档案局颁布《电子文件归档与电子档案管理规范》对电子文件归档范围、收集与整理、归档方式和格式等方面进行了规定,解决了电子文件管理和纸质档案数字化标准等基本问题,为事业单位档案的办理、归档、保管、利用等一系列流程完成档案数据化的规范管理,提供了政策保障。通过质量控制对档案逐卷、逐件检查勘误,保证信息准确、规范、格式统一,内容完整,保证档案存储与检索的正确率。充分调查研究,合理规划,建立以符合事业单位工作性质为原则的数据库和高度兼容、高度整合的操作管理系统,达到自动化归类储存能力,促进档案管理自动化的实现。

(二)事业单位档案信息化管理的规范和制度是档案管理工作的“硬指标”

根据《档案法》等法律法规和有关档案管理规定,从档案的收集归档、保管利用、鉴定收录等方面入手,进一步制定与完善档案管理制度,为事业单位开展档案信息化建设提供制度保障。落实各级工作人员的职责,规范优化工作程序,订立本单位文件材料归档范围和档案保管期限制度,以及其他的开发、销毁、移交的程序流程和检索、查阅、保存的权限规范等,提高每一个工作环节的严谨性,有效提升档案信息化管理工作成效。档案管理人员从职权范围出发,对档案进行务实管理,并承担自己的职业行为责任;在日常管理操作中严格把握档案的保密与利用之间的关系,不讲人际情面、遵循规章办事、做好数据加密,细致确定档案的开放范围和时限,做好身份权限分级认证的权限管理。

四、在档案信息化建设中增强安全意识

从保障档案安全来看,事业单位中有相当一部分信息资源是需要严格保密和控制的,采取一系列措施保护档案信息的安全,杜绝存储和利用过程中的泄密问题,防止带来严重后果是档案管理的基本要求。在世界发展的大浪潮中,数据、信息的交换越来越广泛,也越来越重要,数据的安全风险随之也越来越高,如何切实保护好数据资源的安全,就成为档案部门为社会发展提供更好的信息资源服务的重要前提。档案信息化安全管理风险因素主要有人为(含制度)因素、管理因素、技术因素三方面。需要用严格的制度、措施进行监察和控制,把档案信息安全纳入各部门、各单位安全建设的范畴,联合制定档案信息安全相关制度标准,以符合工作实际为出发点,依法依规协调档案管理者和利用者之间的行为。在档案信息化的实际发展中,要用长远的眼光,以档案信息平台建设为基础,完善档案技术安全管理。将传统档案数字化,建立有效的档案文件及其元数据备份体系,增强系统容错能力。建立档案信息整理、储存和传递安全制度等一系列措施,对输入内容和设备进行严格的病毒屏蔽,及时修补安全漏洞,保证档案系统的安全,并对可能出现的泄密行为进行有效预防。

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